Elektronsko arhiviranje: Zakonska obaveza od 2024.
Prema Zakonu o arhivskoj gradji i arhivskoj delatnosti (Sluzbeni glasnik br. 6/2020) i Uredbi o jedinstvenim tehnicko-tehnoloskim zahtevima (Sluzbeni glasnik br. 107/2021), elektronsko arhiviranje je obavezno za sve kompanije u Srbiji od 1. januara 2024.
Svaka kompanija mora da razvije interna pravila arhiviranja (Pravilnik o arhiviranju) koja definisu kako se dokumenti kreiraju, klasifikuju, cuvaju i na kraju unistravaju. Ova pravila moraju biti u skladu sa propisanim tehnicko-tehnoloskim zahtevima za osiguranje autenticnosti, integriteta i upotrebljivosti elektronskih dokumenata.
Godisnje izvestavnje o uskladjenosti
Pored uspostavljanja internih pravila, kompanije moraju podnositi godisnje izvestaje o primeni svom nadleznom arhivu. Ovi izvestaji moraju demonstrirati da kompanija aktivno prati svoje procedure arhiviranja i odrzava pravilne prakse upravljanja dokumentima tokom cele godine.
Mnoga srpska preduzeca se bore sa ovim zahtevom, jer on zahteva kontinuiranu paznju umesto jednokratnog podesavanja. Kompanijama su potrebni sistemi koji mogu automatski pratiti zivotne cikluse dokumenata i generisati izvestaje o uskladjenosti.
Mogucnost programa Digital Europe
Kao punopravni clan programa Digital Europe (ukupno 7,6 milijardi EUR za 2021-2027), Srbija nudi preduzecima pristup finansiranju na nivou EU za digitalnu transformaciju. Projekat Svetske banke EDGE, inicijativa vredna 50 miliona dolara, vec je pomogao Srbiji da dodje u prvih 10 na globalnoj listi digitalne uprave. Dodatno, Fond za inovacionu delatnost Srbije pruza grantove za tehnologiju i digitalne inovacije koji mogu nadoknaditi ulaganja u sisteme za arhiviranje.
Kako Arhivix pomaze
Arhivix je dizajniran da ispuni specificne zahteve srpskog zakona o arhiviranju. Svaki dokument sacuvan u Arhivix-u je zasticen AES-256 enkripcijom i smesten na AWS S3 infrastrukturi, osiguravajuci autenticnost, integritet i upotrebljivost koju zakon zahteva. Sveobuhvatni revizorski tragovi automatski prate svaku interakciju sa dokumentima, cime godisnje izvestavnje o uskladjenosti postaje jednostavno. Sa automatizovanim rasporedom zadrzavanja i alatima za klasifikaciju, Arhivix pomaze kompanijama da odrzavaju svoja interna pravila arhiviranja bez manuelnog tereta koji dovodi do propusta u uskladjenosti.
