Miert valjon papirmentesse?
Az atlagos iroda evente alkalmazottankent 10 000 lap papiirt hasznal. Egy 20 fos vallalatnalnal ez 200 000 lap -- azaz kb. 24 fa. De a problema nem csak kornyezetvedelmi.
A papir alapu dokumentumok:
- Fizikai helyet foglalnak el, ami penzbe kerul (berles, polcok, tarolohely)
- Nem kereshetoek -- kezileg kell megtalalni oket
- Karulhatnak (viz, tuz, paratartalom)
- Nehez megosztani tavoli csapatokkal
- Lelassitjak a folyamatokat -- nyomtatas, alairas, kuldes, iktatas
1. lepes: Meglevo dokumentumok felmeres
Mielott elkezdene digitalizalni, tudnia kell, mije van. Keszitsen leltart:
- Milyen tipusu dokumentumok leteznek (szerzodések, szamlak, jelentesek...)?
- Osszesen mennyi van?
- Melyek a torveny altal eloszabott megorzesi idoszakok?
- Melyek aktivak es melyek archivalasra valnak?
Ez segit a prioritasok meghatarozasaban -- kezdje a leggyakrabban hasznalt dokumentumokkal.
2. lepes: Valassza ki a megfelelo DMS-t
A dokumentumkezelő rendszer a papirmentes iroda szive. Valasztaskor figyeljen a kovetkezokre:
- OCR kepessegek -- fel tudja-e ismerni a szoveget szkennelt dokumentumokbol?
- Kereses -- tamogatja-e a teljes szoveges tartalomkeresest?
- Biztonsag -- titkositas, hozzaferés-vezérles, biztonsagi mentes?
- Skalazhatasag -- novekszik a vallalattal?
- Integraciok -- mukodik a meglevo eszkozeivel?
3. lepes: Meglevo dokumentaciok digitalizalasa
A szkenneles a folyamat legmunkaigernyesebb resze, de ha megtortent -- orokre kesz. Tippek:
- Hasznaljon automatikus dokumentumadagolos (ADF) szkennerrt tomeges szkennelehez
- Szkenneljen PDF/A formatumban -- ez a hosszu tavu megorzesre szabvany
- Hasznaljon OCR-t a dokumentumok kereshetoove tetelehez
- Nevezze el a fajlokat kovetkezetesen (datum_tipus_leiras)
- Szervezze vilagos mappastrukturaba
Nagy mennyisegeknel erdemes professzionalis szkennelesri szolgaltatast igenybe venni.
4. lepes: Digitalis munkafolyamatok letrehozasa
A papirmentes iroda nem csak a regi dokumentumok szkenneleserol szol -- a munkavegzes modjainak megvaltoztatasarol:
- Elektronikus alairasok a nyomtatas-alairas-szkenneles helyett
- Digitalis urlapok papir urlapok helyett
- E-mail/DMS jovahagy a fizikai alairas helyett
- Elektronikus szamlak e-szamlazasi rendszereken keresztul
- Felhotarhely fizikai archivum helyett
5. lepes: Csapatanak kepzese
A technologia haszontalan, ha az emberek nem hasznaljak. A kepzesnek a kovetkezonek kell lennie:
- Rovid es gyakorlatias -- a napi feladatokra osszpontositva
- Ismetelt -- nem csak egyszer az elejen
- Vezetoi tamogatassal -- ha a fonok meg mindig nyomtat, senki sem valtoztat
Megtakaritasok a papirmentesse valassal
| Kategoria | Eves megtakaritas (20 fos vallalat) |
|---|---|
| Papir es toner | ~2000 EUR |
| Fizikai tarolohely | ~3000 EUR |
| Dokumentumkeresre forditott ido | ~500+ ora |
| Dokumentumok szallitasa/kezbesitese | ~1000 EUR |
Osszefoglalas
A papirmentesse valas folyamat, nem egyszeri esemeny. De minden lepes merheto megtakaritast hoz idoben, penzben es helyben.
Kezdje az Arhivix-szel -- allitson be egy digitalis dokumentumkezelo rendszert kevesebb mint egy nap alatt, es kezdjen el megtakaritani az elso perctol.
