Introducere: De ce se introduc avizele de expeditie electronice?
Incepand cu 2026, Serbia incepe implementarea treptata a Legii privind avizele de expeditie electronice. Scopul este de a inregistra digital miscarea marfurilor, mai rapid si mai precis, cu automatizarea completa a urmaririi transportului. In locul hartiei, stampilelor si completarii manuale, fiecare expediere de marfuri va fi insotita de un document electronic care trece printr-un sistem central de stat.
Aceasta este una dintre cele mai mari digitalizari din afaceri in tara noastra si afecteaza direct aproape toate companiile care trimit, primesc sau transporta marfuri. Urmeaza aceeasi logica ca facturile electronice obligatorii introduse prin sistemul SEF.
Ce este un aviz de expeditie electronic?
Un aviz de expeditie electronic este un document digital care insoteste marfurile in timpul transportului. Trebuie creat, trimis si primit prin sistemul oficial de stat, intr-un format structurat care permite procesarea automata.
Contine date esentiale, precum:
- Cine trimite marfurile
- Cine primeste marfurile
- Ce se trimite si in ce cantitate
- Ora si locul plecarii
- Ora si locul livrarii
- Cine este transportatorul
- Cod QR pentru verificare
Scopul sistemului este de a oferi o urmarire transparenta si permanent disponibila a miscarii marfurilor, fara manipulari sau erori.
Cine este obligat sa trimita avize de expeditie electronice?
Obligatia se aplica:
- Entitatilor din sectorul privat (platitori de TVA si companii implicate in expedierea de marfuri)
- Entitatilor din sectorul public
- Operatorilor de transport (cand mentin evidenta in numele clientilor)
- Transportatorilor (pentru colectarea si prezentarea avizelor de expeditie in timpul inspectiilor)
Persoanele fizice care nu desfasoara activitati de afaceri nu sunt acoperite de lege. Companiile de logistica sunt printre cele mai afectate de aceasta reglementare.
Cand intra in vigoare obligatiile?
Conform legii si modificarilor acesteia:
- Pentru sectorul public -- din 1 ianuarie 2026
- Pentru sectorul privat privind produsele accizabile -- din 1 ianuarie 2026
- Pentru sectorul privat in tot comertul cu marfuri -- din 1 octombrie 2027
Prin urmare, toate companiile din Serbia vor trebui sa treaca la sistemul de avize de expeditie electronice pana cel tarziu in octombrie 2027.
Cand nu este necesar un aviz de expeditie electronic?
Legea prevede mai multe exceptii. Un aviz de expeditie nu este necesar in situatii precum:
- Livrarea de apa, electricitate, gaz si bunuri similare prin retele
- Comertul cu amanuntul (un bon fiscal este suficient)
- Livrarile in cadrul aceleiasi entitati publice
- Returnarea marfurilor folosind acelasi vehicul de transport
- Livrarile in cadrul studiilor clinice aprobate
Aceasta simplifica semnificativ operatiunile pentru magazinele de retail si parti ale sistemului public.
Cum arata procesul in practica?
- Expeditorul creeaza un aviz de expeditie electronic in sistem.
- Transportatorul preia avizul de expeditie prin sistem sau primeste un afisaj QR tiparit daca nu este utilizator al sistemului.
- Destinatarul confirma primirea fizica a marfurilor in termen de 3 zile lucratoare de la livrare.
- Apoi accepta sau respinge avizul de expeditie in termen de 8 zile.
Daca destinatarul nu trimite confirmarea de primire:
- Pentru sectorul public -- marfurile sunt considerate acceptate
- Pentru sectorul privat -- marfurile sunt considerate respinse
Aceasta asigura ca miscarea marfurilor este inregistrata fara intarzieri si ca fiecare parte are o responsabilitate clara.
Ce se intampla daca sistemul este indisponibil sau nu exista internet?
