Proc jsou doby uchovavani dokumentu dulezite
Kazdy podnik je ze zakona povinen uchovavat urcite zaznamy po stanoveny pocet let. Predcasne zniceni dokumentu muze vest k pokutam, neuspechum pri auditech a ztrate pravni ochrany. Na druhou stranu uchovavani vseho navzdy vytvari zbytecny neporadek a naklady.
Znalost presnich dob uchovavani Vam pomaha:
- Zustat v souladu se zakonem
- Automatizovat mazani/archivaci starych dokumentu
- Usetrit ulozny prostor (fyzicky i digitalni)
- Byt pripraveni na danove audity a kontroly
Harmonogram uchovavani dokumentu
Financni zaznamy
| Typ dokumentu | Doba uchovavani | Pravni zaklad |
|---|---|---|
| Rocni ucetni zaverky | Trvale | Zakon o obchodnich spolecnostech / GAAP |
| Hlavni kniha a deniky | 7 let | Danove predpisy |
| Prodejni a nakupni faktury | 7 let | DPH / Danovy rad |
| Bankovni vypisy | 7 let | Danove predpisy |
| Priznani k DPH | 7 let | Zakon o DPH |
| Priznani k dani z prijmu pravnickych osob | 7 let | Danovy rad |
| Uctenky za vydaje | 7 let | Danove predpisy |
| Mzdove zaznamy | 7 let | Pracovni pravo |
Zamestnanecke zaznamy
| Typ dokumentu | Doba uchovavani | Pravni zaklad |
|---|---|---|
| Pracovni smlouvy | 6 let po ukonceni | Pracovni pravo |
| Duchove zaznamy | Trvale | Predpisy o duchodech |
| Dochazka / casove vykazy | 3 roky | Smernice o pracovni dobe |
| Zaznamy o bezpecnosti a ochrane zdravi | 40 let | Predpisy o BOZP |
| Zaznamy o skolenich | Trvani pracovniho pomeru + 3 roky | Osvedcena praxe |
Obchodni a pravni dokumenty
| Typ dokumentu | Doba uchovavani | Pravni zaklad |
|---|---|---|
| Zakladatelska listina | Trvale | Zakon o obchodnich spolecnostech |
| Smlouvy s klienty/dodavateli | 6 let po uplynutí | Zakon o promlceni |
| Dodaci listy | 6 let | Zakon o prodeji zbozi |
| Objednavky | 6 let | Obchodni pravo |
| Stavebni povoleni | Trvale | Stavebni predpisy |
| Pojistne smlouvy | Trvale (po dobu platnosti + 6 let) | Pojistne pravo |
Co se stane, pokud znicite dokumenty prilis brzy?
Dusledky mohou byt zavazne:
- Danove sankce -- danovy urad muze ulozit pokuty a odhadnout vas danovy zaklad
- Nemoznost prokazat svou pozici u soudu nebo behem auditu
- Ztrata danovych odpoctu -- bez faktury nelze narokovat vratku DPH
- Regulatorni sankce -- odvetvovi regulatori mohou podniknout kroky
Jak automatizovat doby uchovavani
Rucni sledovani dob uchovavani tisicu dokumentu je nemozny ukol. DMS jako Arhivix muze:
- Automaticky priradit doby uchovavani na zaklade typu dokumentu
- Zasilat upozorneni pred uplynutim doby uchovavani
- Navrhnout archivaci nebo smazani dokumentu po uplynuti doby uchovavani
- Generovat zpravy o dokumentech podle doby uchovavani
- Zabranit predcasnemu smazani uzamcenim dokumentu
Digitalni vs. papirove uchovavani
Ve vetsine jurisdikci maji digitalni kopie nyni stejnou pravni platnost jako papirove originaly za predpokladu, ze splnuji urcite pozadavky (integrita, autenticnost, citelnost). To znamena, ze muzete:
- Naskenovat papirove dokumenty a ulozit je digitalne
- Znicit papirove originaly po digitalizaci (pri dodrzeni spravneho postupu)
- Pouzivat elektronicke faktury misto papirovych
Digitalni uchovavani je nejen legalni -- je levnejsi, bezpecnejsi a praktictejsi.
Zaver
Doby uchovavani nejsou volitelne -- jsou zakonnym pozadavkem. Prilis brzke smazani stoji pokuty; prilis dlouhe uchovavani stoji prostor a zdroje.
Arhivix automaticky sleduje doby uchovavani pro kazdy dokument a upozorni Vas, kdyz je cas archivovat nebo smazat. Uz nikdy nemusite rucne sledovat terminy.
