Výzva 10leté archivace
České firmy jsou ze zákona povinny uchovávat faktury po dobu minimálně 10 let. To platí pro všechny faktury - vydané i přijaté, domácí i mezinárodní, papírové i elektronické. Pro středně velkou firmu zpracovávající několik tisíc faktur ročně to znamená udržovat spolehlivý přístup k desítkám tisíc dokumentů za celé desetiletí.
Tradičně mnoho českých společností řešilo tuto povinnost prostřednictvím fyzických archivů - krabic papírových faktur uložených v kancelářích, skladech nebo u externích úložných služeb. Ale s tím, jak se Česká republika směřuje k povinné e-fakturaci prostřednictvím EET 2.0 (plánovaného od 1. ledna 2027) a EU rámce ViDA, se digitální archivace stává nejen pohodlnou, ale nezbytnou.
Proč se fyzické archivy stávají neudržitelnými
Fyzické archivy faktur představují rostoucí výzvy, které digitální transformace přímo řeší:
- Náklady na úložiště: Pronájem prostor pro 10 let nahromaděných dokumentů je průběžný výdaj, který každým rokem roste.
- Doba vyhledání: Nalezení konkrétní faktury z doby před sedmi lety ve fyzickém archivu může trvat hodiny nebo i dny. Během daňové kontroly toto zpoždění vytváří riziko nesouladu.
- Zranitelnost při katastrofách: Požár, záplavy nebo prostý úpadek mohou zničit nenahraditelné záznamy. Jediná událost může vymazat roky archivovaných faktur.
- Regulační nekompatibilita: Jak EET 2.0 a ViDA zavádějí požadavky na digitální fakturaci, původní faktura bude digitální. Tisk a ukládání papírových kopií maří účel a nemusí splňovat regulační požadavky na uchovávání dokumentů v jejich původním formátu.
EET 2.0 a imperativ digitální archivace
Plánovaný systém EET 2.0, s dobrovolným pilotem v roce 2026 a povinnou B2C implementací od 1. ledna 2027, bude generovat faktury, které jsou nativně digitální. Tyto strukturované elektronické dokumenty musí být archivovány v původním digitálním formátu pro zachování právní platnosti. Tištěná kopie elektronické faktury nemusí splňovat požadavky na archivaci.
To vytváří jasný mandát: české firmy musí mít schopnosti digitální archivace zavedeny před tím, než se EET 2.0 stane povinným. Období dobrovolného pilotu v roce 2026 je ideální čas pro implementaci a testování řešení digitální archivace.
ViDA: Dlouhodobý digitální rámec
Při pohledu dále do budoucnosti stanoví EU iniciativa ViDA dva klíčové milníky pro Českou republiku:
- Červenec 2030: Povinná přeshraniční B2B e-fakturace pro intra-EU transakce.
- Leden 2035: Termín pro implementaci domácí B2B e-fakturace.
Do roku 2035 budou prakticky všechny B2B faktury v České republice digitální. Jakýkoli archivační systém implementovaný dnes musí být schopen zvládnout plně digitální pracovní postupy po dobu alespoň příštího desetiletí - což se pohodlně shoduje s požadavkem na 10letou archivaci.
Co vyžaduje vyhovující digitální archivace
Ne každé digitální úložiště se kvalifikuje jako vyhovující archivace. České daňové úřady očekávají, že archivované faktury splňují specifické standardy:
Integrita
Archivované dokumenty musí zůstat nezměněné od okamžiku uložení. Jakýkoli systém, který umožňuje modifikaci archivovaných faktur bez detekce, je nevyhovující. Mechanismy ověření integrity - jako je kryptografické hashování - musí být zavedeny.
Autenticita
Původ každé faktury musí být ověřitelný. Archiv musí uchovávat metadata, která propojují každý dokument s jeho zdrojem a prokazují jeho autenticitu.
Čitelnost
Dokumenty musí zůstat čitelné po celou 10letou archivační lhůtu. To vyžaduje formáty úložiště, které se nestanou zastaralými, a systémy poskytující konzistentní přístup po celou dobu archivace.
Přístupnost
Když daňové úřady požadují dokumenty, musí být předloženy pohotově. Vyhovující archiv musí podporovat efektivní vyhledávání a načítání v milionech dokumentů.
Financování přechodu
České firmy mohou využít financování EU k pokrytí nákladů na implementaci digitální archivace. České přidělení RRF ve výši EUR 7 miliard, s 22,4 % pro digitální projekty, a EUR 55 milionů z EIF Fund of Funds podporují investice do infrastruktury správy dokumentů. Vzhledem k tomu, že všechna opatření RRF musí být dokončena do srpna 2026, je nyní správný čas podat žádost.
