Работно място от бранша сертификати, лицензи и прегледи, без хора

Сертификати, лицензи и прегледи

Само един човек знае кога е следващият преглед.

Удостоверения, сертификати на доставчици, лицензи и протоколи от прегледи стоят в папката на машината, превозното средство или доставчика. Arhivix предлага датата, до която документът е валиден, а вие въвеждате следващия срок веднъж и напомнянето ви уведомява.

Опитайте безплатния план Заявете оферта

Без карта.

Как процесът минава през Arhivix.

Всяка стъпка е отбелязана: какво прави Arhivix днес, какво е в разработка и какво остава в счетоводството, ERP системата или банката ви.

  1. Досие

    Работи днес

    Папка за всяка машина, превозно средство, обект или доставчик, с права за всеки човек.

  2. Документът пристига

    Работи днес

    Сертификат пристига по имейл и се подрежда по правило или се снима на място.

  3. Валиден до

    Работи днес

    За удостоверения и сертификати Arhivix предлага датата, до която са валидни, а вие потвърждавате.

  4. Срок и напомняне

    Работи днес

    Въвеждате следващия преглед веднъж в Срокове, а напомнянето ви уведомява преди изтичането.

  5. История

    Работи днес

    Всеки по-ранен протокол остава в същата папка, така че историята на прегледите е на едно място.

  6. Регистър на оборудването

    Извън Arhivix

    Arhivix не е регистър на оборудването, нито програма за здравословни и безопасни условия на труд. Тази документация води вашият специалист.

Работи днес
Налично в приложението днес.
Извън Arhivix
Прави се в счетоводната ви програма, във вашия ERP, в банката или от специалист. Arhivix пази документа за тази стъпка.

Една и съща работа в различни браншове.

Протоколът от прегледа на мотокара изтича този месец, а датата я знаят само един човек и неговата таблица.

Оборудване без валиден протокол не бива да се използва, така че ако разберете в последния момент, това означава престой, а протоколите изтичат тихо, всеки на различна дата.

Протокол_мотокар.pdf със срок
  • Папка Мотокар FL-⁠02
  • Валиден до 30.10.2026
Напомнянето дойде месец преди изтичането, на 30.09.2026.
Arhivix днес
Протоколът пристига по имейл от контролния орган и се подрежда по вашето правило или се снима в папката на машината, а Arhivix го прочита и предлага данните. Датата на следващия преглед въвеждате веднъж в Срокове, с напомняне толкова дни по-⁠рано, колкото искате.

Партидата е дефектна, а за рекламацията трябват сертификатът, приемателният протокол и снимката при приемане, всички от една и съща доставка.

Без пълни доказателства рекламацията се бави или пропада, а разходът за лошата суровина остава за вас.

Сертификат_0917.pdf изпратен
  • Доставчик Marendo Trade ООД
  • Партида 41872
  • Доставка 0917: приемателен протокол, 3 снимки
Дневник: връзката е отворена на 23.10.2026 в 10:42.
Arhivix днес
Всичко от една доставка е в папката на доставчика, а търсене по доставчик, номер на партида или дата връща заедно сертификата, приемателния протокол и снимките, защото чете и текста на сканиран сертификат. Изпращате на доставчика връзка със срок на валидност, а дневникът показва кога е отворена.

Здравният преглед на сезонен работник изтича в средата на сезона, а датата е в папка, която никой не отваря.

Работник без валиден преглед не може да работи с храна, така че смяната остава с един човек по-⁠малко, когато има най-⁠голяма нужда от него.

Преглед_0003.pdf Със срок
  • Предложение валидно до 20.07.2027
  • Достъп само управителят на обекта
Срокове: напомняне 30 дни преди изтичането
Arhivix днес
Удостоверението на всеки работник се снима в папката на обекта, а Arhivix го прочита и предлага датата, до която е валидно. Следващия преглед въвеждате веднъж в Срокове и напомнянето идва преди изтичането.

Пожарогасителите и хидрантите имат свои дати за проверка, а протоколът остава при сервизната фирма.

Когато потрябва, документацията трябва да се покаже, а не да се изготви, и каквото е при сервизната фирма, този ден не съществува.

