Miert fontosak a dokumentum megorzesi idoszakok
Minden vallalkozas torvenyi kotelezettseggel rendelkezik, hogy bizonyos nyilvantartasokat meghatarozott szamu evig megorizzen. A dokumentumok idoelotti megsemmisitese birsagokhoz, adoellenorzesi kudarcokhoz es jogi vedelem elvesztesehez vezethet. Masreszt mindent orokre megorizni felesleges zurt es koltsegeket okoz.
A pontos megorzesi idoszakok ismerete segit:
- Torvenyi megfelelesel maradni
- Automatizalni a regi dokumentumok torleset/archivalasat
- Tarolasi helyet megtakaritani (fizikai es digitalis)
- Felkeszultnek lenni adoellenorzesekre es felulvizsgalatokra
Dokumentum megorzesi utemterv
Penzugyi nyilvantartasok
| Dokumentum tipus | Megorzesi idoszak | Jogi alap |
|---|---|---|
| Eves penzugyi kimutattsok | Allandoan | Tarsasagi torveny / Szamviteli szabvanyok |
| Fokoonyv es naplok | 7 ev | Ado szabalyozasok |
| Ertekesitesi es beszerzesi szamlak | 7 ev | AFA / Adotorveny |
| Banki kivonatok | 7 ev | Ado szabalyozasok |
| AFA bevallasok | 7 ev | AFA torveny |
| Tarsasagi ado bevallasok | 7 ev | Adotorveny |
| Koltseg bizonylatok | 7 ev | Ado szabalyozasok |
| Berszamfejtesi nyilvantartasok | 7 ev | Munkajogi torveny |
Alkalmazotti nyilvantartasok
| Dokumentum tipus | Megorzesi idoszak | Jogi alap |
|---|---|---|
| Munkaszerzodesek | 6 ev a felmonddas utan | Munkajog |
| Nyugdij nyilvantartasok | Allandoan | Nyugdij szabalyozasok |
| Munkaidonyilvantartas / jelenleti | 3 ev | Munkaido iranyelv |
| Munkaegeszseugyi es biztonsagi nyilvantartasok | 40 ev | Munkavedelmi szabalyozasok |
| Kepzesi nyilvantartasok | Foglalkoztatas idotartama + 3 ev | Bevalt gyakorlat |
Kereskedelmi es jogi dokumentumok
| Dokumentum tipus | Megorzesi idoszak | Jogi alap |
|---|---|---|
| Alapito okirat | Allandoan | Tarsasagi torveny |
| Ugyfeel/szallito szerzodeskek | 6 ev lejaras utan | Ellevu ast torveny |
| Szallitolevelek | 6 ev | Kereskedelmi aruk torveny |
| Megrendelesek | 6 ev | Kereskedelmi jog |
| Epitesi engedelyek | Allandoan | Epitesi szabalyozasok |
| Biztositasi kotvennyek | Allandoan (aktiv idoszak + 6 ev) | Biztositasi jog |
Mi tortenik, ha tul koran semmisit meg dokumentumokat?
A kovetkezmenyek sulyosak lehetnek:
- Ado birsagok -- az adohatosag birsagokat szabbat ki es megbecsulheti az adoalapot
- Keptelenseg igazolni az allaspontjat birosag elott vagy ellenorzes sorasn
- Adolevonasok elvesztese -- szamla nelkul nincs AFA visszaigenyles
- Szabalyozasi szankciok -- az iparagi szabalyozok lepeseket tehetnek
A megorzesi idoszakok automatizalasa
A megorzesi idoszakok kezi nyomon kovetese ezernyi dokumentumnal lehetetlen feladat. Az Arhivix-hez hasonlo DMS kepes:
- Automatikusan megorzesi idoszakokat rendel a dokumentum tipusa alapjan
- Figyelmezteteseket kuld a megorzesi idoszak lejarta elott
- Archivaleesi vagy torles javasolt a megorzesi idoszakon tullepett dokumentumoknal
- Jelenteseket general dokumentumokrol megorzesi idoszak szerint
- Megakadalyozza az idoelotti torlest a dokumentumok zarolasaval
Digitalis vs. papir tarolas
A legtobb joghatosagban a digitalis masolatok ma mar ugyanazzal a jogi ervennyel rendelkeznek, mint a papir eredetik, fellteve hogy megfelelnek bizonyos kovetelmenyeknek (integritas, hitelesseg, olvashatosag). Ez azt jelenti, hogy:
- Szkennelheti a papir dokumentumokat es digitalsian tarolhatja oket
- A papir eredetiket megsemmisitheti digitalizalas utan (a megfelelo eljaras betartasval)
- Hasznalhat elektronikus szamlakat papir helyett
A digitalis tarolas nem csak legalis -- olcsobb, biztonsagosabb es praktikusabb.
Osszefoglalas
A megorzesi idoszakok nem opcionalisak -- torveny altal eloirt kotelezettségek. A tul korai torles birsagokba kerul; a tul hosszu megorzés helyet es eroforrasookat emeszt.
Az Arhivix automatikusan nyomon kovetit minden dokumentum megorzesi idoszakat es ertesiti Ont, amikor idon van archivalni vagy torolni. Soha toobbe nem kell keziszolgalo nyomon kovetnie a hataridoket.
