RO e-Factura este obligatorie prin SPV. Arhiva ta trebuie să țină pasul.
În România, facturile pe hârtie și PDF au fost înlocuite de facturi electronice structurate transmise prin SPV în sistemul RO e-Factura, alături de raportarea SAF-T D406. Regulile nu se opresc la transmitere: fiecare e-factură trebuie arhivată, păstrată lizibilă și prezentată la cerere ani de zile.
O e-factură pe care nu o poți prezenta la un control este o e-factură pe care nu ai trimis-o niciodată.
Un continent care trece simultan la facturarea structurată.
Aceasta nu este o singură reformă. Este un val de mandate naționale separate, fiecare cu propriul format, canal și termen, sub o singură direcție a UE.
Impulsionate de reforma UE TVA în Era Digitală (ViDA) și de un șir de legi naționale, majoritatea administrațiilor fiscale europene fac obligatorie e-facturarea structurată B2B. O e-factură structurată înseamnă date citibile de mașini (XML sau un PDF hibrid), nu o scanare sau un PDF obișnuit, astfel încât administrația fiscală să o poată citi automat.
Pentru o companie care operează în mai multe țări, partea grea este că mandatele nu se aliniază. Germania, Franța, Polonia, Belgia, România, Italia și Spania rulează fiecare un format diferit, un model de transmitere diferit și un calendar diferit. Ceea ce au în comun este obligația din spatele facturii: păstrarea ei, intactă și recuperabilă, pe toată perioada de retenție.
Unde se află fiecare piață în 2026.
O fotografie de la mijlocul anului 2026. Datele și pragurile s-au schimbat și înainte, așa că verifică regula curentă pentru țara ta înainte să acționezi.
Alte piețe (Croația, Serbia, Portugalia, Ungaria, Grecia, Turcia și Golful) rulează propriile sisteme. Vezi ghidurile pe țări de pe blog pentru detaliul local. Toate articolele
Trei schimbări se ascund într-un singur mandat.
Trimiterea unei e-facturi este doar partea vizibilă. Mai vin încă două obligații cu ea.
Un format structurat, nu un PDF
Factura devine date citibile de mașini (XML sau un format hibrid precum Factur-X și ZUGFeRD) construit pe standardul european EN 16931, astfel încât autoritatea fiscală să o poată procesa fără ca un om să o citească.
Un canal controlat, nu e-mailul
Factura circulă printr-o rută definită: o rețea Peppol, o platformă acreditată (un PDP în Franța) sau un sistem de decontare al statului (KSeF în Polonia, SdI în Italia, e-Factura în România), nu un atașament în căsuța ta de e-mail.
Arhivare obligatorie, nu un dosar
Fiecare e-factură emisă și primită trebuie păstrată în forma sa structurată originală, lizibilă și nealterată, pe perioada legală de retenție, și prezentată la cerere într-un control. Stocarea face parte din mandat, nu este o reflecție ulterioară.
Emiterea este jumătate din regulă. Păstrarea facturii este cealaltă jumătate.
Cea mai mare parte a zgomotului este despre cum trimiți o e-factură conformă. Obligația mai tăcută, cea pe care auditorii o testează efectiv, este dacă o mai poți produce ani mai târziu.
În toată Europa, e-facturile trebuie păstrate perioade lungi, de obicei între opt și unsprezece ani, în funcție de țară, cu autenticitatea, integritatea și lizibilitatea lor păstrate tot timpul. Un XML structurat pe care niciun sistem actual nu îl poate deschide, sau unul care a fost alterat în tăcere, pică testul chiar dacă factura a fost trimisă corect.
UE a formalizat acum și această latură. Arhivarea electronică calificată a devenit un serviciu de încredere reglementat sub eIDAS 2.0, iar Regulamentul de punere în aplicare al Comisiei (UE) 2025/2532 (în vigoare de la 6 ianuarie 2026) stabilește standardele de referință pentru aceasta. Arhivarea pe termen lung, rezistentă la audit, trece de la bună practică la un cadru UE definit.
Aici proiectul de e-facturare se întâlnește cu arhivarea documentelor. Indiferent de canalul prin care trimiți, facturile trebuie să ajungă undeva unde să fie păstrate criptate, în jurisdicția corectă, versionate și reținute pe ceasul legal, cu o evidență a fiecărui acces.
Vezi cum Arhivix arhivează și protejează înregistrările tale
Casa conformă pentru fiecare factură pe care o trimiți și o primești.
Arhivix nu înlocuiește canalul tău de e-facturare. Este arhiva de dedesubt, construită exact pentru această obligație de retenție.
Captare din canal
Preia e-facturile emise și primite în forma lor structurată originală, fie că vin din Peppol, dintr-o platformă națională sau din software-ul tău de contabilitate.
Stocare pe ceasul legal
Păstrează fiecare factură criptată în UE, versionată și nealterată, reținută pe perioada cerută de țara ta, apoi eliminată conform programului, cu o evidență a acțiunii.
Prezentare la cerere
Găsește orice factură în câteva secunde și oferă unui auditor o înregistrare completă, lizibilă și cu jurnal de acces, dovada pe care o testează de fapt mandatul.
Construit în jurul standardelor pe care le folosesc mandatele.
EN 16931 și formatele naționale, păstrate exact așa cum au fost emise.
Întrebări frecvente
Ce este o e-factură structurată și este un PDF una?
O e-factură structurată înseamnă date citibile de mașini (de obicei XML sau un format hibrid precum Factur-X ori ZUGFeRD care poartă XML în interiorul unui PDF) construit pe standardul EN 16931. Un PDF simplu sau o scanare nu este o e-factură structurată, pentru că autoritatea fiscală nu o poate procesa automat.
Cât timp trebuie să păstrez e-facturile?
Depinde de țară, dar cea mai mare parte a Europei cere ca facturile să fie păstrate aproximativ între opt și unsprezece ani, cu autenticitatea, integritatea și lizibilitatea lor păstrate tot timpul. Fișierul structurat original, nu doar o copie tipărită, este ceea ce trebuie să supraviețuiască.
Ce este Peppol și ce este un model de decontare sau PDP?
Peppol este o rețea europeană pentru schimbul de e-facturi prin puncte de acces acreditate. Un model de decontare (precum KSeF în Polonia, SdI în Italia sau e-Factura în România) direcționează facturile printr-o platformă a statului, în timp ce Franța folosește platforme private acreditate numite PDP. Sunt canale de transmitere diferite pentru același tip de factură structurată.
E-facturarea înseamnă că trebuie să schimb și modul în care arhivez?
Da. Trimiterea unei e-facturi conforme și arhivarea ei conformă sunt două obligații separate. Factura structurată trebuie reținută, nealterată și lizibilă, pe perioada legală, motiv pentru care arhivarea electronică calificată este acum un serviciu de încredere oficial al UE sub eIDAS 2.0.
Operez în mai multe țări. Am nevoie de câte un sistem per mandat?
Trebuie să îndeplinești regulile de trimitere ale fiecărei țări, dar nu ai nevoie de o arhivă separată per țară. O singură arhivă conformă poate păstra facturi din fiecare piață în forma lor originală, reținute pe ceasul fiecărei țări, ceea ce este partea pe care o acoperă Arhivix.
Documentele tale sunt acum vii. Se mișcă singure.
Oferă companiei tale un flux automatizat de documente, conform legii și disponibil în orice moment.
Fără obligații, fără card de credit.