A dokumentumkereses problemaja
Az atlagos alkalmazott 18 percet tolt egyetlen dokumentum megkeresesevel. Egy 20 fos vallalatnalnal ez napi tobb mint 6 ora elveszett termelekenyseg. A hagyomanyos kereses fajlnev alapjan keresi a dokumentumokat -- de Onnek a tartalmat kell keresnie.
Az AI dokumentumkereses megvaltoztatja a megkozelitest. Ahelyett, hogy emlekezne a pontos fajlnevre, egyszeruen leirja, mit keres:
- "Keresse meg az ABC Vallalat szerzodeset a tavalyi evbol"
- "Mutassa meg az osszes 5000 EUR feletti szamlat"
- "Keresse meg a januari muncheni szallitas szallitolevelet"
Az AI megertji a lekerdezes kontextust es megtalja a relevans dokumentumokat meg akkor is, ha nem pontos kifejezeseket hasznal.
Hogyan mukodik az AI kereses?
A folyamat tobb lepesben tortenik:
1. Tartalom indexeles (OCR + NLP)
Amikor feltolt egy dokumentumot, az AI eloszor "elolvassa" azt. Szkennelt dokumentumok eseten OCR-t (optikai karakterfelismeres) hasznal a kepek szovegge alakitasahoz. Ezutan NLP-t (termeszetes nyelvi feldolgozas) hasznal a szoveg jelentesenek megerteshez.
2. Szemantikus megertes
A hagyomanyos keresessel szemben, amely pontos szoeegyezeseket keres, az AI megertji a szinonimakat es a kontextust. Ha "munkaszerzodesre" keres, megtalja azokat a dokumentumokat is, amelyek "foglalkoztatasi megallapodast", "alkalmazasi levelet" vagy "Arbeitsvertrag"-ot tartalmaznak.
3. Eredmenyek rangsorolasa
Az AI nem csak megtalja a dokumentumokat -- relevancia szerint rangsorolja oket. A leginkabb relevans eredmenyek jelennek meg eloszor, hasonloan a Google kereshoez, de az On belso dokumentumaira vonatkozoan.
4. Tanulas a hasznalat alapjan
Minel tobbet hasznalja az AI keresest, annal jobb lesz. A rendszer megtanulja, mely dokumentumokat keresi leggyakrabban, es az eredmenyeket az On igenyeihez igazitja.
Az AI kereses konkret elonyei
| Hagyomanyos kereses | AI kereses |
|---|---|
| Pontos fajlneveket keres | Tartalom es kontextus alapjan keres |
| Nem mukodik szkennelt dokumentumokkal | Az OCR felismeri a szoveget a szkennelesekben |
| Eredmenyek abece sorrendben | Eredmenyek relevancia szerint rangsorolva |
| Csak pontos szoeegyezesek | Megertji a szinonimakat es a kontextust |
| Atlagosan 18 perc egy dokumentum megtalalasahoz | Atlagosan 5 masodperc egy dokumentum megtalalasahoz |
Valos peldak
Logisztikai vallalat (50 alkalmazott)
AI kereses elott: Egy sofor hivja a diszpecsert, a diszpecser 15 percig keres egy szallitolevelet. AI keresessel: A diszpecser beiri, hogy "szallitolevelet Berlin januar 15" es 3 masodperc alatt megkapja az eredmenyt.
Konyvelo iroda (15 alkalmazott)
Elotte: Egy konyvelo 20 mappa kozott keres egy regi AFA bevallast. Utana: Beiri, hogy "AFA bevallas XYZ Vallalat Q3 2025" es a dokumentum ott van.
Epitoipari vallalat (30 alkalmazott)
Elotte: Egy mernok orakig keres epitesi engedelyt egy adott telekhez. Utana: Beiri a telekszamot es megjelenik az osszes kapcsolodo dokumentum.
Hogyan hasznalja az Arhivix az AI keresest
Az Arhivix beepitett AI keresessel rendelkezik, amely:
- Tamogatja az angol, nemet es szerb nyelveket
- Mukodik PDF, Word, Excel, szkennelt dokumentumokkal es kepekkel
- Automatikusan cimkezi es kategorizalja az uj dokumentumokat
- Dokumentum-osszefoglalokat keszit, hogy ne kelljen a teljes fajlt elolvasnia
- Tartalom alapjan kapcsolodo dokumentumokat javasol
Osszefoglalas
Az AI dokumentumkereses nem a jovo -- a jelen. Azok a vallalatok, amelyek hasznjak, hetente orákat takaritanak meg es megszuntetik az elveszett fajlok keresese miatti frusztraciot. Ez minden papirmentes iroda alapfunkcioja.
Ne keressen tobbet dokumentumokat. Hagyja, hogy az AI tegye meg On helyett.