Legea prevede si aceasta posibilitate: o companie poate folosi temporar un aviz de expeditie pe hartie cu un autocolant holografic emis de Institutul National de Tiparire a Bancnotelor.
Cand internetul sau sistemul este restabilit, compania este obligata sa introduca toate datele in sistem cel tarziu in urmatoarea zi lucratoare.
Ce inseamna aceasta pentru afaceri in practica?
1. Mai putina hartie, mai multe afaceri digitale
Avizele de expeditie pe hartie sunt inlocuite de un sistem automatizat. Companiile au nevoie de adaptare tehnica: software, instruirea angajatilor, conexiune fiabila la internet.
2. Control si transparenta mai puternice
Sistemul permite statului sa urmareasca miscarea marfurilor in timp real. Aceasta reduce oportunitatile de abuz, dar creste responsabilitatea companiilor.
3. Sanctiuni pentru neconformitate
Sunt prevazute sanctiuni pentru:
- Trimiterea unui aviz de expeditie in afara termenului prescris
- Neconfirmarea primirii
- Utilizarea abuziva a datelor
Sanctiuni pentru persoane juridice: 200.000 pana la 2.000.000 RSD
Pentru antreprenori: 50.000 pana la 500.000 RSD
4. Perioada de adaptare
De la 1 ianuarie la 30 iunie 2026, erorile in completarea datelor nu vor fi sanctionate -- aceasta este o perioada de invatare si optimizare a proceselor.
5. Supraveghere si dovada livrarii mai simple
Totul este arhivat digital, usor accesibil, fara pierderea documentelor si fara dispute despre daca marfurile au fost intr-adevar livrate.
Ce inseamna aceasta pentru cetateni?
Desi legea afecteaza in principal afacerile, cetatenii obtin mai multe beneficii indirecte:
- Livrari mai sigure si mai transparente
- Mai putin spatiu pentru economia subterana
- Procese de achizitie si livrare mai rapide si mai fiabile
- Protectie mai buna a consumatorilor
Cetatenii care nu sunt antreprenori nu au obligatii noi.
Cum va ajuta Arhivix cu avizele de expeditie electronice?
Trecerea la avizele de expeditie electronice nu trebuie sa fie complicata. Arhivix va ajuta sa va pregatiti si sa fiti conform cu legea din prima zi.
Arhivarea automata a avizelor de expeditie
Fiecare aviz de expeditie electronic pe care il creati sau il primiti este stocat automat in sistemul Arhivix. Fara transferuri manuale, fara pierderea documentelor. Totul este intr-un singur loc, organizat si usor accesibil.
Urmarirea statusului in timp real
Vedeti exact unde se afla fiecare aviz de expeditie: daca a fost trimis, daca transportatorul a preluat marfurile, daca destinatarul a confirmat primirea. Istoricul complet al miscarii marfurilor pe un singur ecran.
Legatura cu facturile si registrul de arhiva
Avizele de expeditie sunt legate automat de facturile corespunzatoare si inregistrate in registrul de arhiva. Cand o inspectie solicita documentatie, aveti totul pregatit: aviz de expeditie, factura si inregistrarea in registrul de arhiva.
Cautare AI
Gasiti orice aviz de expeditie in cateva secunde. Tastati "aviz de expeditie pentru compania Jovic Transport din martie" si Arhivix AI va gasi documentul exact. Fara cautare prin dosare si fisiere.
Conformitate legala
Stocare in doua regiuni AWS europene, criptare AES-256, marcaje temporale. Tot ce cere legea, asigurat automat.
Concluzie
Avizele de expeditie electronice reprezinta un pas major in digitalizarea afacerilor din Serbia. Desi tranzitia va necesita timp si pregatire tehnica, pe termen lung aduc mai putina birocratie, mai putine erori si procese mai rapide.
Cu Arhivix, nu trebuie sa va faceti griji pentru pregatirea tehnica. Sistemul este pregatit pentru avizele de expeditie electronice din prima zi. Incercati-l gratuit timp de 14 zile.
