Pracovní prostředí z oboru nákup a přijaté faktury, bez lidí

Nákup a přijaté faktury

Faktura čeká a příjemka je pořád ve skladu.

Arhivix přijímá faktury z e-⁠mailu, skeneru i telefonu, přečte je a navrhne údaje, označí možný duplikát a drží příjemku a dodací list ve stejné složce dodavatele. Párování s objednávkou a zaúčtování do vašeho ERP jsou ve vývoji.

Vyzkoušejte bezplatný plán Vyžádat cenovou nabídku

Bez platební karty.

Jak proces prochází Arhivixem.

Každý krok je označený: co Arhivix dělá dnes, co je ve vývoji a co zůstává ve vašem účetnictví, ERP nebo bance.

  1. Objednávka

    Mimo Arhivix

    Vzniká ve vašem ERP nebo účetním softwaru. Když přijde e-mailem jako PDF, Arhivix ji uloží k dodavateli.

  2. Příjemka a dodací list

    Funguje dnes

    Sklad papír vyfotí nebo naskenuje a dokument je ve složce dodavatele, v placených plánech dohledatelný i podle obsahu.

  3. Přijatá faktura

    Funguje dnes

    Přichází e-mailem, ze skeneru nebo z telefonu. Arhivix přečte dodavatele, číslo, částku a data jako návrh a vy potvrdíte.

  4. Možný duplikát

    Funguje dnes

    Když přijde faktura se stejným číslem, dodavatelem a částkou, Arhivix ji označí a vy rozhodnete, co dál. Nic se nemaže samo.

  5. Kontrola

    Funguje dnes

    Dokumenty, které Arhivix nedokáže s jistotou zařadit, čekají na vaše potvrzení ve Smart Inbox.

  6. Párování s objednávkou a příjemkou

    Ve vývoji

    Kontrola, že faktura odpovídá objednávce a přijatému množství. Dnes jsou všechny tři dokumenty ve stejné složce dodavatele, takže kontrola probíhá na jednom místě.

  7. Schvalování podle částky a zaúčtování do ERP

    Ve vývoji

    Schvalovací řetězce s limity částek a odesílání do ERP jsou ve vývoji. Dnes fakturu do účetního softwaru zadává vaše účetní.

  8. Archiv

    Funguje dnes

    Faktura, příjemka a dodací list zůstávají spolu, s historií verzí a záznamem každého otevření.

Funguje dnes
Dnes dostupné v aplikaci.
Ve vývoji
Vyvíjíme to. Zatím to není součástí nabídky a neprodáváme to jako hotové.
Mimo Arhivix
Dělá se ve vašem účetním softwaru, ERP, bance nebo u odborníka. Arhivix pro tento krok uchovává dokument.

Stejná práce v různých oborech.

Klient posílá faktury e-⁠mailem, fotky přes WhatsApp a zbytek přinese poslední den v obálce.

Třídění jde z vašich hodin, ne z klientových, a každý měsíc začíná od nuly.

sken_faktura_118.pdf Přečteno
  • Klient Hansa Facilities BV
  • Složka Hansa Facilities BV/2026-⁠07
  • Návrh přijatá faktura, Ocel Trade
Pošta i skeny končí ve stejné složce klienta.
Arhivix dnes
Klient vyfotí papír telefonem do složky sdílené s vaší kanceláří a pošta do schránky vaší kanceláře se podle pravidla zařadí podle klientů. Arhivix přečte každý dokument a navrhne druh a údaje, které potvrdíte.

Stejná faktura přijde e-⁠mailem, na papíře i jako fotka z telefonu a zaúčtuje se dvakrát.

Dvojí zaúčtování nebo dvojí platba a pak oprava, která stojí víc než samotné zaúčtování.

fa_2291.pdf Možný duplikát
  • Číslo faktury 2291
  • Dodavatel Ocel Trade
  • Částka 31 240,00 CZK
Stejné číslo, dodavatel i částka jako ve skenu. Rozhodnete vy.
Arhivix dnes
Arhivix pozná možný duplikát podle čísla faktury, dodavatele a částky nebo podle stejného souboru a dá vám vědět, a vy rozhodnete, zda jde o stejný dokument.

Faktura dodavatele stojí, protože nikdo nenajde příjemku a atest.

Bez dokladu o příjmu faktura nejde k úhradě, takže dodavateli platíte pozdě, nebo platíte za zboží, které nikdo nezkontroloval.

příjemka_0917.jpg zařazeno
  • Složka Ocel Trade s.r.o.
  • Návrh příjemka 0917, 16. 10. 2026
  • Upozorněn nákup
Hledání Ocel Trade říjen vrátí příjemku, atest i fakturu.
Arhivix dnes
Sklad vyfotí příjemku a atest do složky dodavatele a Arhivix je přečte a navrhne číslo a datum. Upozornění dostane nákup, který oba papíry i fakturu najde jedním hledáním.

