Дигитализация: Повече от просто сканиране
Много хора мислят, че дигитализация = сканиране. Но сканирането е само първата стъпка. Истинската цел на дигитализацията е да направи хартиения документ търсим, организиран и трайно съхранен в дигитална форма.
Без OCR обработка, сканираният документ е просто изображение -- не можете да търсите текста, да копирате съдържание или автоматично да извличате данни.
OCR: Технологията, която чете документи
OCR (оптично разпознаване на знаци) е технология, която преобразува изображения на текст в реален, търсим текст. Модерните OCR системи, особено базираните на AI, постигат точност от 99%+ дори при документи с лошо качество.
Какво може да разпознае OCR:
- Печатен текст на английски, немски, сръбски и други езици
- Таблици и структурирани данни
- Печати и подписи (като изображения, не като текст)
- Различни шрифтове и размери на текст
- Текст на завъртени или наклонени документи
Кой формат да използвате за съхранение?
Изборът на правилния формат е ключов за дългосрочното съхранение:
| Формат | Предимства | Най-подходящ за |
|---|---|---|
| PDF/A | ISO стандарт за архивиране, самостоятелен | Дългосрочно съхранение, правни документи |
| Универсално съвместим | Ежедневна употреба | |
| TIFF | Качество без загуби, поддържа многостранични файлове | Висококачествено архивно сканиране |
Препоръка: Използвайте PDF/A за всички бизнес документи, които трябва да се съхраняват повече от 5 години.
Правни аспекти на дигитализацията на документи
В ЕС и много юрисдикции по света:
- Дигитализираните документи могат да имат същата правна валидност като оригиналите, при определени условия
- Процесът на дигитализация трябва да бъде документиран
- Целостта на дигитализирания документ трябва да бъде гарантирана (доказателство, че не е бил променен)
- За определени категории документи може да се изисква квалифициран електронен печат или подпис
- Хартиените оригинали могат да бъдат унищожени след дигитализация, освен ако законът не изисква друго
Как да организирате процеса на дигитализация
Фаза 1: Подготовка (1-2 седмици)
- Направете инвентаризация на всички хартиени документи
- Определете приоритети (най-често използваните документи първо)
- Определете структура на папки и конвенции за именуване
- Изберете DMS (Arhivix или друга)
Фаза 2: Сканиране (2-4 седмици за средна компания)
- Сканирайте на партиди по категория
- Използвайте ADF скенер за масово сканиране
- Проверявайте качеството на скановете
- Приложете OCR на всеки документ
Фаза 3: Организация и проверка (1 седмица)
- Проверете дали всички документи са правилно категоризирани
- Тествайте търсенето -- можете ли да намерите документи?
- Настройте контрол на достъпа
- Създайте стратегия за резервно копие
Колко струва дигитализацията?
Разходите зависят от обема:
- Сами: Скенер (200-1 000 EUR) + DMS абонамент + Вашето време
- Професионална услуга за сканиране: 0,05-0,15 EUR на страница (за големи обеми)
- Пълна услуга: Сканиране + организация + настройка на DMS: зависи от обема
Заключение
Дигитализацията на документи е инвестиция, която се изплаща многократно. По-малко пространство, по-бързо търсене, по-добра сигурност и съответствие с регулациите.
С Arhivix дигитализираните документи стават мигновено търсими с AI -- качете сканиран документ и го намерете за секунди, без ръчно маркиране.
