Ce este registrul de evidenta arhivistica si cine este obligat sa-l tina
Registrul de evidenta arhivistica este evidenta de baza a intregului material curent pe care un creator il detine. Conform Legii 16/1996 a Arhivelor Nationale, obligatia tinerii registrului de evidenta arhivistica se aplica tuturor subiectilor juridici si fizici a caror activitate creeaza documentatie cu valoare permanenta sau pe termen lung: societati comerciale, persoane fizice autorizate, organe ale statului, intreprinderi publice, institutii, cabinete de avocatura, firme de contabilitate, cabinete medicale si asociatii.
Cu alte cuvinte, daca firma dumneavoastra emite facturi, incheie contracte, tine evidenta personalului sau comunica cu autoritatile, sunteti obligati sa aveti registru de evidenta arhivistica. Nu conteaza daca operati ca SRL, SA, PFA sau asociatie. Ce conteaza este ca se genereaza documentatie.
Ce trebuie sa fie inregistrat
In registrul de evidenta arhivistica nu se inscrie fiecare document individual, ci cantitatea creata anual pe categorii conform nomenclatorului arhivistic. Categorii tipice:
- Documentatie financiara: facturi, avize de expeditie, extrase bancare, registre de casa, contracte cu clientii si furnizorii, documentatie contabila.
- Documentatie de personal: contracte de munca, declaratii salariale (D112), evidente concedii, decizii, incetari prin acord, dosare ale angajatilor.
- Acte juridice si corespondenta: acte generale, acte constitutive, regulamente, decizii, procese-verbale ale adunarilor si consiliilor.
- Documentatie patrimoniala: contracte de vanzare-cumparare, contracte de inchiriere, documentatia de inmatriculare a vehiculelor, atestari, autorizatii de constructie.
- Documentatie judiciara si fiscala: actiuni, hotarari, decizii ale ANAF, procese-verbale de control.
- Documentatie tehnica: proiecte, atestari, rapoarte de incercare, jurnale de santier (pentru firmele de constructii).
Format de inregistrare: ce se completeaza exact
Fiecare pozitie din registru contine in mod standard:
- Numar de ordine in continuitate de la infiintarea firmei
- Anul crearii documentatiei
- Codul din planul de clasificare (categoria)
- Continut (descriere scurta, de exemplu 'Facturi emise 2024')
- Cantitate (numar de bibliorafturi, dosare, cutii sau metru liniar)
- Locul de pastrare (birou, depozit, prestator extern)
- Termenul de pastrare in ani
- Note (de exemplu 'digitalizat', 'eliminat 2034')
Termene de pastrare pe categorii
| Tipul documentatiei | Termen de pastrare |
|---|---|
| Financiara si contabila | 10 ani |
| Salarii, declaratii salariale, dosare de personal | 50 de ani sau permanent |
| Contracte imobiliare | 10 ani de la incetare |
| Acte constitutive, acte generale, procese-verbale ale adunarilor | permanent |
| Dosare judiciare | 10 ani de la ramanerea definitiva |
| Decizii de control si fiscale | 10 ani |
| Corespondenta operationala | 2 pana la 5 ani |
Predarea catre Arhivele Nationale
Registrul de evidenta arhivistica se tine continuu, iar o copie se transmite o data pe an Serviciului Judetean al Arhivelor Nationale competent, in practica pana la 30 aprilie pentru anul precedent. Competenta arhivei se stabileste dupa sediul firmei. Bucuresti, de exemplu, este acoperit de Arhivele Nationale Istorice Centrale; firmele din afara Bucurestiului sunt acoperite de serviciile judetene ale Arhivelor Nationale.
Pe langa registru, o data pe an se intocmeste si propunerea de eliminare a materialului fara valoare al carui termen de pastrare a expirat. Eliminarea se face doar cu aprobarea Arhivelor Nationale, niciodata in mod autonom.
Registrul electronic de evidenta arhivistica (din 2024)
Prin modificarile aduse Legii 16/1996 in 2023, registrul electronic de evidenta arhivistica este echivalat juridic cu cel pe hartie. Aceasta inseamna ca il puteti tine in software, il puteti pastra semnat digital si il puteti preda Arhivelor in forma electronica (XML, PDF/A semnat cu semnatura electronica calificata). Majoritatea Arhivelor competente trec la primirea electronica din 2026, iar unele o accepta deja.
Avantajele registrului electronic: zero pierderi (registrul nu se poate pierde sau deteriora ca cel pe hartie), inventar automat imediat ce documentul este introdus in DMS, cautare in loc de rasfoire, termen de eliminare automat calculat pentru fiecare pozitie.
Sanctiuni pentru tinere incorecta
Controlul asupra materialului arhivistic este exercitat de Arhivele Nationale ale Romaniei. Sanctiuni prevazute de lege: pentru persoana juridica, amenzi contraventionale semnificative pentru netinerea registrului, inregistrari neregulate, nomenclator arhivistic neconform sau distrugerea autonoma a materialului fara aprobare. Pentru persoana responsabila in cadrul persoanei juridice, sanctiuni personale suplimentare. Practica arata ca sanctiunile sunt aplicate cel mai frecvent dupa o sesizare (de exemplu, de la un fost angajat in litigiu) sau in cadrul unui control fiscal.
Cele mai frecvente greseli in practica
- Lipsa nomenclatorului arhivistic: registrul se tine 'din ochi', fara fundament intr-un plan de clasificare. Inspectia observa imediat.
- Pozitii fara termene: s-a inregistrat ce exista, dar nu s-a indicat pana cand se pastreaza. Consecinta: nu se elimina niciodata, arhiva creste nelimitat.
- Distrugere autonoma: firma a 'curatat depozitul' pentru ca documentele aveau mai mult de 10 ani. Fara aprobarea Arhivelor, este o contraventie, chiar daca termenul a expirat efectiv.
- Amestec intre documentatia activa si arhiva: documentatia anului in curs nu se introduce in registru (este urmarita prin registratura). Intra in registru abia dupa inchiderea anului.
- Predare uitata: firma tine registrul corect, dar nu transmite copia catre Arhivele Nationale. Obligatia de transmitere este distincta de cea de tinere.
