Digitalizacija: Vise od samog skeniranja
Mnogi misle da je digitalizacija = skeniranje. Ali skeniranje je samo prvi korak. Pravi cilj digitalizacije je uciniti papirnati dokument pretrazivim, organiziranim i trajno sacuvanim u digitalnom obliku.
Bez OCR obrade, skenirani dokument samo je slika -- ne mozete pretrazivati tekst, kopirati sadrzaj ili automatski izvlaciti podatke.
OCR: Tehnologija koja cita dokumente
OCR (opticko prepoznavanje znakova) je tehnologija koja pretvara slike teksta u stvarni, pretrazivi tekst. Moderni OCR sustavi, posebno oni temeljeni na AI, postizu tocnost od 99%+ cak i na dokumentima lose kvalitete.
Sto OCR moze prepoznati:
- Tiskani tekst na engleskom, njemackom, srpskom i drugim jezicima
- Tablice i strukturirane podatke
- Pecate i potpise (kao slike, ne kao tekst)
- Razlicite fontove i velicine teksta
- Tekst na zakrivljenim ili nagnutim dokumentima
Koji format koristiti za pohranu?
Odabir pravog formata kljucan je za dugorocno cuvanje:
| Format | Prednosti | Najbolje za |
|---|---|---|
| PDF/A | ISO standard za arhiviranje, samostalan | Dugorocna pohrana, pravni dokumenti |
| Univerzalno kompatibilan | Svakodnevna uporaba | |
| TIFF | Kvaliteta bez gubitaka, podrzava visestranicne datoteke | Visokokvalitetno arhivsko skeniranje |
Preporuka: Koristite PDF/A za sve poslovne dokumente koje trebate cuvati duze od 5 godina.
Pravni aspekti digitalizacije dokumenata
U EU i mnogim jurisdikcijama sirom svijeta:
- Digitalizirani dokumenti mogu imati istu pravnu valjanost kao originali, pod odredenim uvjetima
- Proces digitalizacije mora biti dokumentiran
- Integritet digitaliziranog dokumenta mora biti osiguran (dokaz da nije izmijenjen)
- Kvalificirani elektronicki pecat ili potpis moze biti potreban za odredene kategorije dokumenata
- Papirnati originali mogu se unistiti nakon digitalizacije, osim ako zakon ne zahtijeva drugacije
Kako organizirati proces digitalizacije
Faza 1: Priprema (1-2 tjedna)
- Napravite popis svih papirnatih dokumenata
- Odredite prioritete (najcesce koristeni dokumenti prvo)
- Definirajte strukturu mapa i konvencije imenovanja
- Odaberite DMS (Arhivix ili drugi)
Faza 2: Skeniranje (2-4 tjedna za prosjecnu tvrtku)
- Skenirajte u serijama po kategoriji
- Koristite ADF skener za masovno skeniranje
- Provjerite kvalitetu skenova
- Primijenite OCR na svaki dokument
Faza 3: Organizacija i provjera (1 tjedan)
- Provjerite jesu li svi dokumenti pravilno kategorizirani
- Testirajte pretragu -- mozete li pronaci dokumente?
- Postavite kontrole pristupa
- Kreirajte strategiju sigurnosnog kopiranja
Koliko kosta digitalizacija?
Troskovi ovise o kolicini:
- Samostalno: Skener (200-1.000 EUR) + DMS pretplata + vase vrijeme
- Profesionalna usluga skeniranja: 0,05-0,15 EUR po stranici (za velike kolicine)
- Potpuna usluga: Skeniranje + organizacija + postavljanje DMS-a: ovisi o kolicini
Zakljucak
Digitalizacija dokumenata investicija je koja se visestruko isplati. Manje prostora, brza pretraga, bolja sigurnost i uskladenost s propisima.
S Arhivixom, digitalizirani dokumenti postaju trenutacno pretrazivi putem AI -- ucitajte skenirani dokument i pronadite ga u sekundama, bez rucnog oznacavanja.