Dodací list zůstane v kuchyni a vaše účetní čeká.

Účetnictví se zpožďuje, vedoucí na konci měsíce sbírá papíry z každé provozovny a ztracený dodací list už fakturu nedoloží.

dodací_list_0388.jpg Potvrzeno
  • Složka Centrum / Dodací listy
  • Návrh dodací list 0388, Pekárna Zrno
Sdíleno s účetní podle pravidla
Arhivix dnes
Vedoucí směny vyfotí dodací list do složky provozovny, Arhivix navrhne jeho číslo a dodavatele a automatizace ho sdílí s vaší účetní. Faktury ze schránky provozovny se zařadí podle pravidla a sdílí se stejně.

Beton dorazil na stavbu, dodací list odjel s domíchávačem a faktura dodavatele už čeká.

Faktura se zaplatí bez potvrzeného množství, nebo čeká, dokud někdo nenajde dodací list, a manko nikdo nedokáže.

dodací_list_0412.pdf Vyfoceno
  • Dodavatel Hansa Facilities BV
  • Složka Objekt B / Dodací listy
  • Přijato 14. 10., 07:40
K faktuře: Hansa dodací listy říjen.
Arhivix dnes
Mistr vyfotí dodací list do složky projektu, než domíchávač odjede. Kdo kontroluje fakturu dodavatele, najde jedním hledáním každý dodací list od tohoto dodavatele.

Začíná se bez projektu.

  1. Propojíte schránku firmy nebo nahrajete stávající složky a Arhivix na pozadí všechno přečte.

  2. Papír z terénu vyfotíte telefonem nebo naskenujete; Arhivix navrhne druh a údaje a vy potvrdíte.

  3. Pravidlo pro schránku potvrdíte jednou: příště se taková příloha zařadí sama a nejisté čekají na vaše potvrzení.

Pro malé firmy

Bez karty. Placené plány od 539 CZK měsíčně při roční platbě, cena za firmu.

Bezplatný plán vyhledává podle názvu souboru; vyhledávání v obsahu a AI vyhledávání jsou v placených plánech.

Vyzkoušejte bezplatný plán

Pro více než 20 účtů a pro kanceláře

Jeden rozhovor o vašich tocích, migraci a propojení s programy, které používáte. Odpovíme do jednoho pracovního dne.

Vyžádat cenovou nabídku

Veřejný ceník, cena za firmu

Plán Arhivix Lite je zdarma a nevyžaduje kartu. Placené plány začínají od 539 CZK měsíčně při roční platbě a i ten nejmenší zahrnuje 5 uživatelských účtů, za uživatele neplatíte. Pro více než 20 účtů připravíme individuální nabídku.

Prohlédněte si balíčky a ceny

Často kladené otázky

Zatím ne. Párování s objednávkou a příjemkou je ve vývoji. Dnes Arhivix drží všechny tři dokumenty jednoho dodavatele ve stejné složce a přečte jejich údaje, takže kontrola probíhá na jednom místě, ne v pěti schránkách.

Když se shoduje číslo, dodavatel a částka, Arhivix ji označí jako možný duplikát a vy rozhodnete, zda jde o stejnou fakturu. Arhivix sám nic nemaže.

Zatím ne. Propojení s ERP a účetním softwarem je ve vývoji a propojení na míru stavíme ve smlouvě Enterprise. Dnes faktury do účetního softwaru zadává vaše účetní.

Nahrajete stávající složky nebo připojíte firemní e-mailovou schránku a Arhivix vše na pozadí zaindexuje. Standardní plány nevyžadují migrační projekt ani konzultanty. Se smlouvou Enterprise se váš stávající archiv převede, včetně logiky složek, metadat a skartačních lhůt.

Naprosto. Zrušit můžete jedním kliknutím v nastavení účtu. Vaše data zůstávají přístupná do konce aktuálního fakturačního období. Poté je váš účet pozastaven a na export dat máte 30 dní.

Nenašli jste odpověď? Napište nám na support@arhivix.com

Pošlete první dokument. Arhivix ho uspořádá.

Vyzkoušejte bezplatný plán Vyžádat cenovou nabídku

Bez závazků, bez platební karty.

NOTIX DOO Beograd · MB 21993310 Ověřte registrační číslo ve veřejném rejstříku firem APR (otevře se v novém okně) · PIB 114240716

Dušana Matića 26, 11000 Bělehrad

Pondělí až pátek, od 09:00 do 17:00 CET

Faktura_Hansa_118.pdf Předáno
  • Přijato e-⁠mailem 14:32
  • Přečteno, údaje potvrzeny
  • Ověřeno v terénu a schváleno
  • Předáno účetní a do vašeho softwaru

Následuje: váš první dokument

Záběry: Pexels (Karola G, Kaboompics), licence Pexels.