Вълната на електронното фактуриране в Европа идва. Подгответе архива си за SAF-T, ViDA и еврото през 2026 г.
Държава след държава, хартиените и PDF фактурите се заменят със структурирани електронни фактури, изпращани през държавни или мрежови канали. В България все още няма широк B2B мандат за електронно фактуриране, но вълната наближава: SAF-T се въвежда поетапно от 2026 г., страната приема еврото през 2026 г. и реформата на ЕС за ViDA предстои. А правилата не спират при изпращането: всяка електронна фактура трябва да се архивира, да остане четима и да се представи при поискване в продължение на години.
Електронна фактура, която не можете да представите при ревизия, е електронна фактура, която все едно никога не сте издали.
Цял континент преминава едновременно към структурирано фактуриране.
Това не е една реформа. Това е вълна от отделни национални мандати, всеки със собствен формат, канал и срок, под обща посока на ЕС.
Водени от реформата на ЕС за ДДС в дигиталната епоха (ViDA) и от поредица национални закони, повечето европейски данъчни администрации правят структурираното B2B електронно фактуриране задължително. Структурираната електронна фактура е машинночитаеми данни (XML или хибриден PDF), а не сканирано копие или обикновен PDF, така че данъчната администрация може да я разчете автоматично.
За бизнес, който работи в няколко държави, трудното е, че мандатите не съвпадат. Германия, Франция, Полша, Белгия, Румъния, Италия и Испания прилагат различен формат, различен модел на предаване и различен график. Общото между тях е задължението зад фактурата: да я запазите, цяла и достъпна, за целия срок на съхранение.
Къде се намира всеки пазар през 2026 г.
Моментна снимка от средата на 2026 г. Датите и праговете са се променяли и преди, затова потвърдете действащото правило за вашата държава, преди да предприемете действия.
Други пазари (Хърватия, Сърбия, Португалия, Унгария, Гърция, Турция и Персийския залив) използват собствени системи. Вижте държавните ръководства в блога за местните подробности. Всички статии
В един мандат се крият три промени.
Изпращането на електронна фактура е само видимата част. С него идват още две задължения.
Структуриран формат, а не PDF
Фактурата се превръща в машинночитаеми данни (XML или хибрид като Factur-X и ZUGFeRD), изградени върху европейския стандарт EN 16931, така че данъчната администрация да може да я обработи без човек да я разчита.
Контролиран канал, а не имейл
Фактурата пътува по определен маршрут: мрежа Peppol, акредитирана платформа (PDP във Франция) или държавна клирингова система (KSeF в Полша, SdI в Италия, e-Factura в Румъния), а не прикачен файл във входящата ви поща.
Задължително архивиране, а не папка
Всяка издадена и получена електронна фактура трябва да се съхранява в първоначалната си структурирана форма, четима и непроменена, за законовия срок на съхранение, и да се представи при поискване по време на ревизия. Съхранението е част от мандата, а не нещо допълнително.
Издаването е половината от правилото. Запазването на фактурата е другата половина.
Повечето шум е за това как да изпратите съответстваща електронна фактура. По-тихото задължение, това, което одиторите всъщност проверяват, е дали все още можете да я представите години по-късно.
В цяла Европа електронните фактури трябва да се съхраняват за дълги периоди, обичайно от осем до единадесет години в зависимост от държавата, като през цялото време се запазват тяхната автентичност, цялост и четимост. Структуриран XML, който никоя текуща система не може да отвори, или такъв, който е бил незабелязано променен, не издържа проверката, дори ако фактурата е била изпратена правилно.
Сега ЕС формализира и тази страна. Квалифицираното електронно архивиране стана регулирана удостоверителна услуга по eIDAS 2.0, а Регламент за изпълнение (ЕС) 2025/2532 на Комисията (в сила от 6 януари 2026 г.) определя референтните стандарти за него. Дългосрочното, устойчиво на одит архивиране преминава от добра практика към ясно дефинирана рамка на ЕС.
Точно тук проектът за електронно фактуриране се среща с архивирането на документи. Независимо през кой канал изпращате, фактурите трябва да попаднат някъде, където се пазят криптирани, в правилната юрисдикция, с версии и съхранени според законовия срок, с запис на всеки достъп.
Съответстващият дом за всяка фактура, която изпращате и получавате.
Arhivix не замества вашия канал за електронно фактуриране. Той е архивът под него, създаден точно за това задължение за съхранение.
Прихващане от канала
Приемете издадени и получени електронни фактури в първоначалната им структурирана форма, независимо дали идват от Peppol, национална платформа или вашия счетоводен софтуер.
Съхранение според законовия срок
Пазете всяка фактура криптирана в ЕС, с версии и непроменена, съхранена за периода, който вашата държава изисква, след което унищожена по график със запис на действието.
Представяне при поискване
Намерете всяка фактура за секунди и предайте на одитора пълен, четим запис с регистриран достъп, доказателството, което мандатът наистина проверява.
Изграден около стандартите, които мандатите използват.
EN 16931 и националните формати, запазени точно както са издадени.
Често задавани въпроси
Какво е структурирана електронна фактура и дали PDF е такава?
Структурираната електронна фактура е машинночитаеми данни (обикновено XML или хибриден формат като Factur-X или ZUGFeRD, който носи XML вътре в PDF), изградени върху стандарта EN 16931. Обикновен PDF или сканирано копие не е структурирана електронна фактура, защото данъчната администрация не може да го обработи автоматично.
Колко дълго трябва да съхранявам електронните фактури?
Зависи от държавата, но повечето от Европа изисква фактурите да се съхраняват около осем до единадесет години, като през цялото време се запазват тяхната автентичност, цялост и четимост. Това, което трябва да оцелее, е оригиналният структуриран файл, а не само разпечатка.
Какво е Peppol и какво е клирингов или PDP модел?
Peppol е европейска мрежа за обмен на електронни фактури през акредитирани точки за достъп. Клиринговият модел (като KSeF в Полша, SdI в Италия или e-Factura в Румъния) насочва фактурите през държавна платформа, докато Франция използва акредитирани частни платформи, наречени PDP. Това са различни канали за предаване на един и същи вид структурирана фактура.
Електронното фактуриране означава ли също, че трябва да променя начина, по който архивирам?
Да. Изпращането на съответстваща електронна фактура и архивирането ѝ по съответстващ начин са две отделни задължения. Структурираната фактура трябва да се съхранява, непроменена и четима, за законовия период, поради което квалифицираното електронно архивиране сега е формална удостоверителна услуга на ЕС по eIDAS 2.0.
Работя в няколко държави. Нужна ли ми е по една система за всеки мандат?
Трябва да отговаряте на правилата за изпращане на всяка държава, но не ви е нужен отделен архив за всяка държава. Един съответстващ архив може да съхранява фактури от всеки пазар в първоначалната им форма, съхранени според срока на всяка държава, което е частта, която Arhivix покрива.
Вашите документи вече са живи. Движат се сами.
Нека и вашата компания има автоматизиран документооборот, законосъобразен и достъпен във всеки момент.
Без ангажимент, без кредитна карта.