Un loc de muncă din domeniul achiziții și facturi primite, fără oameni

Achiziții și facturi primite

Factura așteaptă, iar nota de recepție e încă în depozit.

Arhivix preia facturile primite din e-⁠mail, de la scaner și de pe telefon, le citește și propune câmpurile, semnalează un posibil duplicat și păstrează nota de recepție și avizul în același dosar al furnizorului. Potrivirea cu comanda de achiziție și înregistrarea în ERP-⁠ul dvs. sunt în dezvoltare.

Încercați planul gratuit Solicitați o ofertă

Fără card.

Cum trece procesul prin Arhivix.

Fiecare pas este marcat: ce face Arhivix azi, ce este în dezvoltare și ce rămâne în contabilitatea dvs., în ERP sau la bancă.

  1. Comandă de achiziție

    În afara Arhivix

    Se creează în ERP-ul sau în programul dvs. de contabilitate. Când sosește pe e-mail ca PDF, Arhivix o clasează în dosarul furnizorului.

  2. Notă de recepție și aviz

    Funcționează azi

    Depozitul fotografiază sau scanează hârtia, iar documentul stă în dosarul furnizorului, căutabil după conținut în planurile plătite.

  3. Factură primită

    Funcționează azi

    Sosește pe e-mail, de la scaner sau de pe telefon. Arhivix citește furnizorul, numărul, suma și datele ca propunere, iar dvs. confirmați.

  4. Posibil duplicat

    Funcționează azi

    Când sosește o factură cu același număr, furnizor și sumă, Arhivix o marchează, iar dvs. decideți ce urmează. Nu se șterge nimic de la sine.

  5. Verificare

    Funcționează azi

    Documentele pe care Arhivix nu le poate clasa cu siguranță așteaptă confirmarea dvs. în Smart Inbox.

  6. Potrivire cu comanda de achiziție și nota de recepție

    În dezvoltare

    Verificarea că factura corespunde comenzii de achiziție și cantității primite. Azi toate cele trei documente stau în același dosar al furnizorului, așa că verificarea se face într-un singur loc.

  7. Aprobare după sumă și înregistrare în ERP

    În dezvoltare

    Circuitele de aprobare cu praguri de sumă și trimiterea în ERP sunt în dezvoltare. Azi contabilul dvs. introduce factura în programul de contabilitate.

  8. Arhivă

    Funcționează azi

    Factura, nota de recepție și avizul rămân împreună, cu istoricul versiunilor și un jurnal al fiecărei deschideri.

Funcționează azi
Disponibil azi în aplicație.
În dezvoltare
Îl construim. Nu face încă parte din ofertă și nu îl vindem ca fiind gata.
În afara Arhivix
Se face în programul dvs. de contabilitate, în ERP, la bancă sau de către un specialist. Arhivix păstrează documentul pentru acel pas.

Aceeași muncă în domenii diferite.

Un client trimite facturile pe e-⁠mail, fotografiile pe WhatsApp, iar restul îl aduce într-⁠un plic în ultima zi.

Sortarea vine din orele dvs., nu din ale clientului, iar fiecare lună începe de la zero.

scan_factură_118.pdf Citit
  • Client Hansa Facilities BV
  • Dosar Hansa Facilities BV/2026-⁠07
  • Propunere factură de cumpărare, Oțel Prod
E-⁠mailurile și scanările ajung în același dosar al clientului.
Arhivix azi
Clientul fotografiază hârtia cu telefonul într-⁠un dosar partajat cu firma dvs., iar e-⁠mailurile către căsuța firmei dvs. se clasează pe clienți după o regulă. Arhivix citește fiecare document și propune tipul și datele, pe care le confirmați.

Aceeași factură vine pe e-⁠mail, pe hârtie și ca fotografie de pe telefon, și se înregistrează de două ori.

O dublă înregistrare sau o dublă plată, apoi o corecție care costă mai mult decât înregistrarea însăși.

fact_2291.pdf Posibil duplicat
  • Numărul facturii 2291
  • Furnizor Oțel Prod
  • Sumă 6.170,00 RON
Același număr, furnizor și sumă ca scanarea. Decideți dvs.
Arhivix azi
Arhivix observă un posibil duplicat după numărul facturii, furnizor și sumă, sau după același fișier, și vă anunță, iar dvs. decideți dacă e același document.

Factura furnizorului stă blocată pentru că nimeni nu găsește nota de recepție și certificatul.

Fără dovada recepției factura nu merge la plată, așa că plătiți furnizorul cu întârziere sau plătiți o marfă pe care n-⁠a verificat-⁠o nimeni.

notă_recepție_0917.jpg clasat
  • Dosar Oțel Prod S.R.L.
  • Propunere notă de recepție 0917, 16.10.2026
  • Notificat achiziții
Căutarea Oțel Prod octombrie aduce nota de recepție, certificatul și factura.
Arhivix azi
Depozitul fotografiază nota de recepție și certificatul în dosarul furnizorului, iar Arhivix le citește și propune numărul și data. Un ping anunță achizițiile, care găsesc ambele hârtii și factura cu o singură căutare.

