Защо да преминете без хартия?
Средният офис използва 10 000 листа хартия на служител годишно. За компания от 20 души това са 200 000 листа -- или около 24 дървета. Но проблемът не е само екологичен.
Хартиените документи:
- Заемат физическо пространство, което струва пари (наем, рафтове, склад)
- Не могат да бъдат търсени -- трябва да ги намерите ръчно
- Могат да бъдат повредени (вода, огън, влажност)
- Трудни за споделяне с отдалечени екипи
- Забавят процесите -- отпечатай, подпиши, изпрати, архивирай
Стъпка 1: Одит на съществуващите документи
Преди да започнете дигитализацията, трябва да знаете какво имате. Направете инвентаризация:
- Какви видове документи съществуват (договори, фактури, отчети...)?
- Колко са общо?
- Какви са законовите срокове за съхранение?
- Кои са активни и кои са за архив?
Това Ви помага да приоритизирате -- започнете с най-често използваните документи.
Стъпка 2: Изберете правилната DMS
Системата за управление на документи е сърцето на безхартиения офис. При избора обърнете внимание на:
- OCR възможности -- може ли да разпознава текст от сканирани документи?
- Търсене -- поддържа ли пълнотекстово търсене по съдържание?
- Сигурност -- криптиране, контрол на достъпа, резервно копие?
- Мащабируемост -- расте ли заедно с Вашата компания?
- Интеграции -- работи ли със съществуващите Ви инструменти?
Стъпка 3: Дигитализирайте съществуващата документация
Сканирането е най-трудоемката част от процеса, но когато бъде направена -- е готова завинаги. Съвети:
- Използвайте скенер с автоматично подаване на документи (ADF) за масово сканиране
- Сканирайте във PDF/A формат -- стандарт за дългосрочно съхранение
- Използвайте OCR, за да направите документите търсими
- Именувайте файловете последователно (дата_тип_описание)
- Организирайте в ясна структура на папки
За големи обеми помислете за професионални услуги за сканиране.
Стъпка 4: Установете дигитални работни потоци
Безхартиеният офис не е само сканиране на стари документи -- става дума за промяна на начина, по който работите:
- Електронни подписи вместо отпечатай-подпиши-сканирай
- Дигитални формуляри вместо хартиени форми
- Имейл/DMS за одобрения вместо физическо подписване
- Електронни фактури чрез системи за е-фактуриране
- Облачно съхранение вместо физически архиви
Стъпка 5: Обучете екипа си
Технологията е безполезна, ако хората не я използват. Обучението трябва да бъде:
- Кратко и практично -- фокус върху ежедневните задачи
- Повторяемо -- не само веднъж в началото
- Подкрепено от ръководството -- ако шефът все още печата, никой няма да се промени
Спестявания от безхартиен офис
| Категория | Годишни спестявания (компания от 20 души) |
|---|---|
| Хартия и тонер | ~2 000 EUR |
| Физическо пространство за съхранение | ~3 000 EUR |
| Време за търсене на документи | ~500+ часа |
| Изпращане/доставка на документи | ~1 000 EUR |
Заключение
Преминаването към безхартиен офис е процес, а не еднократно събитие. Но всяка стъпка носи измерими спестявания на време, пари и пространство.
Започнете с Arhivix -- настройте система за дигитално управление на документи за по-малко от ден и започнете да спестявате от самата първа минута.
