Документът влиза през една врата и сам стига до точните хора.
Имейл, телефон, програмите, които вече използвате, или плъзнат файл: системата разпознава какво е пристигнало, извлича данните и срока, насочва го към човека, който го решава, и го подрежда на мястото, което сте определили. Процес, раздробен между пет програми, става един поток.
Как изглежда този поток
Пет стъпки, които се случват, без някой да ги води. Днес всяка от тях я върши човек, в различна програма и по памет.
Документите влизат от служебната поща, от телефон чрез сканиране, от програмите, които вече използвате, или с плъзгане в прозореца. Не въвеждате едни и същи данни два пъти и нито един прикачен файл не остава забравен в нечия пощенска кутия.
Системата чете какво е пристигнало: вид на документа, партньор, сума, номер и дата. При касова бележка с повреден QR код данните се възстановяват от текста.
Документът получава име, категория и място в структурата на фирмата. Едно досие държи заедно договора, анексите, фактурите и кореспонденцията, така че търсенето върви по съдържание, а не по това как някой е кръстил файла.
Правило, което задавате веднъж, изпраща документа на човека, който го решава, и му напомня за срока. Фактурата отива при счетоводителя, договорът за подпис, известието за изтичане при собственика.
Всеки достъп и всяка промяна остават в одитната следа, срокът за съхранение се води по категория на документа, а файловете живеят в Arhivix cloud или във Вашето собствено S3 хранилище.
Целта не е подреден документ, а система, която работи без Вас.
Настройвате потока веднъж и оттам нататък той върви сам. На контролното табло виждате какво е влязло, къде стои и кой чака, така че във всеки момент знаете как работи фирмата в действителност.
Arhivix не заменя инструментите, които вече използвате. Работи редом с тях.
Един и същ поток, различни документи
Всяка фирма, която работи с документи, има един и същ проблем: документът пристига, някой го завежда по памет и всичко зависи от този човек. Ето какво означава потокът на практика.
Изберете вашия бранш
ERP вижда наема, не клаузата
Клауза 14.2: наемателят може да упражни опция за прекратяване в сила от 30 юни 2027 г., при деветмесечно писмено предизвестие и липса на съществено нарушение.
Ако Вашата дейност не е в списъка, потокът е същият: приемане, разпознаване, класиране, хора и срокове, следа.
Настройте потока на Вашата фирма
Свържете служебната поща и първият документ минава през системата за няколко минути. 14 дни безплатно, без карта.
Опитайте безплатно