Работно място от бранша снабдяване и входящи фактури, без хора

Снабдяване и входящи фактури

Фактурата чака, а приемателният протокол още е в склада.

Arhivix приема входящите фактури от имейл, скенер и телефон, прочита ги и предлага данните, отбелязва възможен дубликат и държи приемателния протокол и стоковата разписка в същата папка на доставчика. Съпоставянето с поръчката за покупка и осчетоводяването във вашия ERP са в разработка.

Опитайте безплатния план Заявете оферта

Без карта.

Как процесът минава през Arhivix.

Всяка стъпка е отбелязана: какво прави Arhivix днес, какво е в разработка и какво остава в счетоводството, ERP системата или банката ви.

  1. Поръчка за покупка

    Извън Arhivix

    Създава се във вашия ERP или в счетоводната програма. Когато пристигне по имейл като PDF, Arhivix я завежда към доставчика.

  2. Приемателен протокол и стокова разписка

    Работи днес

    Складът снима или сканира хартията и тя стои в папката на доставчика, а в платените планове се намира и по съдържание.

  3. Входяща фактура

    Работи днес

    Пристига по имейл, от скенера или от телефона. Arhivix прочита доставчика, номера, сумата и датите като предложение, а вие потвърждавате.

  4. Възможен дубликат

    Работи днес

    Когато пристигне фактура със същия номер, доставчик и сума, Arhivix я отбелязва, а вие решавате какво следва. Нищо не се изтрива само.

  5. Преглед

    Работи днес

    Документите, които Arhivix не може да подреди със сигурност, чакат вашето потвърждение в Smart Inbox.

  6. Съпоставяне с поръчката за покупка и приемателния протокол

    В разработка

    Проверка дали фактурата отговаря на поръчката за покупка и на полученото количество. Днес и трите документа са в същата папка на доставчика, така че проверката става на едно място.

  7. Одобрение по сума и осчетоводяване в ERP

    В разработка

    Веригите за одобрение с прагове по сума и изпращането към ERP са в разработка. Днес вашият счетоводител въвежда фактурата в счетоводната програма.

  8. Архив

    Работи днес

    Фактурата, приемателният протокол и стоковата разписка остават заедно, с история на версиите и дневник на всяко отваряне.

Работи днес
Налично в приложението днес.
В разработка
Разработваме го. Още не е част от това, което предлагаме, и не го продаваме като готово.
Извън Arhivix
Прави се в счетоводната ви програма, във вашия ERP, в банката или от специалист. Arhivix пази документа за тази стъпка.

Една и съща работа в различни браншове.

Клиент изпраща фактури по имейл, снимки по WhatsApp, а останалото носи в плик в последния ден.

Сортирането излиза от вашите часове, не от тези на клиента, и всеки месец започва отначало.

Скан_фактура_118.pdf Прочетен
  • Клиент Hansa Facilities BV
  • Папка Hansa Facilities BV/2026-⁠07
  • Предложение фактура за покупка, Marendo Trade
Пощата и сканираните документи стигат до същата папка на клиента.
Arhivix днес
Клиентът снима хартията с телефона в папка, споделена с вашата кантора, а пощата до кутията на кантората се подрежда по клиенти с правило. Arhivix прочита всеки документ и предлага вида и данните, за да ги потвърдите.

Една и съща фактура пристига по имейл, на хартия и като снимка от телефон, и се осчетоводява два пъти.

Двойно осчетоводяване или двойно плащане, а после корекция, която струва повече от самото осчетоводяване.

Ф_2291.pdf Възможен дубликат
  • Номер на фактура 2291
  • Доставчик Marendo Trade
  • Сума 1 240,00 EUR
Същият номер, доставчик и сума като сканираното копие. Вие решавате.
Arhivix днес
Arhivix открива възможен дубликат по номер на фактурата, доставчик и сума или по същия файл и ви съобщава, а вие решавате дали е същият документ.

Фактурата на доставчика е задържана, защото никой не намира приемателния протокол и сертификата.

Без доказателство за приемане фактурата не отива за плащане, така че или плащате на доставчика със закъснение, или плащате за стока, която никой не е проверил.

Протокол_0917.jpg подреден
  • Папка Marendo Trade ООД
  • Предложение приемателен протокол 0917, 16.10.2026
  • Уведомени снабдяване
Търсенето Marendo Trade октомври връща протокола, сертификата и фактурата.
Arhivix днес
Складът снима приемателния протокол и сертификата в папката на доставчика, а Arhivix ги прочита и предлага номера и датата. Известие уведомява снабдяването, което намира двата документа и фактурата с едно търсене.

