Zakaj so roki hrambe dokumentacije pomembni
Vsako podjetje je zakonsko dolzno hraniti dolocene zapise doloceno stevilo let. Prezgodnje unicenje dokumentov lahko povzroci kazni, neuspele revizije in izgubo pravne zascite. Po drugi strani pa hramba vsega za vedno ustvarja nepotreben nered in stroske.
Poznavanje natancnih rokov hrambe vam pomaga:
- Ostati zakonsko skladni
- Avtomatizirati brisanje/arhiviranje starih dokumentov
- Prihraniti prostor za hrambo (fizicni in digitalni)
- Biti pripravljeni na davcne revizije in inspekcije
Razpored hrambe dokumentacije
Financni zapisi
| Vrsta dokumenta | Rok hrambe | Pravna podlaga |
|---|---|---|
| Letni financni izkazi | Trajno | Zakon o gospodarskih druzbah |
| Glavna knjiga in dnevniki | 7 let | Davcni predpisi |
| Izdani in prejeti racuni | 7 let | DDV / davcni zakonik |
| Bancni izpiski | 7 let | Davcni predpisi |
| Napovedi DDV | 7 let | Zakon o DDV |
| Napovedi davka od dohodkov pravnih oseb | 7 let | Davcni zakonik |
| Potrdila o stroskih | 7 let | Davcni predpisi |
| Evidence o placah | 7 let | Delovna zakonodaja |
Kadrovske evidence
| Vrsta dokumenta | Rok hrambe | Pravna podlaga |
|---|---|---|
| Pogodbe o zaposlitvi | 6 let po prenehanju | Delovna zakonodaja |
| Pokojninske evidence | Trajno | Pokojninski predpisi |
| Casovni listi / prisotnost | 3 leta | Direktiva o delovnem casu |
| Evidence o zdravju in varnosti | 40 let | Predpisi o varnosti in zdravju pri delu |
| Evidence o usposabljanju | Trajanje zaposlitve + 3 leta | Najboljsa praksa |
Komercialni in pravni dokumenti
| Vrsta dokumenta | Rok hrambe | Pravna podlaga |
|---|---|---|
| Ustanovni akti | Trajno | Zakon o gospodarskih druzbah |
| Pogodbe s strankami/dobavitelji | 6 let po izteku | Zakon o zastaranju |
| Dobavnice | 6 let | Zakon o prodaji blaga |
| Narocilnice | 6 let | Gospodarsko pravo |
| Gradbena dovoljenja | Trajno | Prostorski predpisi |
| Zavarovalne police | Trajno (med aktivnostjo + 6 let) | Zavarovalno pravo |
Kaj se zgodi, ce prezgodaj unicite dokumente?
Posledice so lahko hude:
- Davcne kazni -- davcni organ lahko nalozi globe in oceni vaso davcno osnovo
- Nezmoznost dokazovanja vasega stalisca na sodiscu ali med revizijo
- Izguba davcnih olajsav -- brez racuna ni vracila DDV
- Regulatorne sankcije -- panozni regulatorji lahko ukrepajo
Kako avtomatizirati roke hrambe
Rocno sledenje rokov hrambe za tisocih dokumentov je nemogoca naloga. DMS, kot je Arhivix, lahko:
- Samodejno dodeli roke hrambe na podlagi vrste dokumenta
- Poslje opozorila pred iztekom roka hrambe
- Predlaga arhiviranje ali brisanje dokumentov po izteku roka
- Ustvari porocila o dokumentih po roku hrambe
- Preprecit prezgodnjo izbris z zaklepanjem dokumentov
Digitalna vs. papirna hramba
V vecini jurisdikcij imajo digitalne kopije zdaj enako pravno veljavnost kot papirni izvirniki, pod pogojem, da izpolnjujejo dolocene zahteve (celovitost, verodostojnost, berljivost). To pomeni, da lahko:
- Skenirate papirne dokumente in jih hranite digitalno
- Unicite papirne izvirnike po digitalizaciji (ob upostevanju ustreznega postopka)
- Uporabljate elektronske racune namesto papirnatih
Digitalna hramba ni le zakonita -- je cenejsa, varnejsa in bolj prakticna.
Zakljucek
Roki hrambe niso neobvezni -- so zakonska zahteva. Prezgodnje brisanje stane kazni; predolga hramba stane prostor in sredstva.
Arhivix samodejno sledi rokom hrambe za vsak dokument in vas obvesti, ko je cas za arhiviranje ali brisanje. Nikoli vec vam ni treba rocno slediti rokom.
