Výzva 10leté archivace
České firmy jsou ze zákona povinny uchovávat faktury po dobu minimálně 10 let. To platí pro všechny faktury - vydané i přijaté, domácí i mezinárodní, papírové i elektronické. Pro středně velkou firmu zpracovávající několik tisíc faktur ročně to znamená udržovat spolehlivý přístup k desítkám tisíc dokumentů za celé desetiletí.
Tradičně mnoho českých společností řešilo tuto povinnost prostřednictvím fyzických archivů - krabic papírových faktur uložených v kancelářích, skladech nebo u externích úložných služeb. Ale s tím, jak se Česká republika směřuje k povinné e-fakturaci prostřednictvím EET 2.0 (plánovaného od 1. ledna 2027) a EU rámce ViDA, se digitální archivace stává nejen pohodlnou, ale nezbytnou.
Proč se fyzické archivy stávají neudržitelnými
Fyzické archivy faktur představují rostoucí výzvy, které digitální transformace přímo řeší:
- Náklady na úložiště: Pronájem prostor pro 10 let nahromaděných dokumentů je průběžný výdaj, který každým rokem roste.
- Doba vyhledání: Nalezení konkrétní faktury z doby před sedmi lety ve fyzickém archivu může trvat hodiny nebo i dny. Během daňové kontroly toto zpoždění vytváří riziko nesouladu.
- Zranitelnost při katastrofách: Požár, záplavy nebo prostý úpadek mohou zničit nenahraditelné záznamy. Jediná událost může vymazat roky archivovaných faktur.
- Regulační nekompatibilita: Jak EET 2.0 a ViDA zavádějí požadavky na digitální fakturaci, původní faktura bude digitální. Tisk a ukládání papírových kopií maří účel a nemusí splňovat regulační požadavky na uchovávání dokumentů v jejich původním formátu.
EET 2.0 a imperativ digitální archivace
Plánovaný systém EET 2.0, s dobrovolným pilotem v roce 2026 a povinnou B2C implementací od 1. ledna 2027, bude generovat faktury, které jsou nativně digitální. Tyto strukturované elektronické dokumenty musí být archivovány v původním digitálním formátu pro zachování právní platnosti. Tištěná kopie elektronické faktury nemusí splňovat požadavky na archivaci.
To vytváří jasný mandát: české firmy musí mít schopnosti digitální archivace zavedeny před tím, než se EET 2.0 stane povinným. Období dobrovolného pilotu v roce 2026 je ideální čas pro implementaci a testování řešení digitální archivace.
ViDA: Dlouhodobý digitální rámec
Při pohledu dále do budoucnosti stanoví EU iniciativa ViDA dva klíčové milníky pro Českou republiku:
- Červenec 2030: Povinná přeshraniční B2B e-fakturace pro intra-EU transakce.
- Leden 2035: Termín pro implementaci domácí B2B e-fakturace.
Do roku 2035 budou prakticky všechny B2B faktury v České republice digitální. Jakýkoli archivační systém implementovaný dnes musí být schopen zvládnout plně digitální pracovní postupy po dobu alespoň příštího desetiletí - což se pohodlně shoduje s požadavkem na 10letou archivaci.
Co vyžaduje vyhovující digitální archivace
Ne každé digitální úložiště se kvalifikuje jako vyhovující archivace. České daňové úřady očekávají, že archivované faktury splňují specifické standardy:
Integrita
Archivované dokumenty musí zůstat nezměněné od okamžiku uložení. Jakýkoli systém, který umožňuje modifikaci archivovaných faktur bez detekce, je nevyhovující. Mechanismy ověření integrity - jako je kryptografické hashování - musí být zavedeny.
Autenticita
Původ každé faktury musí být ověřitelný. Archiv musí uchovávat metadata, která propojují každý dokument s jeho zdrojem a prokazují jeho autenticitu.
Čitelnost
Dokumenty musí zůstat čitelné po celou 10letou archivační lhůtu. To vyžaduje formáty úložiště, které se nestanou zastaralými, a systémy poskytující konzistentní přístup po celou dobu archivace.
Přístupnost
Když daňové úřady požadují dokumenty, musí být předloženy pohotově. Vyhovující archiv musí podporovat efektivní vyhledávání a načítání v milionech dokumentů.
Financování přechodu
České firmy mohou využít financování EU k pokrytí nákladů na implementaci digitální archivace. České přidělení RRF ve výši EUR 7 miliard, s 22,4 % pro digitální projekty, a EUR 55 milionů z EIF Fund of Funds podporují investice do infrastruktury správy dokumentů. Vzhledem k tomu, že všechna opatření RRF musí být dokončena do srpna 2026, je nyní správný čas podat žádost.
Jak pomáhá Arhivix
Arhivix je vytvořen přesně pro tuto výzvu. Platforma chrání každý archivovaný dokument šifrováním AES-256, čímž zajišťuje důvěrnost a integritu po celou 10letou archivační lhůtu. Dokumenty jsou uloženy na AWS S3, které poskytuje 99,999999999% odolnost - což znamená, že vaše faktury přežijí celou archivační lhůtu nedotčené. Každý přístup, zobrazení a načtení je zaznamenáno v komplexních auditních záznamech, poskytujících důkaz integrity dokumentů odolný proti manipulaci, který české daňové úřady vyžadují při kontrolách. S Arhivix se vaše 10letá archivační povinnost stává zvládnutelným, bezpečným a plně auditovatelným procesem.
