Elektronická fakturace, ViDA a Peppol přicházejí do Evropy. Váš archiv s nimi musí držet krok.
Zemi po zemi nahrazují strukturované elektronické faktury, posílané státními nebo síťovými kanály jako Peppol, papírové a PDF faktury. V Česku zatím plošný tuzemský mandát pro B2B neplatí, hnacím motorem jsou evropská reforma ViDA a síť Peppol. Pravidla nekončí u odeslání: každá elektronická faktura musí být archivována, udržována čitelná a na vyžádání předložena po mnoho let.
Elektronická faktura, kterou při kontrole nedokážete předložit, je faktura, kterou jste nikdy neodeslali.
Celý kontinent přechází na strukturovanou fakturaci najednou.
Není to jedna reforma. Je to vlna samostatných národních mandátů, každý s vlastním formátem, kanálem a termínem, pod jedním evropským směřováním.
Poháněná reformou EU VAT in the Digital Age (ViDA) a řadou národních zákonů, většina evropských daňových správ činí strukturovanou B2B elektronickou fakturaci povinnou. Strukturovaná elektronická faktura jsou strojově čitelná data (XML nebo hybridní PDF), nikoli sken či běžné PDF, takže ji daňová správa může číst automaticky.
Pro firmu působící ve více zemích je těžké to, že se mandáty neshodují. Německo, Francie, Polsko, Belgie, Rumunsko, Itálie a Španělsko mají každé jiný formát, jiný model přenosu a jiný harmonogram. Společná je jim povinnost stojící za fakturou: uchovat ji, neporušenou a dohledatelnou, po celou dobu archivace.
Kde stojí jednotlivý trh v roce 2026.
Snímek z poloviny roku 2026. Termíny a limity se již dříve posouvaly, proto si před jednáním ověřte aktuální pravidlo pro svou zemi.
Další trhy (Chorvatsko, Srbsko, Portugalsko, Maďarsko, Řecko, Turecko a oblast Zálivu) provozují vlastní systémy. Místní detaily najdete v průvodcích po zemích na blogu. Všechny články
V jednom mandátu se skrývají tři změny.
Odeslání elektronické faktury je jen viditelná část. Přicházejí s ní další dvě povinnosti.
Strukturovaný formát, ne PDF
Z faktury se stávají strojově čitelná data (XML nebo hybrid jako Factur-X a ZUGFeRD) postavená na evropské normě EN 16931, takže ji daňová správa může zpracovat bez toho, aby ji četl člověk.
Řízený kanál, ne e-mail
Faktura putuje definovanou cestou: sítí Peppol, akreditovanou platformou (PDP ve Francii) nebo státním clearingovým systémem (KSeF v Polsku, SdI v Itálii, e-Factura v Rumunsku), nikoli jako příloha ve vaší schránce.
Povinná archivace, ne složka
Každá vystavená i přijatá elektronická faktura musí být uchována v původní strukturované podobě, čitelná a nezměněná, po zákonnou dobu archivace a na vyžádání předložena při kontrole. Úložiště je součástí mandátu, ne dodatkem.
Vystavit fakturu je polovina pravidla. Uchovat ji je ta druhá polovina.
Většina pozornosti se týká toho, jak odeslat fakturu v souladu s předpisy. Tišší povinnost, tu, kterou auditoři skutečně prověří, je, zda ji dokážete předložit ještě po letech.
Po celé Evropě musí být elektronické faktury uchovávány po dlouhou dobu, běžně osm až jedenáct let podle země, s pravostí, integritou a čitelností zachovanými po celou dobu. Strukturované XML, které žádný současný systém neotevře, nebo které bylo tiše změněno, neobstojí, i když byla faktura odeslána správně.
EU nyní formalizovala i tuto stránku. Kvalifikovaná elektronická archivace se stala regulovanou službou vytvářející důvěru podle eIDAS 2.0 a prováděcí nařízení Komise (EU) 2025/2532 (účinné od 6. ledna 2026) pro ni stanoví referenční normy. Dlouhodobá archivace odolná vůči auditu se posouvá od dobré praxe k definovanému rámci EU.
Zde se projekt elektronické fakturace setkává s archivací dokumentů. Ať posíláte jakýmkoli kanálem, faktury musí dopadnout někam, kde zůstanou šifrované, ve správné jurisdikci, verzované a uchované podle zákonných lhůt, se záznamem o každém přístupu.
Vyhovující domov pro každou fakturu, kterou odešlete i přijmete.
Arhivix nenahrazuje váš fakturační kanál. Je to archiv pod ním, postavený přesně pro tuto povinnost uchovávání.
Zachycení z kanálu
Převezměte vystavené i přijaté elektronické faktury v jejich původní strukturované podobě, ať přicházejí z Peppolu, národní platformy nebo vašeho účetního softwaru.
Uložení podle zákonných lhůt
Uchovávejte každou fakturu šifrovanou v EU, verzovanou a nezměněnou, po dobu, kterou vyžaduje vaše země, a poté ji zlikvidujte podle plánu se záznamem o této akci.
Předložení na vyžádání
Najděte jakoukoli fakturu během několika vteřin a předejte auditorovi kompletní, čitelný záznam s protokolem o přístupu, důkaz, který mandát ve skutečnosti prověřuje.
Postaveno kolem norem, které mandáty používají.
EN 16931 a národní formáty, zachované přesně tak, jak byly vystaveny.
Často kladené otázky
Co je strukturovaná elektronická faktura a je jí PDF?
Strukturovaná elektronická faktura jsou strojově čitelná data (typicky XML nebo hybridní formát jako Factur-X či ZUGFeRD, který nese XML uvnitř PDF) postavená na normě EN 16931. Běžné PDF nebo sken není strukturovaná elektronická faktura, protože ji daňová správa nemůže zpracovat automaticky.
Jak dlouho musím elektronické faktury uchovávat?
Záleží na zemi, ale většina Evropy vyžaduje uchovávání faktur přibližně osm až jedenáct let, s pravostí, integritou a čitelností zachovanými po celou dobu. Přežít musí původní strukturovaný soubor, nejen výtisk.
Co je Peppol a co je model clearingu nebo PDP?
Peppol je evropská síť pro výměnu elektronických faktur přes akreditované přístupové body. Clearingový model (jako polský KSeF, italský SdI nebo rumunská e-Factura) směruje faktury přes státní platformu, zatímco Francie používá akreditované soukromé platformy zvané PDP. Jsou to různé přenosové kanály pro stejný druh strukturované faktury.
Znamená elektronická fakturace také to, že musím změnit způsob archivace?
Ano. Odeslání vyhovující elektronické faktury a její vyhovující archivace jsou dvě samostatné povinnosti. Strukturovaná faktura musí být uchována, nezměněná a čitelná, po zákonnou dobu, proto je kvalifikovaná elektronická archivace nyní formální službou vytvářející důvěru podle eIDAS 2.0.
Působím ve více zemích. Potřebuji jeden systém na každý mandát?
Musíte splnit pravidla odesílání každé země, ale nepotřebujete samostatný archiv pro každou zemi. Jediný vyhovující archiv může držet faktury ze všech trhů v jejich původní podobě, uchované podle lhůt každé země, což je část, kterou pokrývá Arhivix.
Vaše dokumenty jsou teď živé. Pohybují se samy.
Zajistěte své firmě automatizovaný oběh dokumentů, který je v souladu se zákonem a dostupný v každém okamžiku.
Bez závazků, bez platební karty.