Ресторанти и хотели

Доставчик идва във всяко заведение всеки ден, стоковата разписка остава в кухнята, а до пето число счетоводителят ви издирва фактури.

Шефът на смяната снима разписката в папката на обекта, Arhivix я прочита, а фактурите и разписките стигат до вашия счетоводител по правило, което задавате веднъж.

Опитайте безплатния план Заявете оферта

Без карта.

Проблеми, които познавате.

Разписката остава в кухнята, а вашият счетоводител чака.

Счетоводството закъснява, управителят събира хартии от всеки обект в края на месеца, а изгубена разписка вече не подкрепя фактурата.

Разписка_0388.jpg Потвърдена

Папка Център / Стокови разписки
Предложение разписка 0388, Пекарна Зърно

Споделено с вашия счетоводител по правило

Arhivix днес: Шефът на смяната снима разписката в папката на обекта, Arhivix предлага номера и доставчика, а автоматизация я споделя с вашия счетоводител. Фактурите от пощенската кутия на обекта се подреждат по правило и се споделят по същия начин.

Сметки за абонаменти, оборудване и комисиони пристигат на три имейл адреса, а всеки обект чете само своя.

Сметка, която никой не отваря, не стига навреме до вашия счетоводител, а понякога една и съща сметка пристига два пъти.

Комисиона_0915.pdf Подредено

Пристигнало на reception@company.bg
Папка Фактури от доставчици / Комисиони

Възможен дубликат: същата сметка пристигна и на invoices@company.bg

Arhivix днес: Свържете пощенските кутии на всички обекти (Gmail, Microsoft 365 или IMAP), а Arhivix прочита всеки прикачен файл и го подрежда по правило; несигурните чакат вашето одобрение в Smart Inbox. Когато една и съща сметка пристигне два пъти, Arhivix я отбелязва като възможен дубликат, а вие решавате.

Сезонният договор с туроператор изтича, а датата за прекратяване или промяна на цените мина, докато лежеше в пощенската кутия.

Сезонът минава с миналогодишните цени и условия.

Сезонен_договор.pdf Със срок

Предложение изтича 31.03.2027
Предизвестие 60 дни

Подновяване 30.01.2027, с напомняне

Arhivix днес: Когато договорът пристигне, Arhivix прочита крайната дата и срока за предизвестие и сам задава два срока: изтичането и последния ден за подаване на предизвестие, които можете да промените или отхвърлите, а напомнянето добавяте сами. Качете новата ценова листа върху старата, а предишната остава в историята на версиите.

Здравният преглед на сезонен работник изтича в средата на сезона, а датата е в папка, която никой не отваря.

Работник без валиден преглед не може да работи с храна, така че смяната остава с един човек по-⁠малко, когато има най-⁠голяма нужда от него.

Преглед_0003.pdf Със срок

Предложение валидно до 20.07.2027
Достъп само управителят на обекта

Срокове: напомняне 30 дни преди изтичането

Arhivix днес: Удостоверението на всеки работник се снима в папката на обекта, а Arhivix го прочита и предлага датата, до която е валидно. Следващия преглед въвеждате веднъж в Срокове и напомнянето идва преди изтичането.

Пожарогасителите и хидрантите имат свои дати за проверка, а протоколът остава при сервизната фирма.

Когато потрябва, документацията трябва да се покаже, а не да се изготви, и каквото е при сервизната фирма, този ден не съществува.

Протокол_ПБ_0412.pdf Подреден

Папка Център / Пожарна безопасност
Следваща проверка 12.04.2027, в Срокове

Правило: имейлите от сервизната фирма идват тук

Arhivix днес: Протокол, който сервизната фирма изпраща по имейл, се подрежда по правило в папката на обекта, а хартиеният се снима. Следващите проверки и обучението на новия персонал въвеждате в Срокове с напомняне, така че досието за пожарна безопасност на обекта е на едно място.

Един документ през вашата фирма.

Разрез през фирма от вашия бранш: как пристига документът, какво прочита Arhivix, кой потвърждава и къде остава.

Шефът на смяната я снима с телефона Разписка_0388.jpg
Arhivix го прочита предложение: разписка 0388, Пекарна Зърно
Офис на управителя управителят потвърждава, счетоводителят я получава по правило
Архив всяка версия се пази, всеки достъп се записва

Получено

Шефът на смяната я снима с телефона Разписка_0388.jpg
Прочетено

Arhivix го прочита предложение: разписка 0388, Пекарна Зърно
Потвърждава правилният човек

Офис на управителя управителят потвърждава, счетоводителят я получава по правило
Съхранено

Архив всяка версия се пази, всеки достъп се записва

Опитайте безплатния план

Одобренията и връзката с вашия ERP се настройват за вашата фирма.

Заявете оферта

Документите и правилата на вашия бранш.

