Kako popuniti arhivsku knjigu: vodič korak po korak za 2026.

Arhivska knjiga je osnovna evidencija o celokupnom dokumentarnom materijalu koji nastaje u radu vaše firme, a upisi se vode po kategorijama iz Liste kategorija, sa rokom čuvanja za svaku. Prepis za prethodnu godinu dostavljate nadležnom javnom arhivu najkasnije do 30. aprila, po Zakonu o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti (Sl. glasnik RS 6/2020).

Stanje na dan 11. novembra 2026: Istorijski arhiv Beograda na svom sajtu obaveštava pravna lica sa teritorije Beograda da do daljeg ne prima novu dokumentaciju, da mu prepis arhivske knjige ne dostavljaju ni lično ni poštom dok ne uspostavi e-servis, i da do tada neće sprovoditi kaznene mere iz zakona. Obaveza vođenja knjige ostaje, a firme van Beograda način predaje proveravaju kod svog nadležnog arhiva.

Koje rubrike ima arhivska knjiga?

Obrazac AK propisuje Pravilnik o obrascu arhivske knjige (Sl. glasnik RS 34/2022). Upis se vrši hronološki, po godinama i klasifikacionim oznakama, prema važećoj Listi kategorija (član 3 Pravilnika). Obrazac ima 11 rubrika:

Rubrika	Šta se upisuje	Primer
1. Redni broj	Broj materijala iste vrste (iste klasifikacione oznake) nastalog tokom godine; redni brojevi se nastavljaju kontinuirano iz godine u godinu	37
2. Datum upisa	Dan, mesec i godina upisa; materijal iz prethodne godine upisuje se najkasnije do kraja aprila	15.01.2026.
3. Godina nastanka	Godina ili raspon godina u kojima je materijal nastao	2025
4. Sadržaj	Kratka sadržina dokumentarnog materijala	Dnevnik i glavna knjiga
5. Klasifikaciona oznaka	Oznaka iz vaše Liste kategorija	04-01
6. Rok čuvanja iz Liste kategorija	Rok iz usvojene Liste kategorija	10 godina
7. Broj saglasnosti na Listu kategorija	Broj saglasnosti nadležnog arhiva na vašu Listu	Broj iz akta arhiva
8. Količina	Broj jedinica (fascikla, kutija, registrator); za elektronski materijal format i memorijski kapacitet za svaki unos	2 registratora
9. Prostorije i police, odnosno uređaji za skladištenje	Prostorija, polica i ormar, ili vrsta uređaja i lokacija za elektronski materijal, sa svim promenama smeštaja	Kancelarija 2, ormar 1, polica 3
10. Broj i datum zapisnika	Broj i datum saglasnosti arhiva za izdvajanje radi uništenja materijala kome je istekao rok	Popunjava se pri izlučivanju
11. Primedba	Podaci o izdvajanju ili predaji arhivske građe arhivu i druge informacije važne za pretragu	Nema

Rok od deset godina u primeru dolazi iz člana 28 Zakona o računovodstvu (Sl. glasnik RS 73/2019 i 44/2021), po kome se dnevnik i glavna knjiga čuvaju deset godina. Rok za vašu kategoriju uvek uzimate iz svoje Liste kategorija.

Arhivix za firme u Srbiji vodi arhivsku knjigu u istom sistemu u kome čuva dokumente: dokument koji stigne iz poslovnog mejla (Gmail, Microsoft 365, IMAP), sa skenera ili sa telefona dobija predloženu vrstu i podatke, a kada ga potvrdite i arhivirate, upisuje se u arhivsku knjigu sa rokom čuvanja iz vaše Liste kategorija. Provera pokazuje polja koja nedostaju, godišnji prepis preuzimate kao PDF i predatu godinu možete zaključati, a prepis arhivu i dalje dostavljate vi. Pogledajte kako Arhivix vodi arhivsku knjigu za firme i knjigovođe.

Korak po korak: kako popuniti arhivsku knjigu

Korak 1: pripremite Listu kategorija

Po članu 14 zakona firma donosi Listu kategorija arhivske građe i dokumentarnog materijala sa rokovima čuvanja, a nadležni javni arhiv daje saglasnost na nju. Broj te saglasnosti upisujete u sedmu rubriku knjige, pa bez nje knjiga ne može da bude potpuna.

Korak 2: napravite inventar dokumentacije za godinu

Popišite sav materijal koji je nastao ili primljen tokom godine, u papiru i elektronski:

• Fakture (ulazne i izlazne, uključujući e-fakture)
• Ugovori
• Kadrovska dokumentacija
• Finansijski izveštaji i poslovne knjige
• Poreska dokumentacija
• Opšta prepiska
• Tehnička dokumentacija

Korak 3: razvrstajte materijal po klasifikacionim oznakama

Svaku vrstu materijala svrstajte u kategoriju iz Liste kategorija. Klasifikaciona oznaka i rok čuvanja upisuju se tačno onako kako stoje u Listi.

Korak 4: upišite podatke

Upis ide hronološki, po godinama i klasifikacionim oznakama. Redni brojevi se nastavljaju iz prethodne godine, a materijal iz prethodne godine upisuje se najkasnije do kraja aprila.

Korak 5: dostavite prepis

Firma po članu 9 određuje odgovorno stručno lice za zaštitu arhivske građe i dokumentarnog materijala, i njemu je logično poveriti vođenje knjige i prepis. Prepis se dostavlja nadležnom javnom arhivu prema sedištu firme do 30. aprila; za Beograd važi obaveštenje Istorijskog arhiva Beograda opisano na početku teksta.

Najčešće greške pri popunjavanju

1. Redni broj počinje od 1 svake godine: Pravilnik kaže da se redni brojevi nastavljaju kontinuirano iz godine u godinu.
2. Nema saglasnosti na Listu kategorija: bez nje ostaje prazna sedma rubrika, a klasifikacione oznake nemaju osnov.
3. Izostavljen elektronski materijal: e-fakture, mejlovi i digitalni ugovori se upisuju, sa formatom i memorijskim kapacitetom.
4. Neprecizna količina i lokacija: navedite broj jedinica i tačno mesto čuvanja, i upisujte promene smeštaja.
5. Popunjavanje u poslednjem trenutku: upis tokom godine olakšava prepis u aprilu.

Elektronska ili papirna arhivska knjiga?

Po članu 2 Pravilnika arhivska knjiga se može voditi u papirnom i elektronskom obliku. Papirna knjiga ima tvrdi povez, horizontalni A4 format i numerisane strane (član 5). Elektronska knjiga olakšava kontinuitet rednih brojeva, pretragu po rubrikama i izvoz prepisa.

Rok za predaju i kazne

Rok za dostavljanje prepisa je 30. april tekuće godine za materijal nastao u prethodnoj kalendarskoj godini (član 9 stav 2 tačka 7).

Po članu 65 zakona za povredu obaveza iz člana 9, među kojima su vođenje arhivske knjige i dostavljanje prepisa, pravno lice se kažnjava novčanom kaznom od 50.000 do 2.000.000 dinara, a odgovorno lice u pravnom licu od 5.000 do 150.000 dinara. Preduzetnik u članu 65 nije posebno naveden, pa obavezu i eventualnu kaznu za svoj slučaj proverite kod nadležnog arhiva.

Zaključak

Arhivska knjiga je jednostavna kada postoje odobrena Lista kategorija i upis tokom cele godine. Obrazac ima 11 rubrika, rok je 30. april, a u Beogradu do daljeg važi obaveštenje Istorijskog arhiva Beograda o predaji prepisa.