beszerzés és bejövő számlák: munkahely, emberek nélkül

Beszerzés és bejövő számlák

A számla vár, az áruátvételi bizonylat pedig még a raktárban van.

Az Arhivix e-⁠mailből, szkennerről és telefonról fogadja a bejövő számlákat, elolvassa őket, javasolja a mezőket, jelzi a lehetséges duplikátumot, az áruátvételi bizonylatot és a szállítólevelet pedig ugyanabban a szállítói mappában tartja. A megrendeléssel való párosítás és az ERP-⁠be történő könyvelés fejlesztés alatt áll.

Próbálja ki az ingyenes csomagot Kérjen ajánlatot

Bankkártya nélkül.

Hogyan halad végig a folyamat az Arhivixen.

Minden lépés meg van jelölve: mit végez el ma az Arhivix, mi van fejlesztés alatt, és mi marad a könyvelésében, az ERP-jében vagy a bankjában.

  1. Megrendelés

    Az Arhivixen kívül

    Az ERP-jében vagy a könyvelőprogramjában készül. Ha e-mailben, PDF-ként érkezik, az Arhivix a szállító mappájába iktatja.

  2. Áruátvételi bizonylat és szállítólevél

    Ma működik

    A raktár lefotózza vagy beszkenneli a papírt, amely a szállító mappájába kerül, és a fizetős csomagokban a tartalma alapján kereshető.

  3. Bejövő számla

    Ma működik

    E-mailben, szkennerről vagy telefonról érkezik. Az Arhivix javaslatként kiolvassa a szállítót, a számot, az összeget és a dátumokat, Ön pedig megerősíti.

  4. Lehetséges duplikátum

    Ma működik

    Ha ugyanazzal a számmal, szállítóval és összeggel érkezik egy számla, az Arhivix megjelöli, Ön pedig eldönti, mi történjen vele. Magától semmi sem törlődik.

  5. Ellenőrzés

    Ma működik

    Azok a dokumentumok, amelyeket az Arhivix nem tud biztosan besorolni, a Smart Inboxban várják az Ön megerősítését.

  6. Párosítás a megrendeléssel és az áruátvételi bizonylattal

    Fejlesztés alatt

    Annak ellenőrzése, hogy a számla megfelel-e a megrendelésnek és az átvett mennyiségnek. Ma mindhárom dokumentum ugyanabban a szállítói mappában van, így az ellenőrzés egy helyen történik.

  7. Jóváhagyás összeg szerint és könyvelés az ERP-be

    Fejlesztés alatt

    Az összeghatárokkal működő jóváhagyási láncok és az ERP-be küldés fejlesztés alatt állnak. Ma a számlát a könyvelője rögzíti a könyvelőprogramban.

  8. Archívum

    Ma működik

    A számla, az áruátvételi bizonylat és a szállítólevél együtt marad, verzióelőzményekkel és minden megnyitás naplójával.

Ma működik
Ma elérhető az alkalmazásban.
Fejlesztés alatt
Dolgozunk rajta. Még nem része az ajánlatnak, és nem adjuk el kész funkcióként.
Az Arhivixen kívül
A könyvelőprogramjában, az ERP-jében vagy a bankjában történik, illetve egy szakember végzi. Az Arhivix megőrzi az ehhez a lépéshez tartozó dokumentumot.

Ugyanaz a munka különböző iparágakban.

Az ügyfél a számlákat e-⁠mailben küldi, a fotókat WhatsAppon, a többit pedig az utolsó napon egy borítékban hozza.

A válogatás az Ön óráiból megy el, nem az ügyfeléből, és minden hónap elölről kezdődik.

számla_118.pdf Elolvasva
  • Ügyfél Hansa Facilities BV
  • Mappa Hansa Facilities BV/2026-⁠07
  • Javaslat bejövő számla, Marendo Trade
A levelek és a szkennelt dokumentumok ugyanabba az ügyfélmappába kerülnek.
Az Arhivix ma
Az ügyfél telefonnal fotózza a papírt egy, az irodájával megosztott mappába, az irodája postafiókjába érkező leveleket pedig egy szabály ügyfelenként sorolja be. Az Arhivix minden dokumentumot elolvas, és javasolja a típust és az adatokat, Ön pedig megerősíti.

Ugyanaz a számla e-⁠mailben, papíron és telefonos fotóként is megérkezik, és kétszer könyvelik le.

Kettős könyvelés vagy kettős kifizetés, utána pedig egy helyesbítés, amely többe kerül, mint maga a könyvelés.

2291.pdf Lehetséges duplikátum
  • Számlaszám 2291
  • Szállító Marendo Trade
  • Összeg 489 800 HUF
Ugyanaz a szám, a szállító és az összeg, mint a szkennelt példányon. Ön dönt.
Az Arhivix ma
Az Arhivix a számlaszám, a szállító és az összeg, vagy az azonos fájl alapján felismeri a lehetséges duplikátumot, és szól Önnek, Ön pedig eldönti, hogy ugyanarról a dokumentumról van-⁠e szó.

A szállító számlája áll, mert senki sem találja az áruátvételi bizonylatot és a tanúsítványt.

Átvételi igazolás nélkül a számla nem megy kifizetésre, így vagy késve fizeti a szállítót, vagy olyan áruért fizet, amelyet senki sem ellenőrzött.

áruátvétel_0917.jpg besorolva
  • Mappa Marendo Trade Kft.
  • Javaslat áruátvétel 0917, 2026. 10. 16.
  • Értesítve beszerzés
A Marendo Trade október keresés visszaadja az átvételi bizonylatot, a tanúsítványt és a számlát.
Az Arhivix ma
A raktár a szállító mappájába fotózza az áruátvételi bizonylatot és a tanúsítványt, az Arhivix pedig elolvassa őket, és javasolja a számot és a dátumot. Egy értesítés szól a beszerzésnek, amely egyetlen kereséssel megtalálja mindkét papírt és a számlát.