Разписката остава в кухнята, а вашият счетоводител чака.

Счетоводството закъснява, управителят събира хартии от всеки обект в края на месеца, а изгубена разписка вече не подкрепя фактурата.

Разписка_0388.jpg Потвърдена
  • Папка Център / Стокови разписки
  • Предложение разписка 0388, Пекарна Зърно
Споделено с вашия счетоводител по правило
Arhivix днес
Шефът на смяната снима разписката в папката на обекта, Arhivix предлага номера и доставчика, а автоматизация я споделя с вашия счетоводител. Фактурите от пощенската кутия на обекта се подреждат по правило и се споделят по същия начин.

Бетонът пристигна на обекта, разписката замина с бетоновоза, а фактурата на доставчика вече чака.

Фактурата се плаща без потвърдено количество или чака, докато някой намери разписката, а непълна доставка никой не може да докаже.

Разписка_0412.pdf Снимана
  • Доставчик Hansa Facilities BV
  • Папка Сграда Б / Стокови разписки
  • Приета 14.10, 07:40
С фактурата: Hansa разписки октомври.
Arhivix днес
Бригадирът снима разписката в папката на проекта, преди бетоновозът да тръгне. Който проверява фактурата на доставчика, намира всички разписки от този доставчик с едно търсене.

Започва без проект за внедряване.

  1. Свързвате фирмената пощенска кутия или качвате съществуващите си папки, а Arhivix прочита всичко във фонов режим.

  2. Хартията от терена се снима с телефона или се сканира; Arhivix предлага вида и данните, а вие потвърждавате.

  3. Потвърждавате веднъж правило за пощенската кутия: следващия път такъв прикачен файл сам отива на мястото си, а несигурните чакат вашето одобрение.

За малки фирми

Не е нужна карта. Платени планове от 22 EUR на месец при годишно плащане, с цена на фирма.

Безплатният план търси по име на файла; търсенето в съдържанието и AI търсенето са в платените планове.

Опитайте безплатния план

За над 20 акаунта и агенции

Един разговор за вашите процеси, миграцията и програмите, които използвате. Отговаряме в рамките на един работен ден.

Заявете оферта

Публични цени, на фирма

Планът Arhivix Lite е безплатен и не изисква карта. Платените планове започват от 22 EUR на месец при годишно плащане, а дори най-малкият включва 5 потребителски акаунта, без таксуване на потребител. За повече от 20 акаунта изготвяме индивидуална оферта.

Вижте плановете и цените

Често задавани въпроси

Още не. Съпоставянето с поръчката за покупка и приемателния протокол е в разработка. Днес Arhivix държи и трите документа на един доставчик в същата папка и прочита данните в тях, така че проверката става на едно място, а не в пет пощенски кутии.

Когато номерът, доставчикът и сумата съвпадат, Arhivix я отбелязва като възможен дубликат, а вие решавате дали е същата фактура. Arhivix не изтрива нищо сам.

Още не. Връзките с ERP системи и счетоводни програми са в разработка, а връзки по поръчка изграждаме с договор Enterprise. Днес вашият счетоводител въвежда фактурите в счетоводната програма.

Качвате съществуващите си папки или свързвате фирмената пощенска кутия, а Arhivix индексира всичко във фонов режим. Стандартните планове не изискват проект за миграция, нито консултанти. С договор Enterprise съществуващият ви архив се прехвърля със запазена логика на папките, метаданни и срокове на съхранение.

Абсолютно. Можете да отмените с едно щракване от настройките на акаунта. Данните ви остават достъпни до края на текущия период на фактуриране. След това акаунтът се поставя в пауза и имате 30 дни, за да експортирате данните си.

Не намирате отговора си? Пишете ни на support@arhivix.com

Изпратете първия си документ. Arhivix го подрежда.

Опитайте безплатния план Заявете оферта

Без ангажимент, без кредитна карта.

NOTIX DOO Beograd · MB 21993310 Проверете регистрационния номер в публичния търговски регистър APR (отваря се в нов прозорец) · PIB 114240716

Dušana Matića 26, 11000 Белград

От понеделник до петък, от 09:00 до 17:00 CET

Фактура_Hansa_118.pdf Препратено
  • Получено по имейл 14:32
  • Прочетено, данните са потвърдени
  • Проверено на терен и одобрено
  • Препратено към счетоводителя и към вашата програма

Следва: първият ви документ

Кадри: Pexels (Karola G, Kaboompics), лиценз Pexels.