Proc firmy pouzivaji Google Drive
Google Drive je popularni, protoze je zdarma (az 15 GB), jednoduchy a integrovany s Gmailem. Pro male tymy sdilene prezentace a tabulky je naprosto dostatecny.
Ale kdyz vase firma roste, kdyz se objevi regulatorni pozadavky, kdyz se dokumenty stanou klicovymi pro provoz -- Google Drive ukazuje sva omezeni.
7 duvodu, proc Google Drive nemuze nahradit DMS
1. Zadna sprava verzi pro PDF a naskenovane dokumenty
Google Drive ma verzovani pro Google Dokumenty, Tabulky a Prezentace. Ale pro PDF, soubory Word, tabulky Excel a naskenovane dokumenty -- ktere tvori 90 % obchodni dokumentace -- zadne verzovani neexistuje. Pokud nekdo nahodou smaze nebo prepise soubor, original je ztracen.
2. Vyhledavani nerozumi obsahu PDF
Google Drive dokaze prohledavat text uvnitr dokumentu Google, ale u PDF souboru funguje vyhledavani pouze podle nazvu souboru. Naskenovane dokumenty jsou naprosto neprohledatelne. DMS s OCR a AI vyhledavanim najde dokumenty podle obsahu, i ve skenech.
3. Zadne doby uchovavani
Google Drive nevi, ze faktura musi byt uchovavana 7 let nebo ze pracovni smlouva musi byt uchovavana 6 let po ukonceni. DMS automaticky sleduje zakonne doby uchovavani a upozorni Vas pred uplynutim.
4. Granularni rizeni pristupu je omezene
Google Drive ma sdileni podle slozky nebo souboru, ale pro velke tymy se to rychle stava nepraktickym. DMS ma rizeni pristupu na zaklade roli (RBAC) -- definujte role (ucetni, reditel, ridic) a kazda role automaticky ziska pristup k prislusnym dokumentum.
5. Zadna auditni stopa
Kdo otevrel dokument? Kdo ho zmenil? Kdy? Google Drive uchovava zakladni historii, ale neposkytuje podrobnou auditni stopu pozadovanou pro danove audity a regulatorni kontroly. DMS zaznamenava kazdou akci.
6. Zadne elektronicke podepisovani
Google Drive nema vestavenou funkci pro kvalifikovane elektronicke podepisovani. Musite pouzit nastroj treti strany (DocuSign, Adobe Sign) a rucne prenest soubory tam a zpet. DMS jako Arhivix ma eSign integrovany -- podepisujte dokumenty bez opusteni systemu.
7. Zadna automaticka kategorizace
Na Google Drive je organizace 100 % rucni -- vytvarite slozky, presouváte soubory, pojmenovavate dokumenty. DMS s AI automaticky kategorizuje dokumenty v okamziku nahrani.
Podrobne srovnani
| Funkce | Google Drive | Arhivix DMS |
|---|---|---|
| Vyhledavani v obsahu PDF | Omezene | AI + OCR vyhledavani |
| Naskenovane dokumenty | Neprohledatelne | OCR -> prohledatelne |
| Verzovani PDF | Ne | Ano -- kompletni historie |
| Doby uchovavani | Ne | Automaticke sledovani |
| Elektronicky podpis | Ne (treti strana) | Integrovany QES + casove razitko |
| Automaticka kategorizace | Ne | AI kategorizace |
| Auditni stopa | Zakladni | Podrobny auditni zaznam |
| Regulatorni soulad | Castecny | Uplny (GDPR, eIDAS) |
| Cena (10 uzivatelu) | ~70 EUR/mes. (Business) | Od 25 EUR/mes. |
Kdy je Google Drive dostatecny?
Google Drive je naprosto v poradku, pokud:
- Mate mene nez 5 zamestnancu
- Nepracujete s regulovanymi dokumenty (faktury, smlouvy, dodaci listy)
- Nepotrebujete elektronicke podpisy
- Dokumenty nejsou kriticke pro vas provoz
Pro vsechny ostatni -- DMS je nezbytny.
Jak migrovat z Google Drive na DMS
Prechod je jednodussi, nez si myslite:
- Exportujte vsechny soubory z Google Drive (Google Takeout nebo synchronizace)
- Importujte do Arhivix -- hromadne nahrani s automatickou kategorizaci
- AI vyhledavani okamzite indexuje vsechny dokumenty
- Nastavte pristup -- definujte, kdo co vidi
- Zruste Google Workspace (nebo si ho ponechte jen pro e-mail)
Zaver
Google Drive je skvely pro sdileni fotek z dovolene. Ale pro obchodni dokumenty se zakonnymi dobami uchovavani, ktere vyzaduji podpisy a musi byt prohledatelne -- potrebujete spravny DMS.
Prejdete na Arhivix a prestante pouzivat osobni nastroj pro soubory pro vazne podnikani.