A szállítólevél a konyhában marad, a könyvelője pedig vár.

A könyvelés csúszik, a vezető a hónap végén minden egységből összegyűjti a papírokat, az elveszett szállítólevél pedig már nem támasztja alá a számlát.

szállítás_0388.jpg Megerősítve
  • Mappa Belváros / Szállítólevelek
  • Javaslat szállítólevél 0388, Orvelle Pékség
Szabály szerint megosztva a könyvelőjével
Az Arhivix ma
A műszakvezető az egység mappájába fotózza a szállítólevelet, az Arhivix javasolja a számát és a szállítót, egy automatizálás pedig megosztja a könyvelőjével. Az egység postafiókjába érkező számlákat egy szabály sorolja be, és ugyanígy osztja meg.

A beton megérkezett a helyszínre, a szállítólevél elment a mixerrel, a szállító számlája pedig már vár.

A számlát igazolt mennyiség nélkül fizetik ki, vagy addig vár, amíg valaki megtalálja a szállítólevelet, a hiányos szállítást pedig senki sem tudja bizonyítani.

szállítás_0412.pdf Lefotózva
  • Szállító Hansa Facilities BV
  • Mappa B épület / Szállítólevelek
  • Átvéve okt. 14., 07:40
A számlához: Hansa szállítólevelek október.
Az Arhivix ma
A művezető még azelőtt a projekt mappájába fotózza a szállítólevelet, hogy a mixer elmenne. Aki a szállító számláját ellenőrzi, egyetlen kereséssel megtalálja az adott szállító összes szállítólevelét.

Projekt nélkül indul.

  1. Csatlakoztatja a cég postafiókját, vagy feltölti a meglévő mappáit, az Arhivix pedig a háttérben mindent elolvas.

  2. A terepről érkező papírt telefonnal lefotózza vagy beszkenneli; az Arhivix javasolja a típust és az adatokat, Ön pedig megerősíti.

  3. A postafiókra vonatkozó szabályt egyszer hagyja jóvá: legközelebb az ilyen melléklet magától a helyére kerül, a bizonytalanok pedig az Ön jóváhagyására várnak.

Kis cégeknek

Nem kell bankkártya. Fizetős csomagok havi 8.390 HUF-tól, éves számlázással, cégenkénti áron.

Az ingyenes csomag fájlnév alapján keres; a tartalomban való keresés és az MI keresés a fizetős csomagokban érhető el.

Próbálja ki az ingyenes csomagot

Több mint 20 fiókhoz és ügynökségeknek

Egy beszélgetés a folyamatairól, az átállásról és az Ön által használt programokról. Egy munkanapon belül válaszolunk.

Kérjen ajánlatot

Nyilvános árak, cégenként

Az Arhivix Lite csomag ingyenes, és nem kell hozzá bankkártya. A fizetős csomagok havi 8.390 HUF-tól indulnak, éves számlázás esetén, és már a legkisebb is 5 felhasználói fiókot tartalmaz, felhasználónkénti ár nélkül. Ha 20-nál több fiókra van szüksége, egyedi ajánlatot készítünk.

Tekintse meg a csomagokat és az árakat

Gyakran ismételt kérdések

Még nem. A megrendeléssel és az áruátvételi bizonylattal való párosítás fejlesztés alatt áll. Ma az Arhivix egy szállító mindhárom dokumentumát ugyanabban a mappában tartja, és kiolvassa a mezőiket, így az ellenőrzés egy helyen történik, nem öt különböző postafiókban.

Ha a szám, a szállító és az összeg egyezik, az Arhivix lehetséges duplikátumként jelöli meg, Ön pedig eldönti, hogy ugyanarról a számláról van-e szó. Az Arhivix magától semmit sem töröl.

Még nem. Az ERP-rendszerekkel és a könyvelőprogramokkal való kapcsolat fejlesztés alatt áll, egyedi kapcsolatokat pedig Enterprise szerződés keretében készítünk. Ma a számlákat a könyvelője rögzíti a könyvelőprogramban.

Feltölti a meglévő mappáit, vagy csatlakoztatja az e-mail postafiókját, az Arhivix pedig a háttérben mindent indexel. A sztenderd csomagokhoz nem kell sem migrációs projekt, sem tanácsadó. Enterprise szerződéssel a meglévő archívumát úgy költöztetjük át, hogy a mappalogika, a metaadatok és a megőrzési idők megmaradnak.

Természetesen. Egy kattintással lemondhatja a fiókbeállításokból. Adatai a jelenlegi számlázási időszak végéig elérhetőek maradnak. Ezután a fiók szünetel, és 30 napja van arra, hogy exportálja az adatait.

Nem találja a választ? Írjon nekünk: support@arhivix.com

Küldje el az első dokumentumát. Az Arhivix rendezi.

Próbálja ki az ingyenes csomagot Kérjen ajánlatot

Nincs elköteleződés, nincs bankkártya.

NOTIX DOO Beograd · MB 21993310 Ellenőrizze a cégjegyzékszámot az APR nyilvános cégnyilvántartásában (új ablakban nyílik meg) · PIB 114240716

Dušana Matića 26, 11000 Belgrád

Hétfőtől péntekig, 09:00 és 17:00 CET között

Számla_Hansa_118.pdf Továbbítva
  • E-mailben érkezett 14:32
  • Elolvasva, adatok megerősítve
  • A terepen ellenőrizve és jóváhagyva
  • Továbbítva a könyvelőhöz és az Ön programjaiba

Következik: az Ön első dokumentuma

Felvétel: Pexels (Karola G, Kaboompics), Pexels licenc.