Pohostinství a hotely

Dodavatel přijede každý den do každé provozovny, dodací list zůstane v kuchyni a účetní do pátého shání faktury.

Vedoucí směny vyfotí dodací list do složky provozovny, Arhivix ho přečte a faktury a dodací listy jdou vaší účetní podle pravidla, které nastavíte jednou.

Vyzkoušejte bezplatný plán Vyžádat cenovou nabídku

Bez platební karty.

Problémy, které znáte.

Dodací list zůstane v kuchyni a vaše účetní čeká.

Účetnictví se zpožďuje, vedoucí na konci měsíce sbírá papíry z každé provozovny a ztracený dodací list už fakturu nedoloží.

dodací_list_0388.jpg Potvrzeno

Složka Centrum / Dodací listy
Návrh dodací list 0388, Pekárna Zrno

Sdíleno s účetní podle pravidla

Arhivix dnes: Vedoucí směny vyfotí dodací list do složky provozovny, Arhivix navrhne jeho číslo a dodavatele a automatizace ho sdílí s vaší účetní. Faktury ze schránky provozovny se zařadí podle pravidla a sdílí se stejně.

Faktury za předplatné, vybavení a provize chodí na tři e-⁠mailové adresy a každá provozovna čte jen tu svou.

Faktura, kterou nikdo neotevře, se k účetní nedostane včas, a někdy stejná faktura přijde dvakrát.

provize_0915.pdf Zařazeno

Přišlo na recepce@firma.cz
Složka Faktury dodavatelů / Provize

Možný duplikát: stejná faktura přišla i na faktury@firma.cz

Arhivix dnes: Propojte schránky všech provozoven (Gmail, Microsoft 365 nebo IMAP) a Arhivix přečte každou přílohu a zařadí ji podle pravidla; nejisté čekají na vaše potvrzení ve Smart Inbox. Když stejná faktura přijde dvakrát, Arhivix ji označí jako možný duplikát a rozhodnete vy.

Sezonní smlouva s cestovní kanceláří končí a termín, kdy ji vypovědět nebo změnit ceny, uplynul, zatímco ležela ve schránce.

Sezona jede za loňské ceny a podmínky.

smlouva_sezona.pdf Termín nastaven

Návrh končí 31. 3. 2027
Výpovědní lhůta 60 dní

Obnova 30. 1. 2027, s připomínkou

Arhivix dnes: Když smlouva přijde, Arhivix přečte datum skončení a výpovědní lhůtu a sám nastaví dva termíny: skončení a poslední den pro výpověď, které můžete změnit nebo zamítnout, a připomínku přidáte sami. Nový ceník nahrajte přes starý a ten předchozí zůstane v historii verzí.

Zdravotní prohlídka sezonního pracovníka vyprší uprostřed sezony a datum leží ve složce, kterou nikdo neotevře.

Pracovník bez platné prohlídky nesmí pracovat s potravinami, takže směně chybí člověk přesně ve chvíli, kdy ho nejvíc potřebuje.

prohlídka_03.pdf Termín nastaven

Návrh platí do 20. 7. 2027
Přístup jen vedoucí provozovny

Termíny: připomínka 30 dní před vypršením

Arhivix dnes: Potvrzení každého pracovníka se vyfotí do složky provozovny a Arhivix ho přečte a navrhne datum, do kdy platí. Příští prohlídku zadáte jednou do Termínů a před vypršením přijde připomínka.

Hasicí přístroje a hydranty mají každý své termíny revizí a zpráva zůstává u servisní firmy.

Když je potřeba, dokumentace se ukazuje, ne vyrábí, a co je u servisní firmy, ten den neexistuje.

revize_PO_0412.pdf Zařazeno

Složka Centrum / Požární ochrana
Příští revize 12. 4. 2027, v Termínech

Pravidlo: e-⁠maily servisní firmy jdou sem

Arhivix dnes: Zprávu, kterou servisní firma pošle e-⁠mailem, zařadí pravidlo do složky provozovny, a papírovou vyfotíte. Příští revize a školení nových zaměstnanců zadáte do Termínů s připomínkou, takže požární dokumentace provozovny je na jednom místě.

Jeden dokument vaší firmou.

Řez firmou z vašeho oboru: jak dokument přichází, co Arhivix přečte, kdo potvrzuje a kde zůstává.

Vedoucí směny ho vyfotí telefonem dodaci_list_0388.jpg
Arhivix ho přečte návrh: dodací list 0388, Pekárna Zrno
Kancelář vedoucího vedoucí potvrdí, účetní ho dostane podle pravidla
Archiv každá verze zůstává, každý přístup zaznamenán

Přijato

Vedoucí směny ho vyfotí telefonem dodaci_list_0388.jpg
Přečteno

Arhivix ho přečte návrh: dodací list 0388, Pekárna Zrno
Správná osoba potvrdí

Kancelář vedoucího vedoucí potvrdí, účetní ho dostane podle pravidla
Uloženo

Archiv každá verze zůstává, každý přístup zaznamenán

Vyzkoušejte bezplatný plán

Schvalování a propojení s vaším ERP se nastavují pro vaši firmu.

Vyžádat cenovou nabídku

Dokumenty a pravidla vašeho oboru.

