Dokument vejde jedněmi dveřmi a ke správným lidem dojde sám.
E-mail, telefon, programy, které už používáte, nebo přetažený soubor: systém rozpozná, co přišlo, vytáhne údaje i lhůtu, pošle to osobě, která to řeší, a založí na místo, které jste určili. Proces rozdrobený do pěti nástrojů se stane jedním tokem.
Jak takový tok vypadá
Pět kroků, které proběhnou, aniž by je někdo řídil. Dnes každý z nich dělá nějaký člověk, v jiném programu a po paměti.
Dokumenty přicházejí z firemního e-mailu, z telefonu skenováním, z programů, které už používáte, nebo přetažením do okna. Stejný údaj nezadáváte dvakrát a žádná příloha nezůstane zapomenutá v něčí schránce.
Systém přečte, co přišlo: typ dokumentu, partnera, částku, číslo a datum. U účtenky s poškozeným QR kódem se údaje doplní z textu.
Dokument dostane název, kategorii a místo ve struktuře firmy. Jeden spis drží pohromadě smlouvu, dodatky, faktury i korespondenci, takže vyhledávání jde podle obsahu, a ne podle toho, jak kdo soubor pojmenoval.
Pravidlo, které nastavíte jednou, pošle dokument osobě, která ho řeší, a připomene jí termín. Faktura jde účetní, smlouva k podpisu, upozornění na konec platnosti majiteli.
Každý přístup i změna zůstávají v auditním záznamu, lhůta uchování se sleduje podle kategorie dokumentu a soubory žijí v Arhivix cloudu nebo ve vašem vlastním úložišti S3.
Nejde o pěkně založený dokument, ale o systém, který běží i bez vás.
Tok nastavíte jednou a dál běží sám. V přehledu vidíte, co přišlo, kde to stojí a kdo čeká, takže kdykoli víte, jak firma doopravdy funguje.
Arhivix nenahrazuje nástroje, které už používáte. Funguje vedle nich.
Stejný tok, jiné papíry
Každá firma, která pracuje s dokumenty, má stejný problém: papír přijde, někdo ho po paměti zaeviduje a všechno závisí na té jedné osobě. Takhle ten tok vypadá v praxi.
Vyberte svůj obor
ERP vidí nájemné, ne klauzuli
Klauzule 14.2: nájemce může uplatnit opci ukončení s účinností k 30. červnu 2027, za podmínky devítiměsíční písemné výpovědi a absence podstatného porušení.
Pokud váš obor v seznamu není, tok je stejný: příjem, rozpoznání, zatřídění, lidé a lhůty, stopa.
Nastavte tok své firmy
Připojte firemní e-mail a první dokument projde systémem za pár minut. 14 dní zdarma, bez karty.
Vyzkoušejte zdarma