Digitizarea: Mai mult decat doar scanare
Multi oameni cred ca digitizarea = scanare. Dar scanarea este doar primul pas. Adevaratul scop al digitizarii este de a face un document pe hartie cautabil, organizat si permanent conservat in forma digitala.
Fara procesare OCR, un document scanat este doar o imagine -- nu puteti cauta textul, copia continutul sau extrage automat datele.
OCR: Tehnologia care citeste documentele
OCR (Recunoasterea Optica a Caracterelor) este o tehnologie care converteste imaginile textului in text real si cautabil. Sistemele OCR moderne, in special cele bazate pe AI, ating o acuratete de 99%+ chiar si pe documente de calitate slaba.
Ce poate recunoaste OCR:
- Text tiparit in engleza, germana, sarba si alte limbi
- Tabele si date structurate
- Stampile si semnaturi (ca imagini, nu ca text)
- Fonturi si dimensiuni diferite de text
- Text pe documente rotite sau inclinate
Ce format sa folositi pentru stocare?
Alegerea formatului potrivit este cruciala pentru pastrarea pe termen lung:
| Format | Avantaje | Cel mai bun pentru |
|---|---|---|
| PDF/A | Standard ISO pentru arhivare, autonom | Stocare pe termen lung, documente juridice |
| Compatibil universal | Utilizare zilnica | |
| TIFF | Calitate fara pierderi, suporta fisiere multi-pagina | Scanare de arhiva de inalta calitate |
Recomandare: Folositi PDF/A pentru toate documentele de afaceri care trebuie stocate mai mult de 5 ani.
Aspecte legale ale digitizarii documentelor
In UE si in multe jurisdictii din intreaga lume:
- Documentele digitizate pot avea aceeasi valabilitate juridica ca originalele, in anumite conditii
- Procesul de digitizare trebuie sa fie documentat
- Integritatea documentului digitizat trebuie asigurata (dovada ca nu a fost modificat)
- Un sigiliu electronic calificat sau semnatura poate fi necesara pentru anumite categorii de documente
- Originalele pe hartie pot fi distruse dupa digitizare, cu exceptia cazului in care legea prevede altfel
Cum sa organizati procesul de digitizare
Faza 1: Pregatire (1-2 saptamani)
- Creati un inventar al tuturor documentelor pe hartie
- Stabiliti prioritatile (documentele folosite cel mai frecvent primele)
- Definiti structura dosarelor si conventiile de denumire
- Alegeti un DMS (Arhivix sau altul)
Faza 2: Scanare (2-4 saptamani pentru o companie medie)
- Scanati in loturi pe categorii
- Folositi un scanner ADF pentru scanare in masa
- Verificati calitatea scanarii
- Aplicati OCR pe fiecare document
Faza 3: Organizare si verificare (1 saptamana)
- Verificati ca toate documentele sunt categorizate corect
- Testati cautarea -- puteti gasi documentele?
- Configurati controlul accesului
- Creati o strategie de backup
Cat costa digitizarea?
Costurile depind de volum:
- DIY: Scanner (200-1.000 EUR) + abonament DMS + timpul dumneavoastra
- Serviciu profesional de scanare: 0,05-0,15 EUR per pagina (pentru volume mari)
- Serviciu complet: Scanare + organizare + configurare DMS: depinde de volum
Concluzie
Digitizarea documentelor este o investitie care se amortizeaza de multe ori. Mai putin spatiu, cautare mai rapida, securitate mai buna si conformitate cu reglementarile.
Cu Arhivix, documentele digitizate devin instant cautabile cu AI -- incarcati un document scanat si gasiti-l in cateva secunde, fara etichetare manuala.
