CAEN Rev. 3: termenul de 25 septembrie 2026 și riscul de blocaj administrativ la ONRC și ANAF

Ce înseamnă, concret, blocajul administrativ

Ratarea termenului de 25 septembrie 2026 pentru actualizarea codului CAEN de la Rev. 2 la Rev. 3 nu se traduce printr-o amendă fixă, comunicată public. Consecința reală este alta, și pentru multe firme mai gravă: paralizia operațională în relația cu instituțiile statului. O societate care nu și-a actualizat codul CAEN riscă să nu mai poată depune documente la Oficiul Național al Registrului Comerțului (ONRC), să nu mai poată obține certificate constatatoare sau extrase actualizate, să întâmpine blocaje la accesarea fondurilor europene și să aibă dificultăți în interacțiunea cu Agenția Națională de Administrare Fiscală (ANAF) și cu alte autorități. Practic, fiecare pas administrativ care depinde de un cod CAEN valid, de la depunerea unui act constitutiv modificat până la o cerere de finanțare, se poate opri fără avertisment, exact în momentul în care firma are nevoie urgentă de acel document.

Baza legală și termenul limită

Obligația de actualizare a codului CAEN de la Rev. 2 la Rev. 3 este stabilită prin Hotărârea de Guvern (HG) 284/2025, coroborată cu Ordonanța de Urgență (OUG) 36/2025. Aceste acte normative stabilesc trecerea la noua clasificare a activităților economice și impun tuturor entităților înregistrate să își alinieze codurile la termenul de 25 septembrie 2026. Până la această dată, actualizarea se poate face online, prin portalul ONRC, fără a fi necesară deplasarea fizică la sediul registrului comerțului. Termenul nu este unul orientativ: după 25 septembrie 2026, firmele care nu au efectuat actualizarea rămân cu un cod CAEN neconform, iar acest lucru devine vizibil în orice verificare ulterioară.

Cine trebuie să actualizeze codul CAEN

Obligația vizează practic totalitatea formelor de organizare înregistrate în România. Sunt incluse societățile cu răspundere limitată (SRL), societățile pe acțiuni (SA), societățile în nume colectiv (SNC), societățile în comandită simplă (SCS), regiile autonome (RA), dar și formele individuale de desfășurare a activității economice: persoana fizică autorizată (PFA), întreprinderea individuală (II) și întreprinderea familială (IF). Nu există, deci, o categorie de dimensiune redusă care să fie scutită. Un PFA sau o întreprindere individuală cu un singur cod CAEN principal este la fel de expusă riscului de blocaj administrativ ca o societate pe acțiuni cu zeci de coduri secundare, dacă nu efectuează actualizarea la timp.

Cum identifică ONRC neconformitatea

Actualizarea codului CAEN nu este condiționată de o solicitare explicită din partea autorităților. ONRC poate identifica neconformitatea din oficiu, prin verificarea de rutină a firmelor înregistrate, iar situația este tratată drept o abatere în sensul Legii 265/2022 privind registrul comerțului. Cu alte cuvinte, o firmă nu trebuie să aștepte o notificare pentru a afla că are o problemă: neactualizarea codului CAEN poate fi depistată automat, la orice verificare administrativă, inclusiv atunci când firma inițiază, din proprie inițiativă, o cerere sau o modificare la registrul comerțului. În acel moment, blocajul descris mai sus devine efectiv, iar rezolvarea lui în regim de urgență poate întârzia semnificativ operațiuni care, altfel, ar fi rezolvate în câteva zile.

Arhivarea electronică, o obligație conexă

Actualizarea CAEN se înscrie într-un context mai larg de digitalizare a registrului comerțului. Conform Legii 265/2022, oficiile registrului comerțului au obligația de a arhiva documentele societăților în format electronic, într-un format care poate fi citit și căutat automat sau ca date structurate, nu doar ca simple imagini scanate. Această cerință face parte dintr-un efort general de a muta întreaga arhivă a registrului comerțului într-o formă digitală, coerentă și interoperabilă. Pentru firme, implicația practică este că orice document depus, inclusiv certificatul sau confirmarea actualizării codului CAEN, va trebui, la rândul lui, să existe într-o formă accesibilă digital, ușor de regăsit în cazul unui control sau al unei solicitări ulterioare.

Pași practici pentru actualizarea codului CAEN

Primul pas este verificarea codului sau codurilor CAEN Rev. 2 folosite în prezent de firmă, prin compararea lor cu tabelul oficial de corespondență între Rev. 2 și Rev. 3. Acest tabel arată, pentru fiecare cod vechi, care este noul cod corespunzător, iar în unele cazuri corespondența nu este de unu la unu, ceea ce impune atenție suplimentară la alegerea codului corect. Al doilea pas este depunerea cererii de actualizare prin portalul online al ONRC, evitând astfel deplasarea la ghișeu. Al treilea pas, adesea omis, este păstrarea certificatului sau a confirmării de înregistrare a modificării, deoarece acest document va fi, cel mai probabil, solicitat la un viitor control ANAF sau la o verificare legată de accesarea unor fonduri europene. Cu cât actualizarea este făcută mai devreme de termenul din 25 septembrie 2026, cu atât scade riscul unui blocaj administrativ exact în momentul în care firma are nevoie de un document urgent de la ONRC sau de la ANAF.