Документи, които пристигат

Стокови разписки Разписка_пекарна_0388.jpg
Фактури от доставчици Фактура_мандра_2214.pdf
Касови бележки Касова_бележка_0571.jpg
Прегледи и сертификати Здравен_преглед_0003.pdf
Договори Договор_доставчик_0012.pdf

Правила, които работят сами

Когато разписка влиза в папката на обекта Тогава уведоми управителя
Когато фактура е подредена Тогава сподели я със счетоводителя
Когато въвеждате дата на здравен преглед Тогава напомняне преди изтичане

Правилата уведомяват, споделят и напомнят; всяко прочетено поле е предложение, което човек потвърждава.

Важи за всеки документ

Всяка промяна е нова версия, а по-⁠ранна се връща с едно щракване.
Връзката за споделяне има срок на валидност и парола, а дневникът показва кой я е отворил.
Давате достъп по папка и по документ; всяко отваряне, изтегляне и споделяне се записва в дневника.

Започва без проект за внедряване.

Свързвате фирмената пощенска кутия или качвате съществуващите си папки, а Arhivix прочита всичко във фонов режим.
Хартията от терена се снима с телефона или се сканира; Arhivix предлага вида и данните, а вие потвърждавате.
Потвърждавате веднъж правило за пощенската кутия: следващия път такъв прикачен файл сам отива на мястото си, а несигурните чакат вашето одобрение.

За малки фирми

Не е нужна карта. Платени планове от 22 EUR на месец при годишно плащане, с цена на фирма.

Безплатният план търси по име на файла; търсенето в съдържанието и AI търсенето са в платените планове.

Опитайте безплатния план

За над 20 акаунта и агенции

Един разговор за вашите процеси, миграцията и програмите, които използвате. Отговаряме в рамките на един работен ден.

Заявете оферта

Кой вижда документите ви и къде се намират.

500+ компании
92% от документите се класифицират автоматично
2 региона в ЕС съхраняват всеки документ

Съхранение: Нашият облак в ЕС или вашият S3 (Enterprise).
Криптиране: AES-256 при съхранение, TLS 1.3 при пренос.
Достъп: Само тези, на които разрешите, с 2FA. Всеки преглед се записва.

Публични цени, на фирма

Планът Arhivix Lite е безплатен и не изисква карта. Платените планове започват от 22 EUR на месец при годишно плащане, а дори най-малкият включва 5 потребителски акаунта, без таксуване на потребител. За повече от 20 акаунта изготвяме индивидуална оферта.

Вижте плановете и цените

Често задавани въпроси

Всеки обект получава своя папка или работно пространство, а достъпът се дава по обект: шефът на смяната вижда своя обект, управителят всички. Вашият счетоводител получава това, което правилата споделят, от всеки обект. Броят на работните пространства и пощенските кутии расте с плана: Lite има по едно, а Basic има две работни пространства и до три пощенски кутии.

Не. Шефът на смяната снима разписката с мобилното приложение, което намира ръбовете на страницата, изправя я и обединява няколко страници в един документ. Скенер или качване от компютър работят по същия начин, ако така е по-лесно.

Да, като срок с напомняне. Удостоверението се снима в папката на обекта, Arhivix предлага датата, до която е валидно, а вие въвеждате следващия преглед веднъж в Срокове, така че напомнянето идва преди изтичането. Дайте достъп до папката с удостоверенията само на управителя. Arhivix не е регистър на прегледите: удостоверението е документ със срок и напомняне.

Качвате съществуващите си папки или свързвате фирмената пощенска кутия, а Arhivix индексира всичко във фонов режим. Стандартните планове не изискват проект за миграция, нито консултанти. С договор Enterprise съществуващият ви архив се прехвърля със запазена логика на папките, метаданни и срокове на съхранение.

Абсолютно. Можете да отмените с едно щракване от настройките на акаунта. Данните ви остават достъпни до края на текущия период на фактуриране. След това акаунтът се поставя в пауза и имате 30 дни, за да експортирате данните си.

Не намирате отговора си? Пишете ни на support@arhivix.com

Изпратете първия си документ. Arhivix го подрежда.

Опитайте безплатния план Заявете оферта

Без ангажимент, без кредитна карта.

NOTIX DOO Beograd · MB 21993310 Проверете регистрационния номер в публичния търговски регистър APR (отваря се в нов прозорец) · PIB 114240716

Dušana Matića 26, 11000 Белград

От понеделник до петък, от 09:00 до 17:00 CET

Фактура_Hansa_118.pdf Препратено

Получено по имейл 14:32
Прочетено, данните са потвърдени
Проверено на терен и одобрено
Препратено към счетоводителя и към вашата програма

Следва: първият ви документ

Кадри: Pexels (Sururi Ballıdağ), лиценз Pexels.