Ставка о којој се мало прича: ваш картон је сада обавеза, а не информација
Закон о здравственој документацији и евиденцијама у области здравства (Сл. гласник РС 105/2023) увео је нову обавезу за све здравствене установе, без обзира на својински облик. Подзаконски акт који је све покренуо у пракси јесте Правилник о еКартону, личном здравственом броју (ЛЗБ) и достави података, чија примена тече од 1. јануара 2026. године. Више од 9.400 регистрованих приватних ординација у Србији, од опште праксе и стоматологије до полиспецијалистичких клиника, мора да повеже свој информациони систем са Интегрисаним здравственим информационим системом (ИЗИС) и да предаје картоне у дефинисаном формату.
Ово није административни ребрендинг папирног картона. Електронски картон је правни документ, мора да задржи доказну вредност током читавог рока чувања и мора да буде доступан здравственом инспектору, ревизору ЦРОСО, али и пацијенту преко портала еЗдравље.
ЛЗБ: лични здравствени број као окосница интеграције
ЛЗБ је обавезан идентификатор пацијента у ИЗИС-у. Од 1. јануара 2026. године приватна клиника не сме да отвори нови електронски картон без додељеног ЛЗБ-а. У пракси то значи три ствари. Прво, ваш ИС мора да зове ИЗИС сервис за валидацију и доделу ЛЗБ-а. Друго, сваки запис у картону (преглед, налаз, рецепт, упут) мора да носи ЛЗБ. Треће, у тренутку слања података у ИЗИС, тај ЛЗБ мора бити очуван у архивској копији, иначе документ губи везу са пацијентом и са њим и доказну вредност.
Многе приватне ординације су интеграцију са ИЗИС-ом одлагале још од 2024. године. Министарство здравља и Канцеларија за информационе технологије сада спроводе систематски обилазак, а здравствени инспектор у недостатку интеграције може да наложи привремени застој у издавању рецепата на терет РФЗО.
Колико дуго се чува шта
Категоризација рокова чувања под Правилником о ближим условима о начину и роковима чувања здравствене документације није променјена, али је сада дигитализована и зависи од интегритета електронског записа. Кључни рокови:
- Картон пацијента, амбулантни преглед, дневник посета: 10 година од последњег уноса
- Медицинска документација у вези са болестима од већег јавно-здравственог значаја и онкологија: 50 година
- Стоматолошки картон са рендгенским снимцима: 30 година
- Документација матичних ћелија, репродуктивна медицина, генетика: трајно
- Налази патохистологије и цитологије: 30 година
- Породилишта и неонатологија: 50 година
Када се ЛЗБ једном веже за картон, тај картон се чува све до истека најдужег применљивог рока. У пракси за већину пацијената то значи да база реално расте трајно, јер нови записи продужавају важност старијих.
Шта инспекција тражи у 2026. години
Здравствена инспекција, која се ослања и на Закон о архивској грађи и архивској делатности (Сл. гласник РС 6/2020), у току 2026. године проверава четири ставке без којих контрола неће проћи:
- Доказ о интеграцији са ИЗИС-ом и о редовној достави података у дефинисаним временским прозорима
- Архивску копију електронског картона која је одвојена од оперативне базе и заштићена од измена
- Журнал приступа и измена, са идентификацијом сваког корисника који је читао или мењао запис
- План интерне архиве са листом категорија регистратурског материјала и роковима чувања
Казне за повреду обавеза из Закона о здравственој документацији иду до 1.000.000 динара за правно лице и до 100.000 динара за одговорно лице, док казне по Закону о архивској грађи могу да достигну 2.000.000 динара за правно лице. Збирно, изостанак интеграције са ИЗИС-ом и неуредно архивирано стање лако постаје казна од неколико хиљада евра уз застој у пословању.
Замке које најчешће виђамо у приватним клиникама
Прва замка је ослањање на оперативни ИС као архивски систем. Софтвер за заказивање и фактурисање није исто што и архива са доказном вредношћу. Други проблем је чување снимака (РТГ, УЗ, МРТ) на радном серверу без независне резервне копије. У случају сајбер инцидента или физичког квара, губи се не само садржај већ и доказ о датуму настанка снимка. Трећи проблем је одсуство писаног рока чувања за сваку категорију документа: када инспектор пита зашто се у архиви још увек налази картон преминулог пацијента из 2018. године, одговор мора да буде из плана архивирања, не из памћења.
Приватне клинике које у 2026. години пређу на структурирано електронско архивирање са хеш-ланцем интегритета не само да пролазе инспекцију без замерки, већ добијају и оперативни алат: брзо извлачење картона на захтев пацијента, што Закон о заштити података о личности (ЗЗПЛ) налаже у року од 30 дана.
