Sto je GDPR i zasto biste se trebali brinuti?
Opca uredba o zastiti podataka (GDPR) je sveobuhvatni europski zakon o zastiti podataka. Primjenjuje se na svaku tvrtku koja obraduje osobne podatke stanovnika EU-a -- bez obzira na to gdje se tvrtka nalazi.
Ako imate zaposlenike, klijente ili dobavljace -- obradujete osobne podatke. Imena, adrese, telefonski brojevi, adrese e-poste, podaci o placi, porezni identifikacijski brojevi -- sve su to osobni podaci zasticeni GDPR-om.
Gdje se nalaze osobni podaci u vasim dokumentima?
Osobni podaci su svugdje u poslovnoj dokumentaciji:
- Ugovori o radu -- ime, adresa, OIB, placa
- Racuni -- naziv tvrtke, OIB, adresa, kontakt osoba
- Kadrovske datoteke -- potpuni osobni podaci zaposlenika
- Ponude i narudzbenice -- kontaktni podaci klijenata
- E-poste -- imena, adrese, sadrzaj komunikacije
- Medicinska dokumentacija -- zdravstveni podaci zaposlenika (posebna kategorija)
5 kljucnih GDPR obveza za upravljanje dokumentima
1. Minimizacija podataka
Smijete prikupljati samo podatke koje stvarno trebate. Ne trazite OIB kada vam treba samo adresa e-poste. To se odnosi i na dokumente -- ne pohranjujte dokumente koji sadrze osobne podatke duze nego sto je potrebno.
2. Ogranicenje pohrane
Osobni podaci smiju se cuvati samo onoliko dugo koliko je potrebno za njihovu svrhu. Kada zakonski rok cuvanja dokumenta istekne -- morate ga izbrisati ili anonimizirati.
DMS vam pomaze automatski pratiti rokove i brisati dokumente na vrijeme.
3. Sigurnost podataka
Morate implementirati "odgovarajuce tehnicke i organizacijske mjere" za zastitu podataka. To znaci:
- Enkripcija dokumenata koji sadrze osobne podatke
- Kontrola pristupa -- samo ovlastene osobe mogu pristupiti
- Bilježenje -- tko je pristupio kojim podacima i kada
- Sigurnosna kopija -- zastita od gubitka podataka
4. Pravo pristupa i pravo na brisanje
Svaka osoba ima pravo zatraziti:
- Koje podatke imate o njoj
- Kopiju tih podataka
- Brisanje svih njezinih podataka ("pravo na zaborav")
Bez DMS-a, pronalazenje svih dokumenata koji sadrze podatke o jednoj osobi moze potrajati danima.
5. Evidencija aktivnosti obrade
Morate voditi evidenciju svih aktivnosti obrade osobnih podataka. To ukljucuje pristup dokumentima koji sadrze osobne podatke.
GDPR kazne
| Krsenje | Maksimalna kazna |
|---|---|
| Nedostatne mjere zastite podataka | 10 mil. EUR ili 2% godisnjeg prihoda |
| Nezakonita obrada / povreda podataka | 20 mil. EUR ili 4% godisnjeg prihoda |
| Neprijavljivanje povrede podataka | 10 mil. EUR ili 2% godisnjeg prihoda |
| Zanemarivanje prava ispitanika | 20 mil. EUR ili 4% godisnjeg prihoda |
Kako DMS pomaze s GDPR uskladenoscu
Arhivix je dizajniran s ugradenom zastitom podataka:
- AES-256 enkripcija -- svi dokumenti enkriptirani u mirovanju i prijenosu
- Granularna kontrola pristupa -- definirajte tko moze vidjeti svaki dokument
- Potpuni revizijski zapisnik -- svaki pristup dokumentu je zabilježen
- Automatski rokovi cuvanja -- dokumenti su oznaceni za brisanje kada zakonski rok istekne
- Pretrazivanje po osobi -- pronadite sve dokumente vezane uz jednu osobu u sekundama
- Pohrana podataka u EU -- podaci pohranjeni na AWS posluziteljima u Europi
Zakljucak
GDPR uskladenost nije izborna -- to je zakonska obveza s ozbiljnim kaznama. Dokumenti su najcesci izvor osobnih podataka u tvrtkama, a pravilno upravljanje njima kljuc je uskladenosti.
S Arhivixom je zastita podataka ugradena u sustav -- ne morate razmisljati o tome jer se sve odvija automatski.