Avizul rămâne în bucătărie, iar contabilul dvs. așteaptă.

Contabilitatea întârzie, managerul strânge la final de lună hârtii din fiecare local, iar un aviz pierdut nu mai susține factura.

aviz_0388.jpg Confirmat
  • Dosar Centru / Avize
  • Propunere aviz 0388, Brutăria Spicul
Partajat cu contabilul după o regulă
Arhivix azi
Șeful de tură fotografiază avizul în dosarul localului, Arhivix propune numărul și furnizorul, iar o automatizare îl partajează cu contabilul dvs. Facturile din căsuța de e-⁠mail a localului se clasează după o regulă și se partajează la fel.

Betonul a ajuns pe șantier, avizul a plecat cu autobetoniera, iar factura furnizorului deja așteaptă.

Factura se plătește fără o cantitate confirmată sau așteaptă până găsește cineva avizul, iar o livrare incompletă nu o poate dovedi nimeni.

aviz_0412.pdf Fotografiat
  • Furnizor Hansa Facilities BV
  • Dosar Clădirea B / Avize
  • Primit 14.10, 07:40
La factură: Hansa avize octombrie.
Arhivix azi
Maistrul fotografiază avizul în dosarul proiectului înainte să plece autobetoniera. Cine verifică factura furnizorului găsește fiecare aviz al acelui furnizor cu o singură căutare.

Începe fără proiect.

  1. Conectați căsuța de e-⁠mail a firmei sau încărcați dosarele existente, iar Arhivix citește totul în fundal.

  2. Hârtia de pe teren o fotografiați cu telefonul sau o scanați; Arhivix propune tipul și datele, iar dvs. confirmați.

  3. Regula pentru căsuța de e-⁠mail o confirmați o singură dată: data viitoare un astfel de atașament se clasează singur, iar cele nesigure așteaptă confirmarea dvs.

Pentru firme mici

Fără card. Planuri plătite de la 109 RON pe lună, cu facturare anuală, preț per firmă.

Planul gratuit caută după numele fișierului; căutarea în conținut și căutarea AI sunt în planurile plătite.

Încercați planul gratuit

Pentru mai mult de 20 de conturi și pentru cabinete

O singură discuție despre fluxurile dvs., migrare și legăturile cu programele pe care le folosiți. Răspundem în cel mult o zi lucrătoare.

Solicitați o ofertă

Prețuri publice, per firmă

Planul Arhivix Lite este gratuit și nu necesită card. Planurile plătite încep de la 109 RON pe lună, cu facturare anuală, iar chiar și cel mai mic include 5 conturi de utilizator, fără preț per utilizator. Pentru mai mult de 20 de conturi pregătim o ofertă personalizată.

Vedeți pachetele și prețurile

Întrebări frecvente

Încă nu. Potrivirea cu comanda de achiziție și nota de recepție este în dezvoltare. Azi Arhivix păstrează toate cele trei documente ale unui furnizor în același dosar și le citește câmpurile, așa că verificarea se face într-un singur loc, nu în cinci căsuțe de e-mail.

Când numărul, furnizorul și suma coincid, Arhivix o marchează drept posibil duplicat, iar dvs. decideți dacă este aceeași factură. Arhivix nu șterge nimic de la sine.

Încă nu. Legăturile cu ERP-urile și programele de contabilitate sunt în dezvoltare, iar legăturile personalizate se construiesc în cadrul unui contract Enterprise. Azi contabilul dvs. introduce facturile în programul de contabilitate.

Încărcați folderele existente sau conectați căsuța de e-mail a firmei, iar Arhivix indexează totul în fundal. Planurile standard nu necesită un proiect de migrare și nici consultanți. Într-un contract Enterprise, arhiva existentă este mutată cu tot cu logica folderelor, metadatele și termenele de păstrare.

Absolut. Poți anula cu un clic din setările contului. Datele tale rămân accesibile până la sfârșitul perioadei curente de facturare. După aceea, contul este pus pe pauză și ai 30 de zile pentru exportul datelor.

Nu găsiți răspunsul? Scrieți-ne la support@arhivix.com

Trimiteți primul document. Arhivix îl organizează.

Încercați planul gratuit Solicitați o ofertă

Fără obligații, fără card de credit.

NOTIX DOO Beograd · MB 21993310 Verificați numărul de înregistrare în registrul public al firmelor APR (se deschide într-o fereastră nouă) · PIB 114240716

Dušana Matića 26, 11000 Belgrad

De luni până vineri, între 09:00 și 17:00 CET

Factura_Hansa_118.pdf Redirecționat
  • Primit pe e-mail 14:32
  • Citit, date confirmate
  • Verificat pe teren și aprobat
  • Redirecționat către contabil și către programele dvs.

Urmează: primul dvs. document

Imagini: Pexels (Karola G, Kaboompics), licența Pexels.