Какво е архивната книга и кой е длъжен да я води
Архивната книга е основен регистър за целия деловоден материал, който един създател държи. Според Закона за Националния архивен фонд задължението за водене на архивна книга се отнася до всички юридически и физически лица, чиято дейност създава документация с постоянно или дългосрочно значение: търговски дружества, еднолични търговци, държавни органи, обществени предприятия, институции, адвокатски кантори, счетоводни кантори, лекарски кабинети и сдружения.
С други думи, ако вашата фирма издава фактури, сключва договори, води кадрова отчетност или комуникира с държавни органи, задължени сте да имате архивна книга. Няма значение дали оперирате като ООД, АД, едноличен търговец или сдружение. Важното е, че се създава документация.
Какво трябва да бъде регистрирано
В архивната книга не се вписва всеки отделен документ, а годишно създаденото количество по категории от вашия правилник за деловодство. Типични категории:
- Финансова документация: фактури, експедиционни бележки, банкови извлечения, касови отчети, договори с клиенти и доставчици, счетоводна документация.
- Кадрова документация: трудови договори, формуляри М (декларации Образец 1 и 6 към НАП), отчети на отпуските, заповеди, споразумения за прекратяване, лични досиета на служителите.
- Правни актове и кореспонденция: общи актове, устав, правилници, решения, протоколи от общи събрания и съвети.
- Документация за имуществото: договори за покупко-продажба, договори за наем, документация за регистрация на превозни средства, сертификати, разрешения за строеж.
- Съдебна и данъчна документация: искови молби, решения, актове на НАП, протоколи от инспекционни проверки.
- Техническа документация: проекти, сертификати, протоколи от изпитване, строителни дневници (за строителни фирми).
Формат на въвеждане: какво точно вписвате
Всяка позиция в архивната книга стандартно съдържа:
- Пореден номер в непрекъснатост от учредяването на фирмата
- Година на възникване на документацията
- Номер от класификационния план (категория)
- Съдържание (кратко описание, например "Изходящи фактури 2024")
- Количество (брой класьори, папки, кутии или линейни метри)
- Място на съхранение (офис, склад, външен доставчик)
- Срок на съхранение в години
- Бележки (например "дигитализирано", "изведено 2034")
Срокове на съхранение по категории
| Тип документация | Срок на съхранение |
|---|---|
| Финансова и счетоводна | 10 години |
| Заплати, формуляри М, лични досиета на служителите | 50 години или постоянно |
| Договори за недвижими имоти | 10 години след прекратяване на действието |
| Устав, общи актове, протоколи от общи събрания | постоянно |
| Съдебни дела | 10 години след влизане в сила |
| Инспекционни и данъчни актове | 10 години |
| Оперативна кореспонденция | 2 до 5 години |
Предаване на компетентния архив
Архивната книга се води непрекъснато, а препис (копие) се предава на компетентния държавен архив веднъж годишно, на практика до 30 април за предходната година. Компетентността на архива се определя според седалището на фирмата. София например се покрива от Държавна агенция Архиви и нейните териториални дирекции, а областите извън София се покриват от регионалните държавни архиви.
Освен архивната книга, веднъж годишно се изготвя и предложение за извеждане на безценен деловоден материал (материал с изтекъл срок на съхранение). Извеждането се извършва само с одобрение на архива, никога самостоятелно.
Електронна архивна книга (от 2024)
С измененията на закона от 2023 година електронната архивна книга е правно приравнена на хартиената. Това означава, че можете да я водите в софтуер, да я съхранявате цифрово подписана и да я предавате на архива в електронна форма (XML, PDF/A, подписан с квалифициран електронен подпис). Повечето компетентни архиви в България преминават към електронно приемане от 2026 година, а някои вече го приемат.
Предимства на електронната: нула загуба (книгата не може да бъде изгубена или повредена като хартиената), автоматично описване, когато документът се въведе в DMS, търсене вместо разлистване, автоматичен срок за извеждане, изчислен за всяка позиция.
Санкции за неправилно водене
Инспекционният надзор върху архивния материал се извършва от компетентния архив. Санкциите, предвидени в закона: за юридическо лице от 500 до 10.000 лева за неводене на архивна книга, нередовно въвеждане, несъгласуван класификационен план или самостоятелно унищожаване на материал без одобрение. За отговорното лице в юридическото лице, допълнително от 100 до 1.500 лева. Практиката показва, че санкциите най-често се налагат след сигнал (например от бивш служител в спор) или в рамките на данъчна инспекционна проверка.
Най-чести грешки в практиката
- Няма класификационен план: архивната книга се води "на око", без основание в правилника за деловодство. Инспекцията го вижда веднага.
- Позиции без срокове: регистрирано е какво съществува, но не е посочено докога се пази. Последствие: никога не се извежда, архивът расте безкрайно.
- Самостоятелно унищожаване: фирмата е "почистила склада", защото документите са по-стари от 10 години. Без одобрение на архива това е нарушение, дори ако срокът наистина е изтекъл.
- Смесване на активен и архивен материал: документацията от текущата година не се вписва в архивната книга (води се чрез деловодния регистър). В архивната книга влиза едва след закриване на годината.
- Забравено предаване: фирмата редовно води книгата, но не предава препис на архива. Задължението за предаване е отделно от задължението за водене.
