Digitalizalas: Tobb mint puszta szkenneles
Sokan gondoljak, hogy digitalizalas = szkenneles. De a szkenneles csak az elso lepes. A digitalizalas valos celja, hogy egy papir dokumentum kereshetove, szervezette es tartosan megorzotte valjon digitalis formaban.
OCR feldolgozas nelkul egy szkennelt dokumentum csupan kep -- nem keresheto a szoveg, nem masolhato a tartalom, es nem vonhatok ki automatikusan adatok.
OCR: A technologia, amely olvassa a dokumentumokat
Az OCR (optikai karakterfelismeres) olyan technologia, amely a szoveg kepeit valos, kerestheto szovegge alakitja. A modern OCR rendszerek, kulonosen az AI-alapuak, 99%+ pontossagot ernek el meg gyenge minosegu dokumentumokon is.
Amit az OCR fel tud ismerni:
- Nyomtatott szoveg angol, nemet, szerb es mas nyelveken
- Tablazatok es strukturalt adatok
- Belyegzok es alairasok (kepkent, nem szovegkent)
- Kulonbozo betutipusok es szovegmeretek
- Elforgatott vagy ferde dokumentumok szovege
Milyen formatumot hasznaljon tarolashoz?
A megfelelo formatum valasztasa kritikus a hosszu tavu megorzeshez:
| Formatum | Elonyok | Legmegfelelobb |
|---|---|---|
| PDF/A | ISO szabvany archivalashoz, onallo | Hosszu tavu tarolas, jogi dokumentumok |
| Univerzalisan kompatibilis | Mindennapi hasznalat | |
| TIFF | Vesztesgmentes minoseg, tamogatja a tobboldalaas fajlokat | Kiválo minosegu archiv szkenneles |
Javaslatunk: Hasznaljon PDF/A-t minden uzleti dokumentumhoz, amelyet 5 evnel tovabb kell tarolni.
A dokumentum-digitalizalas jogi vonatkozasai
Az EU-ban es sok joghatosagban vilagszerte:
- A digitalizalt dokumentumok azonos jogi ervennyel rendelkezhetnek, mint az eredetik, bizonyos feltetelekkal
- A digitalizalasi folyamatot dokumentalni kell
- A digitalizalt dokumentum integritasat biztositani kell (bizonyitek, hogy nem modositottak)
- Bizonyos dokumentumkategoriakhoz minositett elektronikus pecsetre vagy alairasra lehet szukseg
- A papir eredetik megsemmisithetoek digitalizalas utan, hacsak a torveny maskepp nem rendelkezik
A digitalizalasi folyamat szervezese
1. fazis: Elokeszites (1-2 het)
- Leltart keszitsen az osszes papir dokumentumrol
- Hatarozza meg a prioritasokat (leggyakrabban hasznalt dokumentumok eloszor)
- Hatarozza meg a mappastruktura es elnevezesi konvenciokat
- Valasszon DMS-t (Arhivix vagy masikat)
2. fazis: Szkenneles (2-4 het egy atlagos vallalatnal)
- Szkenneljen kotetenkent kategoriak szerint
- Hasznaljon ADF szkennert tomeges szkennelehez
- Ellenorizze a szkenneles minooseget
- Alkalmazzon OCR-t minden dokumentumra
3. fazis: Szervezes es ellenorzes (1 het)
- Ellenorizze, hogy minden dokumentum megfeleloen van-e kategorizalva
- Tesztelje a keresest -- megtalja-e a dokumentumokat?
- Allitsa be a hozzaferesi jogosultsagokat
- Hozzon letre biztonsagi mentesi strategiat
Mennyibe kerul a digitalizalas?
A koltsegek a mennyisegtol fuggenek:
- Csinalja On: Szkenner (200-1000 EUR) + DMS elofizetes + az On ideje
- Professzionalis szkennelesri szolgaltatas: 0,05-0,15 EUR oldalankent (nagy mennyisegeknel)
- Teljes szolgaltatas: Szkenneles + szervezes + DMS beallitas: a mennyisegtol fugg
Osszefoglalas
A dokumentum-digitalizalas olyan befektetes, amely sokszorosan megterr. Kevesebb hely, gyorsabb kereses, jobb biztonsag es szabalyozasi megfeleles.
Az Arhivix-szel a digitalizalt dokumentumok azonnal kereshetove valnak AI-val -- toltsou fel egy szkennelt dokumentumot es masodpercek alatt megtalaja, keziszolgalo cimkezes nelkul.
