Šta je arhivska knjiga i zašto je obavezna?
Arhivska knjiga je zakonom propisan registar u koji se upisuje sav registraturski materijal (dokumentacija) koji nastaje u poslovanju jednog pravnog lica ili preduzetnika. Prema Zakonu o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti („Sl. glasnik RS", br. 6/2020), svaka firma u Srbiji mora da vodi arhivsku knjigu i da je preda nadležnom arhivu najkasnije do 30. aprila za prethodnu godinu.
Mnoge firme ne znaju za ovu obavezu ili je ignorišu — sve dok ne dođe arhivska inspekcija. Kazne za pravna lica idu do 2.000.000 dinara.
Koje kolone sadrži arhivska knjiga?
Obrazac arhivske knjige sadrži sledeće kolone:
| Kolona | Opis | Primer |
|---|---|---|
| Redni broj | Kontinuirani broj upisa, nastavlja se iz godine u godinu | 1, 2, 3... |
| Datum upisa | Datum kada se vrši upis u knjigu | 15.01.2026. |
| Godina nastanka | Godina u kojoj je dokumentacija nastala | 2025 |
| Klasifikaciona oznaka | Oznaka iz Vaše Liste kategorija | 04-02 |
| Sadržaj (opis) | Kratak opis kategorije dokumentacije | Izlazne fakture |
| Količina | Broj fascikli, kutija ili MB (za elektronske) | 3 fascikle |
| Rok čuvanja | Period čuvanja prema Listi kategorija | 10 godina |
| Lokacija | Gde se dokumentacija fizički/digitalno čuva | Polica 3, arhivski depo |
| Napomena | Dodatne informacije (uništeno, predato arhivu, itd.) | — |
Korak po korak: Kako popuniti arhivsku knjigu
Korak 1: Pripremite Listu kategorija
Pre nego što počnete sa popunjavanjem, morate imati usvojenu Listu kategorija registraturskog materijala sa rokovima čuvanja. Ovo je dokument koji definiše sve tipove dokumentacije u vašoj firmi i koliko se svaki tip čuva. Lista mora biti odobrena od strane nadležnog arhiva.
Korak 2: Prikupite svu dokumentaciju za godinu
Napravite inventar sve dokumentacije koja je nastala ili primljena tokom godine:
- Fakture (ulazne i izlazne)
- Ugovori
- Kadrovska dokumentacija
- Finansijski izveštaji
- Poreska dokumentacija
- Opšta prepiska
- Tehnička dokumentacija
Korak 3: Klasifikujte dokumentaciju
Svrstajte svaki dokument u odgovarajuću kategoriju prema vašoj Listi kategorija. Svaka kategorija dobija svoju klasifikacionu oznaku.
Korak 4: Popunite kolone
Za svaku kategoriju dokumentacije unesite podatke u arhivsku knjigu. Redni broj se nastavlja iz prethodne godine — ne počinjete od 1 svake godine.
Korak 5: Overite i predajte
Arhivsku knjigu potpisuje odgovorno lice za zaštitu registraturskog materijala. Predaja se vrši nadležnom teritorijalnom arhivu (npr. Istorijski arhiv Beograda za firme iz Beograda) do 30. aprila.
Najčešće greške pri popunjavanju
- Započinjanje rednog broja od 1 svake godine — Redni broj je kontinuiran, nastavlja se iz prethodne godine
- Nepostojanje Liste kategorija — Bez odobrene Liste, arhivska knjiga nema osnov
- Izostavljanje elektronske dokumentacije — E-fakture, e-mailovi i digitalni ugovori se takođe upisuju
- Netačne količine — Treba precizno navesti broj fascikli/kutija ili megabajta
- Retroaktivno popunjavanje u poslednjem trenutku — Vodite knjigu tokom cele godine, ne samo pred rok
Elektronska ili papirna arhivska knjiga?
Zakon dozvoljava vođenje arhivske knjige u elektronskom obliku. Ovo je daleko praktičniji pristup jer omogućava:
- Automatsko generisanje rednih brojeva
- Pretragu po bilo kom polju
- Izvoz u PDF ili Excel za predaju arhivu
- Povezivanje sa DMS sistemom za automatsko popunjavanje
Arhivix automatski generiše arhivsku knjigu na osnovu dokumenata koje unesete u sistem. Umesto ručnog popunjavanja, sistem prati svaki dokument i na kraju godine — arhivska knjiga je gotova jednim klikom.
Rok za predaju i kazne
Rok za predaju arhivske knjige nadležnom arhivu je 30. april tekuće godine za dokumentaciju nastalu u prethodnoj kalendarskoj godini.
Kazne za nepredaju ili netačno vođenje:
- Pravna lica: 50.000 — 2.000.000 RSD
- Preduzetnici: 10.000 — 500.000 RSD
- Odgovorna lica: 5.000 — 150.000 RSD
Zaključak
Popunjavanje arhivske knjige ne mora biti komplikovano ako imate pravu pripremu i alat. Ključ je da vodite evidenciju tokom cele godine, da imate odobrenu Listu kategorija i da ne čekate poslednji trenutak.
Sa Arhivix-om, arhivska knjiga se generiše automatski. Unosite dokumente u sistem tokom godine, a do aprila — sve je spremno za predaju. Probajte besplatno.
