Zakon o racunovodstvu i rok od 11 godina
Hrvatski Zakon o racunovodstvu (NN 78/15, 134/15, 120/16, 116/18, 42/20, 47/20, 114/22) propisuje da se knjigovodstvene isprave, ukljucujuci racune, moraju cuvati minimalno 11 godina. Rok se racuna od kraja poslovne godine na koju se dokument odnosi.
To prakticno znaci da racune za 2025. godinu morate cuvati do kraja 2036. godine. Isti rok vrijedi i za e-racune koji su dosli kroz HR-FISK sustav - obveza pohrane nije ispunjena samo time sto je racun pohranjen na platformi Porezne uprave.
Sto znaci 11-godisnje arhiviranje u praksi
Mnogi poduzetnici pogresno smatraju da je dovoljno cuvati PDF racune na racunalu ili u cloudu. Zakon o racunovodstvu i porezni propisi zahtijevaju vise od toga:
- Neizmjenivost: arhivirani dokument mora biti identican originalu - svaka izmjena mora biti zabiljezena i objasnjiva
- Citljivost: dokument mora biti citljiv i pristupacniji cijelo vrijeme trajanja roka cuvanja, cak i ako se promijeni softver
- Sigurnosna kopija: mora postojati zasticena rezervna kopija koja stiti od gubitka podataka
- Zastita od neovlastenog pristupa: dokument ne smije biti dostupan neovlastenim osobama
- Dokazivost: u slucaju spora ili nadzora morate moci dokazati kada je dokument stvoren i da nije mijenjan
Integracija s HR-FISK sustavom
Uvodenjem obaveznog e-racunanja kroz HR-FISK od sijecnja 2026., pojavila se nova dimenzija arhiviranja. HR-FISK cuva racune na strani Porezne uprave, ali to nije zamjena za vlastitu arhivu poslovnog subjekta. Naprotiv, prikupljeni e-racuni iz HR-FISK-a moraju biti integrirani u interni arhivski sustav tvrtke kako bi bili dostupni za potrebe revizije, sudskih postupaka ili interne kontrole.
Porezna uprava RH napominje da ce u slucaju poreznog nadzora od obveznika traziti vlastite arhivske primjerke dokumenata, a ne samo reference na HR-FISK sustav.
Kazne za krsenje obveze arhiviranja
Zakon o racunovodstvu predvidja kazne za nepravilno cuvanje poslovne dokumentacije:
- Za pravne osobe: do 26.500 EUR
- Za odgovorne osobe: do 6.640 EUR
Kazne se izricu za: prerano unistavanje dokumenata, nepostojanje sigurnosnih kopija, nepostivanje zahtjeva nepromjenljivosti, te nemogucnost predocavanja dokumenata poreznom nadzoru.
Digitalna arhiva vs. fizicka arhiva
Zakon dopusta elektronsko arhiviranje uz uvjet da su ispunjeni propisani tehnicko-sigurnosni zahtjevi. Digitalna arhiva ima niz prednosti pred fizickom:
- Nema troskova fizickog prostora za skladistenje
- Trenutni pretraga i pristup dokumentima
- Automatsko istjecanje rokova s upozorenjem
- Kriptografski dokaz o neizmjenjenosti (hash vrijednosti)
- Geografska redundantnost stitit od katastrofalnih gubitaka
Kako Arhivix pomaze
Arhivix pruza kompletno rjesenje za 11-godisnje arhiviranje racuna uskladjeno s hrvatskim Zakonom o racunovodstvu. Svi dokumenti sifrovaju se primjenom AES-256 enkripcije i pohranjuju na AWS S3 infrastrukturi s automatskim geografski redundantnim kopijama. Hash vrijednosti dokumenata racunaju se pri pohrani i periodicno se provjeravaju, sto garantira kriptografski dokazivu neizmjenjenost svakog dokumenta. Kompletna povijest pristupa i operacija dostupna je u nepromenljivom audit trail logu koji je prihvatljiv kao dokaz u slucaju poreznog nadzora.
