Zasto prijeci na poslovanje bez papira?
Prosjecni ured koristi 10.000 listova papira po zaposleniku godisnje. Za tvrtku od 20 ljudi, to je 200.000 listova -- ili oko 24 stabla. Ali problem nije samo ekoloski.
Papirnati dokumenti:
- Zauzimaju fizicki prostor koji kosta novac (najam, police, skladiste)
- Nisu pretrazivi -- morate ih pronalaziti rucno
- Mogu se ostetiti (voda, vatra, vlaga)
- Tesko ih je dijeliti s udaljenim timovima
- Usporavaju procese -- ispisi, potpisi, posalji, arhiviraj
Korak 1: Napravite reviziju postojecih dokumenata
Prije nego pocnete digitalizirati, trebate znati sto imate. Napravite popis:
- Koje vrste dokumenata postoje (ugovori, racuni, izvjesca...)?
- Koliko ih je ukupno?
- Koji su zakonski rokovi cuvanja?
- Koji su aktivni, a koji su za arhivu?
Ovo vam pomaze odrediti prioritete -- pocnite s dokumentima koji se najcesce koriste.
Korak 2: Odaberite pravi DMS
Sustav za upravljanje dokumentima srce je ureda bez papira. Prilikom odabira, obratite paznju na:
- OCR mogucnosti -- moze li prepoznati tekst iz skeniranih dokumenata?
- Pretraga -- podrzava li pretragu cjelokupnog teksta?
- Sigurnost -- enkripcija, kontrola pristupa, sigurnosna kopija?
- Skalabilnost -- raste li s vasom tvrtkom?
- Integracije -- radi li s vasim postojecim alatima?
Korak 3: Digitalizirajte postojecu dokumentaciju
Skeniranje je najzahtjevniji dio procesa, ali jednom kad je gotovo -- gotovo je zauvijek. Savjeti:
- Koristite skener s automatskim ulagacem dokumenata (ADF) za masovno skeniranje
- Skenirajte u PDF/A formatu -- standardu za dugotrajno cuvanje
- Koristite OCR kako bi dokumenti bili pretrazivi
- Imenujte datoteke dosljedno (datum_vrsta_opis)
- Organizirajte u jasnu strukturu mapa
Za velike kolicine, razmislite o profesionalnim uslugama skeniranja.
Korak 4: Uspostavite digitalne radne tokove
Ured bez papira ne odnosi se samo na skeniranje starih dokumenata -- odnosi se na promjenu nacina rada:
- Elektronicki potpisi umjesto ispis-potpis-skeniranje
- Digitalni obrasci umjesto papirnatih obrazaca
- E-posta/DMS za odobrenja umjesto fizickog potpisivanja
- Elektronicki racuni putem sustava e-fakturiranja
- Pohrana u oblaku umjesto fizickih arhiva
Korak 5: Obucite svoj tim
Tehnologija je beskorisna ako je ljudi ne koriste. Obuka bi trebala biti:
- Kratka i prakticna -- fokus na svakodnevne zadatke
- Ponavljana -- ne samo jednom na pocetku
- Podrzana od uprave -- ako sef i dalje ispisu, nitko se nece promijeniti
Ustede od prelaska na poslovanje bez papira
| Kategorija | Godisnja usteda (tvrtka od 20 osoba) |
|---|---|
| Papir i toner | ~2.000 EUR |
| Fizicki prostor za pohranu | ~3.000 EUR |
| Vrijeme utroseno na trazenje dokumenata | ~500+ sati |
| Slanje/dostava dokumenata | ~1.000 EUR |
Zakljucak
Prelazak na poslovanje bez papira je proces, ne jednokratni dogadaj. Ali svaki korak donosi mjerljive ustede u vremenu, novcu i prostoru.
Pocnite s Arhivixom -- postavite sustav za digitalno upravljanje dokumentima za manje od jednog dana i pocnite stediti od prve minute.