Dokumenty, které přicházejí

Dodací listy dodaci_list_pekarna_0388.jpg
Faktury dodavatelů faktura_mlekarna_2214.pdf
Účtenky uctenka_0571.jpg
Prohlídky a revize zdravotni_prohlidka_0003.pdf
Smlouvy smlouva_dodavatel_0012.pdf

Pravidla, která běží sama

Když dodací list dorazí do složky provozovny Pak upozorni vedoucího
Když faktura se zařadí Pak sdílej ji s účetní
Když zadáte datum zdravotní prohlídky Pak připomínka před vypršením

Pravidla upozorňují, sdílejí a připomínají; každý přečtený údaj je návrh, který potvrdí člověk.

Platí pro každý dokument

Každá změna je nová verze a dřívější vrátíte jedním krokem.
Odkaz ke sdílení má platnost a heslo a záznam ukazuje, kdo ho otevřel.
Přístup nastavujete po složkách a dokumentech; každé otevření, stažení a sdílení zůstává zaznamenané.

Začíná se bez projektu.

Propojíte schránku firmy nebo nahrajete stávající složky a Arhivix na pozadí všechno přečte.
Papír z terénu vyfotíte telefonem nebo naskenujete; Arhivix navrhne druh a údaje a vy potvrdíte.
Pravidlo pro schránku potvrdíte jednou: příště se taková příloha zařadí sama a nejisté čekají na vaše potvrzení.

Pro malé firmy

Bez karty. Placené plány od 539 CZK měsíčně při roční platbě, cena za firmu.

Bezplatný plán vyhledává podle názvu souboru; vyhledávání v obsahu a AI vyhledávání jsou v placených plánech.

Vyzkoušejte bezplatný plán

Pro více než 20 účtů a pro kanceláře

Jeden rozhovor o vašich tocích, migraci a propojení s programy, které používáte. Odpovíme do jednoho pracovního dne.

Vyžádat cenovou nabídku

Kdo vidí vaše dokumenty a kde jsou.

500+ firem
92 % dokumentů klasifikováno automaticky
2 regiony EU pro každý dokument

Úložiště: Náš cloud v EU, nebo vaše vlastní S3 (Enterprise).
Šifrování: AES-256 v klidu, TLS 1.3 při přenosu.
Přístup: Jen ti, komu to povolíte, s 2FA. Každé zobrazení se zaznamená.

Veřejný ceník, cena za firmu

Plán Arhivix Lite je zdarma a nevyžaduje kartu. Placené plány začínají od 539 CZK měsíčně při roční platbě a i ten nejmenší zahrnuje 5 uživatelských účtů, za uživatele neplatíte. Pro více než 20 účtů připravíme individuální nabídku.

Prohlédněte si balíčky a ceny

Často kladené otázky

Každá provozovna dostane svou složku nebo pracovní prostor a přístup nastavujete po provozovnách: vedoucí směny vidí svou provozovnu, provozní vidí všechny. Vaše účetní dostává, co sdílejí pravidla, z každé provozovny. Počet pracovních prostorů a e-mailových schránek roste s plánem: Lite má od každého jednu, Basic dva pracovní prostory a až tři schránky.

Ne. Vedoucí směny vyfotí dodací list mobilní aplikací, která najde okraje stránky, narovná ji a spojí více stránek do jednoho dokumentu. Skener nebo nahrání z počítače funguje stejně, pokud je to pohodlnější.

Ano, jako termín s připomínkou. Potvrzení se vyfotí do složky provozovny, Arhivix navrhne datum, do kdy platí, a příští prohlídku zadáte jednou do Termínů, aby připomínka přišla před vypršením. Přístup ke složce s potvrzeními dejte jen vedoucímu. Arhivix není evidence prohlídek: potvrzení je dokument s termínem a připomínkou.

Nahrajete stávající složky nebo připojíte firemní e-mailovou schránku a Arhivix vše na pozadí zaindexuje. Standardní plány nevyžadují migrační projekt ani konzultanty. Se smlouvou Enterprise se váš stávající archiv převede, včetně logiky složek, metadat a skartačních lhůt.

Naprosto. Zrušit můžete jedním kliknutím v nastavení účtu. Vaše data zůstávají přístupná do konce aktuálního fakturačního období. Poté je váš účet pozastaven a na export dat máte 30 dní.

Nenašli jste odpověď? Napište nám na support@arhivix.com

Pošlete první dokument. Arhivix ho uspořádá.

Vyzkoušejte bezplatný plán Vyžádat cenovou nabídku

Bez závazků, bez platební karty.

NOTIX DOO Beograd · MB 21993310 Ověřte registrační číslo ve veřejném rejstříku firem APR (otevře se v novém okně) · PIB 114240716

Dušana Matića 26, 11000 Bělehrad

Pondělí až pátek, od 09:00 do 17:00 CET

Faktura_Hansa_118.pdf Předáno

Přijato e-⁠mailem 14:32
Přečteno, údaje potvrzeny
Ověřeno v terénu a schváleno
Předáno účetní a do vašeho softwaru

Následuje: váš první dokument

Záběry: Pexels (Sururi Ballıdağ), licence Pexels.