Schranku ma dnes povinne skoro kazdy podnikatel, ale skoro nikdo nezna jeji slabinu
Datova schranka prestala byt volbou. Vsechny pravnicke osoby a vsechny osoby samostatne vydelecne cinne zapsane v registru osob (ROS) maji datovou schranku zrizenou ze zakona. Schranka se po zapisu do ROS zaklada automaticky a prihlasovaci udaje prijdou postou. Pro komunikaci s financni spravou plati jeste pritvrzeni: danove priznani musi podnikatel s datovou schrankou podavat vyhradne elektronicky a OSVC s ni aktivovanou podava i Prehled o prijmech a vydajich pouze elektronicky ve formatu XML.
Vsechno to zni jako modernizace, a z velke casti jí take je. Problem je v jednom detailu, ktery vetsina firem objevi az ve chvili, kdy uz je pozde: datova schranka neni misto, kde se dokumenty uchovavaji. Je to jen schranka, do ktere zpravy prijdou, a po chvili z ni zase zmizi.
90 dni a konec: jak presne funguje automaticke mazani
Datove zpravy zustavaji v datove schrance pouze 90 dni od okamziku, kdy se prihlasite a zprava se oznaci jako dorucena. Po uplynuti teto lhuty system zpravu automaticky a nevratne odstrani. Nejde o chybu ani o nedostatek uloziste, je to navrhovane chovani, protoze schranka ma slouzit k dorucovani, nikoli k dlouhodobemu skladovani.
Tady vznika rozpor, ktery musi resit kazda firma. Na jedne strane dokument prijaty datovou schrankou, treba rozhodnuti uradu, vyzva, smlouva nebo faktura, casto podleha uchovavaci povinnosti na peti, deset i vice let. Na strane druhe samotna zprava, kterou jste ten dokument obdrzeli, zmizi uz po trech mesicich. Pokud jste si obsah a doruchenku nestihli stahnout a ulozit jinam, dokument je z pohledu schranky pryc, vcetne dukazu o tom, kdy a komu byl dorucen.
Datovy trezor: placena zachrana primo od Ceske posty
Statni reseni tohoto problemu se jmenuje Datovy trezor a provozuje jej Ceska posta. Trezor automaticky uchovava datove zpravy i po uplynuti devadesatidenni lhuty, takze neztrati platnost na rozdil od vytisteneho dokumentu. Sluzba je ale placena a uctuje se podle poctu zprav.
Cenik zacina na 120 Kc rocne vcetne DPH za kapacitu 20 zprav, pokracuje pres 360 Kc za 100 zprav a 3 300 Kc za 500 zprav az k 29 500 Kc za kapacitu do 5 000 zprav, pricemz vetsi objemy se resi individualne. Uchovavani lze nastavit na 6 mesicu, 1 rok nebo 2 roky a sluzba se po roce automaticky obnovuje. Novi uzivatele povinne datove schranky si navic mohou Datovy trezor s kapacitou 500 zprav vyzkouset zdarma, pricemz s automatickou devadesatidenni lhutou tak maji zpravy dostupne az 6 mesicu.
Proc ani Datovy trezor neresi vsechno
Datovy trezor je uzitecny, ale je dobre rozumet tomu, co delá a co nedelá. Resi jednu konkretni vec: aby vam zprava nezmizela po 90 dnech. Neresi ale to, co s dokumenty potrebuje vetsina firem ve skutecnosti, tedy jejich smysluplne usporadani, vyhledavani podle obsahu, propojeni s ucetnictvim, navazani na uchovavaci lhuty podle zakona o uctovnictvi a zakona o archivnictvi, nebo radizene skartacni rizeni po uplynuti techto lhut.
Trezor je v podstate prodlouzena schranka. Stale je to seznam zprav serazenych podle data doruceni, nikoli archiv organizovany podle toho, ceho se dokument tyka. U firmy, ktera dostane par zprav rocne, to staci. U firmy, ktera prijima desitky ci stovky dokumentu mesicne ze schranek, sklarni spravy, ZUS a soudu, se z trezoru rychle stava jen vetsi a draz placena hromada.
Co s tim v roce 2026 udelat poradne
Rozumny postup ma tri kroky. Za prve, zajistit, aby zprava ani jeji doruchenka nezmizela. To znamena bud aktivni Datovy trezor, nebo, lepe, navyk kazdou prijatou zpravu vcetne dorucenky neprodlene stahnout v uplne podobe. Doruchenka je dulezita stejne jako samotny dokument, protoze prokazuje okamzik doruceni, od ktereho casto bezi lhuty.
Za druhe, ulozit stazene dokumenty mimo schranku do prostredi, kde maji svoje misto podle obsahu a kde je lze najit za nekolik sekund, nikoli prochazenim seznamu zprav podle data. Za treti, navazat na kazdy dokument jeho zakonnou uchovavaci lhutu, aby firma vedela, co musi drzet peti let, co deset a co dele, a aby po uplynuti lhuty mohla provest radne skartacni rizeni.
Pointa roku 2026 je strizliva. Stat firmy donutil prijimat uredni postu elektronicky, ale samotne dorucovani vyresil tak, ze zpravy po 90 dnech maze. Povinnost uchovat obsah a dukaz o doruceni zustava na firme. Kdo spoleha na to, ze dokument je prece v datovce, zjisti za ctyri mesice, ze tam uz neni, a casto i to, ze chybi prave ten dukaz o doruceni, ktery by pri sporu potreboval nejvic.
