Dropbox: Od oblacne shrambe do poslovnega orodja?
Dropbox je bil pionir oblacne shrambe. A osnovna arhitektura ostaja enaka -- gre za sistem za shranjevanje datotek, ne za sistem za upravljanje dokumentov.
8 omejitev Dropbox za poslovno uporabo
1. Brez klasifikacije dokumentov
DMS samodejno klasificira dokumente.
2. Iskanje je omejeno na imena datotek
DMS s tehnologijo OCR in AI iskanjem najde besedilo znotraj vsakega dokumenta.
3. Brez rokov hrambe
DMS samodejno sledi rokom hrambe.
4. Nadzor dostopa je preprost
DMS ima RBAC.
5. Brez delovnih tokov odobritev
DMS ima vgrajene delovne tokove.
6. Brez vgrajenih elektronskih podpisov
DMS ima e-podpise integrirane v delovni tok.
7. Brez arhivske knjige
DMS samodejno ustvarja arhivske zapise.
8. Sinhronizacija ustvarja konflikte razlicic
DMS ima nadzor razlicic.
Primerjalna tabela
| Funkcija | Dropbox Business | DMS (Arhivix) |
|---|---|---|
| Klasifikacija dokumentov | Rocna (mape) | Samodejna (AI) |
| Iskanje PDF/skeniranih | Omejeno | OCR + AI iskanje |
| Roki hrambe | Ne | Samodejno |
| Nadzor dostopa | Po mapi/datoteki | Na podlagi vlog (RBAC) |
| Elektronski podpisi | Locen izdelek | Vgrajeni |
| Arhivska knjiga | Ne | Samodejna |
| Revizijska sled | Osnovna | Podrobna |
Zakljucek
Arhivix zdruzuje enostavnost Dropboxa z mocjo pravega DMS.
