Proc prejit na bezpapirovy provoz?
Prumerna kancelar pouziva 10 000 listu papiru na zamestnance rocne. Pro firmu s 20 zamestnanci to je 200 000 listu -- neboli priblizne 24 stromu. Problem vsak neni jen ekologicky.
Papirove dokumenty:
- Zabiraji fyzicky prostor, ktery stoji penize (najem, regaly, sklady)
- Nejsou prohledatelne -- musite je hledat rucne
- Mohou byt poskozeny (voda, ohen, vlhkost)
- Je tezke je sdilet se vzdalenym tymy
- Zpomaluji procesy -- tisknout, podepsat, odeslat, zalozit
Krok 1: Auditujte stavajici dokumenty
Nez zacnete digitalizovat, musite vedet, co mate. Vytvorte inventar:
- Jake typy dokumentu existuji (smlouvy, faktury, zpravy...)?
- Kolik jich celkem je?
- Jake jsou zakonne doby uchovavani?
- Ktere jsou aktivni a ktere archivni?
To Vam pomuze s prioritizaci -- zacnete s dokumenty, ktere se pouzivaji nejcasteji.
Krok 2: Vyberte spravny DMS
System pro spravu dokumentu je srdcem bezpapirove kancelare. Pri vyberu dbejte na:
- OCR schopnosti -- umi rozpoznat text z naskenovanych dokumentu?
- Vyhledavani -- podporuje fulltextove vyhledavani v obsahu?
- Bezpecnost -- sifrovani, rizeni pristupu, zalohovani?
- Skalovatlenost -- roste se spolecnosti?
- Integrace -- spolupracuje s vasimi stavajicimi nastroji?
Krok 3: Digitalizujte stavajici dokumentaci
Skenovani je nejpracnejsi cast procesu, ale jakmile je hotovo -- je hotovo navzdy. Tipy:
- Pouzijte skener s automatickym podavacem dokumentu (ADF) pro hromadne skenovani
- Skenujte ve formatu PDF/A -- standard pro dlouhodobe uchovavani
- Pouzijte OCR, aby byly dokumenty prohledatelne
- Pojmenovavejte soubory konzistentne (datum_typ_popis)
- Organizujte do jasne struktury slozek
Pro velke objemy zvazte profesionalni skenovaci sluzby.
Krok 4: Zavedite digitalni pracovni postupy
Bezpapirova kancelar neni jen o skenovani starych dokumentu -- jde o zmenu zpusobu prace:
- Elektronicke podpisy misto tisk-podpis-sken
- Digitalni formulare misto papirovych formularu
- E-mail/DMS pro schvalovani misto fyzickeho podepisovani
- Elektronicke faktury prostrednictvim systemu e-fakturace
- Cloudove uloziste misto fyzickych archivu
Krok 5: Proskolte svuj tym
Technologie je k nicemu, pokud ji lide nepouzivaji. Skoleni by melo byt:
- Kratke a prakticke -- zamereni na dennodennich ukoly
- Opakovane -- ne jen jednou na zacatku
- Podporovane vedenim -- pokud sef stale tiskne, nikdo se nezmeni
Uspory z prechodu na bezpapirovy provoz
| Kategorie | Rocni uspory (firma s 20 lidmi) |
|---|---|
| Papir a toner | ~2 000 EUR |
| Fyzicky ulozny prostor | ~3 000 EUR |
| Cas straveny hledanim dokumentu | ~500+ hodin |
| Zasylani/dorucovani dokumentu | ~1 000 EUR |
Zaver
Prechod na bezpapirovy provoz je proces, ne jednorazova udalost. Ale kazdy krok prinasi meritelne uspory casu, penez a prostoru.
Zacnete s Arhivix -- nastavte system pro digitalni spravu dokumentu za mene nez den a zacnete setrit od prvni minuty.
