Elektronicko arhiviranje dokumenata postaje sve vaznije za poslovanje, posebno zbog novih zakonskih obveza poput predaje arhivske knjige u 2025. Kako elektronicko arhiviranje postaje obvezno, neophodno je razumjeti razliku izmedu elektronickih i digitaliziranih dokumenata.
Sto je elektronicki dokument?
Elektronicki dokument je zapis kreiran izravno u digitalnom formatu i moze biti:
- Elektronicki racun
- Digitalno potpisan ugovor
- Dokument generiran u softveru za elektronicko arhiviranje
Prema Zakonu o elektronickom dokumentu, elektronickoj identifikaciji i uslugama povjerenja u elektronickom poslovanju, elektronicki dokument definiran je kao "skup podataka sastavljen od slova, brojeva, simbola, grafickih, audio i video materijala, u elektronickom obliku".
Prednosti arhiviranja elektronickih dokumenata:
- Smanjeni troskovi papira i ispisa
- Brza pretraga i dijeljenje
- Veca pravna sigurnost s digitalnim potpisima i enkripcijom
Sto je digitalizirani dokument?
Digitalizirani dokument je papirnati dokument pretvoren u digitalni format. To su, na primjer, skenirani racuni ili digitalne kopije ugovora.
Vaznost digitalizacije za obvezno arhiviranje dokumenata:
Digitalizacija omogucuje bolju organizaciju arhivskog materijala i olaksava ispunjavanje zakonskih obveza, poput predaje arhivske knjige.
Kljucne razlike izmedu elektronickih i digitaliziranih dokumenata
| Znacajka | Elektronicki dokument | Digitalizirani dokument |
|---|---|---|
| Podrijetlo | Kreiran digitalno | Pretvoren iz papira |
| Koristenje | Idealan za nove poslovne procese | Arhiviranje starijih zapisa |
| Pravna valjanost | Veca pravna snaga s digitalnim potpisom | Ovisi o postupku digitalizacije |
Kako odabrati pravu strategiju za elektronicko arhiviranje?
Vasa strategija trebala bi kombinirati oba pristupa. Elektronicko arhiviranje idealno je za nove dokumente, dok digitalizacija pomaze organizirati postojece arhive i olaksava predaju arhivske knjige u 2025.
Razumijevanje razlika izmedu elektronickih i digitaliziranih dokumenata kljucno je za uspjesno upravljanje arhivom. Ako planirate pretvoriti papirnate zapise, pogledajte nas vodic za digitalizaciju dokumenata. Iako se moze ciniti slozenim, s Arhivixom mozete jednostavno implementirati rjesenja za elektronicko arhiviranje i uskladiti svoje poslovanje sa zakonskim zahtjevima.
