Mennyi idot pazarol manualis dokumentummunkara?
Az atlagos irodai dolgozo munkaidejenek 40%-at dokumentumokkal kapcsolatos feladatokra forditja. Ezek tobbsege automatizalhato.
Mit lehet automatizalni?
1. Automatikus fajl elnevezes
A DMS automatikusan nevezi el a dokumentumokat szabalyok alapjan. Az AI felismeri a dokumentum tipusat es kinyeri a kulcsfontossagu adatokat.
2. Automatikus kategorizalas
Amikor feltolt egy dokumentumot, az AI elemzi es a megfelelo mappaba helyezi automatikusan.
3. Jovahagyasi munkafolyamatok
- Az alkalmazott letrehoz/feltolt egy dokumentumot
- A rendszer automatikusan elkuldi a vezetonek jovahagyasra
- A vezeto jovahagyja vagy visszakuldi atdolgozasra
- A dokumentum automatikusan alairasra es archivalasra kerul
- Minden erintett ertesitest kap
4. Automatikus archivalas
A regi dokumentumok automatikusan archivba kerulnek. A lejart megorzesi ideju dokumentumok torlese jelolodnek.
5. Automatikus ertesitesek
- Szerzodes 30 napon belul lejar -- megujitas
- Szamla 15 napja fizetetlen -- emlekeztetni
- Dokumentum 3+ napja var jovahagyasra -- eszkalacio
- Megorzesi idoszak lejar -- felulvizsgalat
A dokumentum-automatizalas megteerulese
| Feladat | Manualis (havonta) | Automatizalt | Megtakaritas |
|---|---|---|---|
| Elnevezes es rendszerezes | ~15 ora | 0 ora | 15 ora |
| Dokumentum kereses | ~20 ora | ~1 ora | 19 ora |
| Jovahagyasi munkafolyamatok | ~10 ora | ~1 ora | 9 ora |
| Archivalas | ~5 ora | 0 ora | 5 ora |
| Osszesen | 50 ora | 2 ora | 48 ora |
Egy 10 alkalmazottal rendelkezo vallalat eseten ez havonta 480 ora -- vagyis 3 teljes allasu pozicio.
Osszefoglalas
A dokumentum-automatizalas nem a jovo -- ez az a szinvonal, amelyet versenytarsai mar hasznalnak.
Az Arhivix az elso naptol automatizalja a manualis dokumentummunka 90%-at -- toltson fel egy dokumentumot es az AI elintezi a tobbit.
