Kolik casu ztracite rucni praci s dokumenty?
Prumerny kancelarsky pracovnik stravi 40 % sve pracovni doby ulohy souvisejicimi s dokumenty: pojmenovanim, tridenim, odesinlanim ke schvaleni, archivaci, vyhledavanim. Vetsina techto uloh je opakujici se a lze je automatizovat.
Automatizace dokumentu neznamena nahrazovani lidi stroji -- znamena osvobodit lidi od nudne prace, aby se mohli sousttedit na ulohy, ktere skutecne vyzaduji lidskou inteligenci.
Co lze automatizovat?
1. Automaticke pojmenovani souboru
Misto toho, aby si kazdy zamestnanec pojmenovaval soubory jak chce, DMS muze automaticky pojmenovavat dokumenty na zaklade preddefinovanych pravidel:
- Nahrana faktura ->
2026-02-14_faktura_klient-ABC_001.pdf - Naskenovana smlouva ->
2026-02-14_smlouva_dodavatel-XYZ.pdf
AI rozpozna typ dokumentu a automaticky extrahuje klicova data (datum, jmeno klienta, castku).
2. Automaticka kategorizace
Kdyz nahrajete dokument, AI ho analyzuje a automaticky umisti do prislusne slozky:
- Faktura -> Finance / Faktury / 2026 / Unor
- Pracovni smlouva -> HR / Smlouvy / Aktivni
- Dodaci list -> Logistika / Dodaci listy / 2026
Konec s rucnim presouvani souboru ze slozky Stazene.
3. Schvalovaci postupy
Mnoho dokumentu vyzaduje schvaleni pred finalizaci: nabidky, smlouvy, objednavky. Automatizovany postup:
- Zamestnanec vytvori/nahraje dokument
- System ho automaticky odesle managerovi ke schvaleni
- Manager schvali nebo vrati k prepracovani (jednim klikem)
- Dokument je automaticky podepsan a archivovan
- Vsichni zucastneni dostanou upozorneni
Konec s "posli mi e-mail s dokumentem, abych ho mohl podepsat" -- vse probíha v ramci systemu.
4. Automaticka archivace
Dokumenty starsi nez X mesicu se automaticky presunou z aktivnich do archivnich slozek. Dokumenty po uplynuti zakonne doby uchovavani jsou automaticky oznaceny pro smazani.
5. Automaticka upozorneni
DMS Vas muze automaticky upozornit, kdyz:
- Smlouva vyprsi za 30 dni -- cas na obnovu
- Faktura nebyla uhrazena 15 dni -- cas na upominku
- Dokument ceka na schvaleni vice nez 3 dny -- eskalace
- Doba uchovavani uplyne -- kontrola pred smazanim
Navratnost investice do automatizace dokumentu
| Uloha | Rucne (mesicne) | Automatizovane | Uspora |
|---|---|---|---|
| Pojmenovani a trideni | ~15 hodin | 0 hodin | 15 hodin |
| Vyhledavani dokumentu | ~20 hodin | ~1 hodina | 19 hodin |
| Schvalovaci postupy | ~10 hodin | ~1 hodina | 9 hodin |
| Archivace | ~5 hodin | 0 hodin | 5 hodin |
| Celkem | 50 hodin | 2 hodiny | 48 hodin |
Pro firmu s 10 zamestnanci to je 480 hodin mesicne -- neboli 3 plne uvazky.
Jak zacit s automatizaci
- Identifikujte opakujici se ulohy -- co vas tym dela kazdy den s dokumenty?
- Definujte pravidla -- jak se maji dokumenty pojmenovavat, tridit, schvalovat?
- Vyberte DMS s automatizaci -- ne kazdy DMS tyto funkce ma
- Zacnete s jednim procesem -- napr. automaticka kategorizace faktur
- Postupne rozsirujte -- pridavejte postupy, upozorneni, archivaci
Zaver
Automatizace dokumentu neni budoucnost -- je to standard, ktery vasi konkurenti jiz pouzivaji. Kazda hodina, kterou vasi zamestnanci stravi rucnim pojmenovanim, tridenim a hledanim dokumentu, je hodina, kterou mohli stravit praci, ktera skutecne vytvari hodnotu.
Arhivix automatizuje 90 % rucni prace s dokumenty od prvniho dne -- nahrajte dokument a AI se postara o zbytek.
