Legea 129/2019 privind spalarea banilor: cine trebuie sa pastreze documentele clientilor timp de 5 ani

O obligatie de arhivare pe care putine firme o iau in serios

Cand vine vorba de conformitate documentara in Romania, discutia se opreste de obicei la e-Factura, SAF-T sau perioadele clasice de pastrare a facturilor. Exista insa o alta lege, mai putin discutata dar cu consecinte financiare directe, care obliga zeci de mii de firme si profesionisti sa tina o arhiva separata, cu reguli proprii de pastrare: Legea nr. 129/2019 pentru prevenirea si combaterea spalarii banilor si a finantarii terorismului. Ea nu vizeaza doar bancile. Vizeaza si cabinetele de contabilitate, birourile notariale, cabinetele de avocatura care fac tranzactii imobiliare, agentiile imobiliare si comerciantii care accepta plati cash mari.

Cine este "entitate raportoare" conform Legii 129/2019

Articolul 5 din lege defineste larg categoria entitatilor raportoare. Printre acestea se numara:

• institutii de credit si institutii financiare;
• contabili autorizati, experti contabili si consultanti fiscali;
• auditori financiari;
• notari publici, avocati si executori judecatoresti, atunci cand asista la operatiuni de vanzare-cumparare de imobile, actiuni sau parti sociale, sau la administrarea de instrumente financiare;
• agenti si dezvoltatori imobiliari;
• furnizori de servicii de jocuri de noroc;
• persoane care comercializeaza bunuri, in masura in care efectueaza sau primesc plati in numerar in valoare de minimum 10.000 EUR, indiferent daca tranzactia se realizeaza printr-o singura operatiune sau prin operatiuni legate.

Practic, orice cabinet de contabilitate sau agentie imobiliara din Romania intra automat sub incidenta legii, chiar daca nu a avut niciodata un client suspect. Obligatiile nu depind de existenta unei suspiciuni, ci de simplul fapt ca firma face parte din una din aceste categorii de profesii.

Regula celor 5 ani: ce trebuie pastrat si de cand curge termenul

Articolul 21 din Legea 129/2019 stabileste clar termenul de pastrare: entitatile raportoare trebuie sa pastreze, in format scris sau electronic, intr-o forma admisibila in fata instantei, toate inregistrarile obtinute prin aplicarea masurilor de cunoastere a clientelei, timp de 5 ani de la data incetarii relatiei de afaceri cu clientul sau de la data efectuarii tranzactiei ocazionale. Legea permite si extinderea acestui termen, la cererea autoritatilor competente, daca este necesar pentru prevenirea, detectarea sau investigarea unor fapte de spalare a banilor sau finantare a terorismului.

Termenul de 5 ani nu se suprapune automat peste cel de 10 ani aplicabil documentelor financiar-contabile in general. Sunt doua obligatii distincte, cu puncte de plecare diferite: una curge de la data documentului contabil, cealalta de la data incetarii relatiei cu clientul. O firma poate astfel avea, pentru acelasi client, doua seturi de termene de arhivare care se calculeaza separat.

Ce documente intra sub incidenta obligatiei

Categoriile de documente vizate de masurile de cunoastere a clientelei includ, printre altele:

• copii ale actelor de identitate ale clientilor si ale reprezentantilor legali;
• documentele care atesta identificarea beneficiarului real al persoanei juridice client;
• corespondenta si informatiile obtinute in procesul de verificare si monitorizare a relatiei de afaceri;
• informatiile obtinute prin mijloace de identificare electronica, atunci cand acestea sunt folosite;
• rapoartele interne intocmite in cazul tranzactiilor suspecte, chiar si atunci cand nu s-a ajuns la o raportare catre ONPCSB.

Multe dintre aceste documente circula astazi prin email sau prin mesagerie, fara o procedura clara de arhivare centralizata. In lipsa unui sistem dedicat, riscul de a nu putea prezenta un document la o eventuala verificare creste semnificativ, mai ales in cabinetele cu volum mare de clienti si rotatie de personal.

Amenzile: de la 10.000 la 150.000 de lei

Articolul 49 din lege stabileste cadrul sanctionator pentru contraventii. Pentru persoanele juridice, amenzile pot varia, in functie de gravitatea faptei, intre 10.000 lei si 150.000 lei, iar pentru anumite categorii de incalcari, limita maxima poate fi majorata pana la 10% din veniturile totale raportate de entitate in exercitiul financiar anterior. Pe langa amenda, legea permite aplicarea unor sanctiuni complementare: confiscarea bunurilor, suspendarea autorizatiei de functionare, retragerea licentei sau blocarea unor conturi.

Lipsa unei arhive organizate a documentelor de cunoastere a clientelei este una dintre neconformitatile constatate frecvent la controale, alaturi de absenta unei proceduri interne scrise sau a unui responsabil desemnat pentru relatia cu ONPCSB.

O obligatie conexa: registrul beneficiarilor reali de la ONRC

Strans legata de Legea 129/2019 este obligatia de declarare a beneficiarului real la Oficiul National al Registrului Comertului. Desi obligatia de depunere anuala a fost eliminata prin OUG 123/2022 pentru majoritatea firmelor, ramane in vigoare obligatia de a depune o noua declaratie in termen de 15 zile de la orice modificare a datelor privind beneficiarul real. Nerespectarea acestui termen se sanctioneaza cu amenda intre 5.000 si 10.000 lei, aplicata de ONRC, ANAF, ONPCSB sau Ministerul Finantelor, iar in caz de neconformare repetata, legea prevede posibilitatea dizolvarii firmei pe cale judecatoreasca.

Cum se pregatesc practic firmele

Pentru cabinetele de contabilitate, birourile notariale si agentiile imobiliare, pregatirea pentru un eventual control ONPCSB inseamna, in primul rand, o evidenta clara: cine este client raportor, cand a inceput si cand s-a incheiat relatia de afaceri, si unde se afla documentele de identificare aferente. O arhiva digitala organizata pe client, cu date de intrare si iesire vizibile si cu control al accesului, reduce timpul necesar pentru a raspunde unei solicitari de verificare si limiteaza riscul ca documente relevante sa se piarda odata cu plecarea unui angajat sau schimbarea sediului. Termenul de 5 ani trebuie tratat ca un ceas separat pentru fiecare client, nu ca o regula generala aplicata la nivelul intregii firme.