Digitalizace: Vice nez jen skenovani
Mnozi lide si mysli, ze digitalizace = skenovani. Ale skenovani je jen prvni krok. Skutecnym cilem digitalizace je ucinit papirovy dokument prohledatelnym, organizovanym a trvale uchovanym v digitalni podobe.
Bez OCR zpracovani je naskenovany dokument pouze obrazek -- nemuzete hledat v textu, kopirovat obsah ani automaticky extrahovat data.
OCR: Technologie, ktera cte dokumenty
OCR (opticke rozpoznavani znaku) je technologie, ktera pretvari obrazy textu na skutecny, prohledatelny text. Moderni OCR systemy, zejmena ty zalozene na AI, dosahuj presnosti 99 %+ i na dokumentech nizke kvality.
Co OCR dokaze rozpoznat:
- Tisteny text v anglictine, nemcine, srbstine a dalsich jazycich
- Tabulky a strukturovana data
- Razitka a podpisy (jako obrazky, ne jako text)
- Ruzna pisma a velikosti textu
- Text na otocenych nebo sikme naskenovaných dokumentech
Jaky format pouzit pro ulozeni?
Vyber spravneho formatu je klicovy pro dlouhodobe uchovavani:
| Format | Vyhody | Nejlepsi pro |
|---|---|---|
| PDF/A | ISO standard pro archivaci, samostatny | Dlouhodobe ulozeni, pravni dokumenty |
| Univerzalne kompatibilni | Kazdodenni pouziti | |
| TIFF | Bezztratova kvalita, podpora vicestrankovych souboru | Vysoce kvalitni archivni skenovani |
Doporuceni: Pouzijte PDF/A pro vsechny obchodni dokumenty, ktere je treba uchovavat dele nez 5 let.
Pravni aspekty digitalizace dokumentu
V EU a mnoha jurisdikcich po celem svete:
- Digitalizovane dokumenty mohou mit stejnou pravni platnost jako originaly za urcitych podminek
- Proces digitalizace musi byt zdokumentovan
- Integrita digitalizovaneho dokumentu musi byt zajistena (dukaz, ze nebyl zmenen)
- Pro urcite kategorie dokumentu muze byt vyzadovan kvalifikovany elektronicky podpis nebo pecet
- Papirove originaly lze znicit po digitalizaci, pokud zakon nestanovi jinak
Jak organizovat proces digitalizace
Faze 1: Priprava (1-2 tydny)
- Vytvorte inventar vsech papirovych dokumentu
- Stanovte priority (nejcasteji pouzivane dokumenty jako prvni)
- Definujte strukturu slozek a konvence pojmenovani
- Vyberte DMS (Arhivix nebo jiny)
Faze 2: Skenovani (2-4 tydny pro prumernou firmu)
- Skenujte v davkach podle kategorii
- Pouzijte ADF skener pro hromadne skenovani
- Kontrolujte kvalitu skenu
- Aplikujte OCR na kazdy dokument
Faze 3: Organizace a overeni (1 tyden)
- Overte, ze vsechny dokumenty jsou spravne kategorizovany
- Testujte vyhledavani -- najdete dokumenty?
- Nastavte rizeni pristupu
- Vytvorte strategii zalohovani
Kolik stoji digitalizace?
Naklady zavisi na objemu:
- Svepomoci: Skener (200-1 000 EUR) + predplatne DMS + vas cas
- Profesionalni skenovaci sluzba: 0,05-0,15 EUR za stranku (pro velke objemy)
- Kompletni sluzba: Skenovani + organizace + nastaveni DMS: zavisi na objemu
Zaver
Digitalizace dokumentu je investice, ktera se mnohokrat vrati. Mene prostoru, rychlejsi vyhledavani, lepsi bezpecnost a soulad s predpisy.
S Arhivix se digitalizovane dokumenty okamzite stanou prohledatelnymi pomoci AI -- nahrajte naskenovany dokument a najdete ho behem sekund, bez rucniho stitkovani.