Протокол_ПБ_0412.pdf Подреден
  • Папка Център / Пожарна безопасност
  • Следваща проверка 12.04.2027, в Срокове
Правило: имейлите от сервизната фирма идват тук
Arhivix днес
Протокол, който сервизната фирма изпраща по имейл, се подрежда по правило в папката на обекта, а хартиеният се снима. Следващите проверки и обучението на новия персонал въвеждате в Срокове с напомняне, така че досието за пожарна безопасност на обекта е на едно място.

Регистрацията, техническият преглед и застрахователната полица на всеки камион изтичат на различни дати, а само диспечерът ги помни всичките.

Превозно средство с изтекъл документ не може да излезе на пътя, така че курсът чака или тръгва с друг камион.

Преглед_2026.pdf Със срок
  • Технически преглед изтича 12.11.2026
  • Застрахователна полица изтича 03.02.2027
  • Лизинг 30.06.2027, от договора
Напомняне 14 дни преди изтичането.
Arhivix днес
Документите на всяко превозно средство са в папката на регистрационния му номер, а датата на изтичане въвеждате веднъж в Срокове, така че напомнянето идва преди нея. При договорите за лизинг и наем Arhivix сам прочита крайната дата и задава срок, който можете да промените, а напомнянето добавяте сами.

Започва без проект за внедряване.

  1. Свързвате фирмената пощенска кутия или качвате съществуващите си папки, а Arhivix прочита всичко във фонов режим.

  2. Хартията от терена се снима с телефона или се сканира; Arhivix предлага вида и данните, а вие потвърждавате.

  3. Потвърждавате веднъж правило за пощенската кутия: следващия път такъв прикачен файл сам отива на мястото си, а несигурните чакат вашето одобрение.

За малки фирми

Не е нужна карта. Платени планове от 22 EUR на месец при годишно плащане, с цена на фирма.

Безплатният план търси по име на файла; търсенето в съдържанието и AI търсенето са в платените планове.

Опитайте безплатния план

За над 20 акаунта и агенции

Един разговор за вашите процеси, миграцията и програмите, които използвате. Отговаряме в рамките на един работен ден.

Заявете оферта

Публични цени, на фирма

Планът Arhivix Lite е безплатен и не изисква карта. Платените планове започват от 22 EUR на месец при годишно плащане, а дори най-малкият включва 5 потребителски акаунта, без таксуване на потребител. За повече от 20 акаунта изготвяме индивидуална оферта.

Вижте плановете и цените

Често задавани въпроси

За удостоверения и сертификати предлага датата, до която са валидни. За протоколи от прегледи въвеждате следващия срок веднъж, а напомнянето ви уведомява.

Не. Пази документите и сроковете на оборудването, а регистъра на оборудването води вашият специалист или отделна програма.

Само хората, на които дадете достъп до папката, а всяко отваряне се записва в дневника.

Качвате съществуващите си папки или свързвате фирмената пощенска кутия, а Arhivix индексира всичко във фонов режим. Стандартните планове не изискват проект за миграция, нито консултанти. С договор Enterprise съществуващият ви архив се прехвърля със запазена логика на папките, метаданни и срокове на съхранение.

Абсолютно. Можете да отмените с едно щракване от настройките на акаунта. Данните ви остават достъпни до края на текущия период на фактуриране. След това акаунтът се поставя в пауза и имате 30 дни, за да експортирате данните си.

Не намирате отговора си? Пишете ни на support@arhivix.com

Изпратете първия си документ. Arhivix го подрежда.

Опитайте безплатния план Заявете оферта

Без ангажимент, без кредитна карта.

NOTIX DOO Beograd · MB 21993310 Проверете регистрационния номер в публичния търговски регистър APR (отваря се в нов прозорец) · PIB 114240716

Dušana Matića 26, 11000 Белград

От понеделник до петък, от 09:00 до 17:00 CET

Фактура_Hansa_118.pdf Препратено
  • Получено по имейл 14:32
  • Прочетено, данните са потвърдени
  • Проверено на терен и одобрено
  • Препратено към счетоводителя и към вашата програма

Следва: първият ви документ

Кадри: Pexels (K), лиценз Pexels.