Hrvatski Zakon o arhivskom gradivu
Zakon o arhivskom gradivu i arhivima regulira kako hrvatske organizacije moraju upravljati, pohranjivati i stititi svoje poslovne evidencije i dokumentarnu bastinu. Zakonodavstvo se primjenjuje na sve pravne subjekte koji posluju u Hrvatskoj, ukljucujuci privatne tvrtke, javne ustanove i neprofitne organizacije. Prema ovom Zakonu, tvrtke su duzne odrzavati organizirane arhive, provoditi rasporede cuvanja i osigurati da arhivsko gradivo ostane dostupno i autenticno tijekom cijelog propisanog razdoblja cuvanja.
Zakon uspostavlja Hrvatski drzavni arhiv kao nadzorno tijelo odgovorno za postavljanje standarda, provodjenje inspekcija i provedbu uskladenosti. Organizacije moraju suradivati s arhivskim inspektorima i omoguciti pristup svojim evidencijama i sustavima arhiviranja na zahtjev.
Zahtjev za cuvanje 11 godina
Hrvatsko porezno i trgovacko pravo zahtijeva od tvrtki cuvanje vecine financijskih i poslovnih dokumenata najmanje 11 godina od zavrsetka fiskalne godine u kojoj su nastali. Ovo razdoblje cuvanja obuhvaca racune, ugovore, racunovodstvene evidencije, izvode iz banke, otpremnu dokumentaciju i druge financijske evidencije. Zahtjev od 11 godina medu najduzim je standardnim razdobljima cuvanja u Europskoj uniji, sto cini robusna rjesenja za arhiviranje neophodnima za hrvatske tvrtke.
Neuspjeh u cuvanju dokumenata tijekom punog 11-godisnjeg razdoblja moze rezultirati kaznama tijekom poreznih revizija, jer teret dokazivanja pada na poreznog obveznika. Ako se dokumenti ne mogu predociti na zahtjev, Porezna uprava moze procijeniti porezne obveze, cesto na stetu tvrtke. Pravilno arhiviranje stoga nije samo vjezba uskladenosti vec kriticni alat za upravljanje rizicima.
Uredba od 1. sijecnja 2024.: Zahtjevi za pohranu u oblaku
Uredba koja je stupila na snagu 1. sijecnja 2024. azurirala je pravila za elektronicko arhiviranje, posebno adresirajuci pohranu arhivskog gradiva u oblaku. Prema ovoj uredbi, pohrana u oblaku koja se koristi u arhivske svrhe mora ispunjavati nekoliko strogih zahtjeva. Posluzitelji moraju biti fizicki smjesteni unutar Republike Hrvatske, osiguravajuci ispunjavanje hrvatskih zahtjeva za suverenitet podataka. Svi pohranjeni podaci moraju biti enkriptirani, kako u prijenosu tako i u mirovanju, koristeci industrijski standardne protokole enkripcije.
Uredba takoder zahtijeva da pruzatelji pohrane u oblaku implementiraju kontrole pristupa, odrzavaju detaljne revizijske zapise i osiguraju mehanizme za provjeru integriteta podataka. Organizacije koje koriste arhiviranje temeljeno na oblaku moraju moci dokazati da njihov pruzatelj ispunjava ove zahtjeve, obicno putem certifikata ili ugovornih jamstava pregledanih od strane arhivskih inspektora.
Digitalni naspram papirnih arhiva
Azurirane uredbe priznaju elektronicke arhive kao pravno jednake papirnim arhivima, pod uvjetom da su ispunjeni specificni uvjeti. Elektronicki arhivirani dokumenti moraju odrzavati svoj integritet, sto znaci da se ne mogu mijenjati nakon arhiviranja bez otkrivanja. Moraju biti autenticni, sto znaci da se njihovo podrijetlo i autorstvo mogu provjeriti. I moraju biti dostupni, sto znaci da se mogu dohvatiti i prikazati u citljivom formatu tijekom cijelog razdoblja cuvanja.
Organizacije koje prelaze s papirnih na elektronicke arhive moraju implementirati postupke konverzije koji cuvaju pravnu valjanost dokumenata. To ukljucuje koristenje kvalificiranih elektronickih potpisa ili pecata za certificiranje tocnosti digitalnih kopija, odrzavanje metapodataka koji povezuju elektronicke zapise s njihovim papirnim izvornicima te dokumentiranje procesa konverzije u revizijske svrhe.
Prakticni koraci implementacije
Tvrtke bi trebale zapoceti provedbom inventure svih vrsta dokumenata koji podlijezu zahtjevu cuvanja od 11 godina, mapiranjem trenutnih lokacija pohrane i utvrdjivanjem nedostataka u praksama cuvanja. Sljedeci korak je odabir rjesenja za arhiviranje koje ispunjava hrvatske zahtjeve za pohranu u oblaku, ukljucujuci rezidentnost podataka unutar Hrvatske i standarde enkripcije. Obuka osoblja trebala bi obuhvatiti pravilnu klasifikaciju dokumenata, oznacavanje metapodataka i postupke dohvata kako bi se osigurala dosljedna uskladenost u cijeloj organizaciji.
Kako Arhivix pomaze
Arhivix pruza sveobuhvatnu platformu za digitalno arhiviranje dizajniranu za regulatornu uskladenost. S AES-256 enkripcijom, sigurnom AWS S3 pohranom i kompletnim revizijskim tragovima, Arhivix osigurava da vasi dokumenti zadovoljavaju najstroze zakonske zahtjeve. Bilo da trebate ispuniti hrvatski mandat za cuvanje od 11 godina, uskladiti se s pravilima za enkriptiranu pohranu u oblaku ili dokazati arhivsku uskladenost tijekom inspekcija, Arhivix pruza upravljanje dokumentima poslovne klase koje vase poslovanje odrzava uskladenim i spremnim za reviziju.
