2026. január 1-jétől megszűnik a papíralapú TB-kiskönyv
Több mint hat évtizede minden magyar munkavállalónak volt egy rózsaszín kis füzete, a hivatalos nevén "Igazolvány a biztosítási jogviszonyról és az egészségbiztosítási ellátásokról" elnevezésű dokumentum, közismert nevén a TB-kiskönyv. A 2025. évi XXXIV. törvény ezt a papíralapú nyilvántartást 2026. január 1-jével hatályon kívül helyezte, és helyette bevezette az e-TB kiskönyvet. A változás nem átmenetileg, hanem azonnali hatállyal lépett életbe: átmeneti időszak és kivétel nélkül, a papíralapú kiskönyvet ettől a naptól kezdve már nem szabad vezetni.
Az intézkedés elsőre apró közigazgatási technikai lépésnek tűnik, valójában azonban komoly dokumentumkezelési és megőrzési kötelezettséget ró minden munkáltatóra, aki korábban papíralapú TB-kiskönyvet kezelt a dolgozói számára.
Mi a teendő a régi, papíralapú kiskönyvekkel
A munkáltatók nem semmisíthetik meg egyszerűen a náluk lévő papíralapú kiskönyveket. A jogszabály szerint a nála lévő dokumentumot a munkáltató köteles visszaadni a dolgozónak, ezt legkésőbb a foglalkoztatási jogviszony megszűnésekor kell megtennie.
Ha a visszaadás bármilyen okból nem lehetséges (például a munkavállaló nem elérhető, vagy a jogviszony már korábban megszűnt), a munkáltatónak a dokumentumot meg kell őriznie, és ez a megőrzési idő rendkívül hosszú: a biztosítottra irányadó öregségi nyugdíjkorhatár betöltését követő öt évig kell a kiskönyvet archiválni. Ez a gyakorlatban akár évtizedes megőrzési kötelezettséget is jelenthet egyetlen munkavállaló egyetlen dokumentumára nézve.
- Aktív jogviszony esetén: a kiskönyv a dolgozónál marad, vagy a munkáltató a jogviszony megszűnésekor adja vissza
- Ha a visszaadás elmarad: megőrzés a nyugdíjkorhatár betöltése utáni 5. év végéig
- Nem kifizetőhelyet üzemeltető munkáltatóknál: a kiskönyvvel kapcsolatos összes kötelezettség 2026. január 1-jétől megszűnik
Az elektronikus nyilvántartás: e-TB kiskönyv és a NEAK felülete
A papíralapú dokumentum helyét egy központi, elektronikus nyilvántartás veszi át, amelyet a Nemzeti Egészségbiztosítási Alapkezelő (NEAK) vezet biztosítottanként. Ez nem egyszerűen egy letölthető pdf-igazolás, hanem egy folyamatosan frissülő, hatósági adatbázis, amely a korábbi kiskönyvnél szélesebb adatkört tartalmaz: a biztosítási jogviszony adatait, az egészségbiztosítási pénzbeli ellátásokat és a baleseti táppénzre vonatkozó információkat egyaránt.
A magánszemélyek a saját adataikat a magyarorszag.hu portál Személyes Ügyintézési Felületén (SZÜF) érhetik el, az Egészség menüpont alatt. A társadalombiztosítási kifizetőhelyet működtető munkáltatók számára önálló elektronikus felület is elérhető a https://etb.neak.gov.hu címen, ahol elektronikus azonosítás után lekérdezhetők a náluk foglalkoztatott dolgozók jogviszony- és ellátási adatai, feltéve, hogy a munkáltató a Magyar Államkincstár kifizetőhelyi nyilvántartásában regisztrálva szerepel.
Ez a váltás azt jelenti, hogy a bérszámfejtési és HR-dokumentációs folyamatokat érdemes felülvizsgálni: a korábbi papíralapú igazolások helyett a jövőben a digitális lekérdezés, mentés és belső archiválás válik a napi gyakorlat részévé.
Bejelentési kötelezettség: a T1041 helyett a 08E adatlap
A biztosítási jogviszonnyal összefüggő adminisztráció is átalakul. 2026. január 1-jétől a foglalkoztatottak bejelentésére a korábbi T1041 jelű nyomtatvány helyett a 08E jelű adatlapot kell használni. Az új nyomtatványon kötelező feltüntetni a jogviszony sorszámát is, ami a párhuzamosan fennálló jogviszonyok egyértelmű elkülönítését szolgálja, és a NAV nyilvántartásaiban is ez alapján történik az adatok összekapcsolása.
Mulasztási bírságok és a dokumentumkezelés kockázatai
A bejelentési és adatszolgáltatási kötelezettségek elmulasztása komoly bírságkockázatot jelent. Az elmulasztott vagy késedelmes bejelentésért a NAV eddig is akár 2 millió forintig terjedő mulasztási bírságot szabhatott ki, ez a szabály 2026-ban is fennmarad. 2026. július 1-jétől azonban új szigorítás lép életbe: az adatszolgáltatási kötelezettség megsértése esetén a bírság mértéke akár 10 millió forintig, míg a bejelentési kötelezettség elmulasztása vagy késedelmes teljesítése esetén 5 millió forintig emelkedhet.
| Kötelezettség | Határidő / hatálybalépés | Kockázat elmulasztás esetén |
|---|---|---|
| Papíralapú TB-kiskönyv kivezetése | 2026. január 1. | Jogosulatlan vezetés, hibás nyilvántartás |
| Régi kiskönyv visszaadása vagy megőrzése | Jogviszony megszűnésekor, illetve nyugdíjkorhatár + 5 év | Adatvédelmi és igazolási probléma a dolgozónál |
| T1041 helyett 08E adatlap használata | 2026. január 1-jétől | Akár 2 millió Ft mulasztási bírság |
| Adatszolgáltatási kötelezettség megsértése | 2026. július 1-jétől | Akár 10 millió Ft bírság |
| Bejelentés elmulasztása, késedelme | 2026. július 1-jétől | Akár 5 millió Ft bírság |
A gyakorlatban ez azt jelenti, hogy azok a vállalatok, amelyek eddig kizárólag papíralapú kiskönyvekre, kézzel vezetett nyilvántartásokra vagy szórt, nem rendszerezett HR-dokumentumokra hagyatkoztak, most kényszerű átállás előtt állnak. A régi kiskönyvek visszaadását vagy hosszú távú megőrzését dokumentálni kell, hogy egy esetleges vitás helyzetben (például egy táppénzes időszak igazolásánál) a munkáltató bizonyítani tudja, mikor és hogyan intézkedett.
Érdemes már most átgondolni, hogy a HR- és bérügyi dokumentumok, a régi kiskönyvek nyilvántartása, valamint az elektronikus jogviszony-adatok lekérdezésének naplózása milyen belső rendszerben, milyen felelősségi körben és milyen megőrzési határidőkkel történik, mert a 2026-os szabályváltozás nem csak egy nyomtatvány cseréje, hanem a teljes munkaügyi dokumentumkezelési gyakorlat átalakítását igényli.
