Cual es el archivo correcto? Como resolver el caos de versiones de documentos
contrato_FINAL_v3_DEFINITIVO.pdf -- si esto le resulta familiar, tiene un problema de control de versiones. Asi es como solucionarlo.
Un escenario que toda empresa conoce
El director envia un contrato a un cliente. El cliente cambia dos clausulas y lo devuelve. El abogado corrige. El director anade algo. La version final? Nadie esta seguro. En la carpeta compartida ve:
contrato_clienteX.docxcontrato_clienteX_v2.docxcontrato_clienteX_FINAL.docxcontrato_clienteX_FINAL_correccion.docxcontrato_clienteX_FINAL_v2_DEFINITIVO.docx
Cual firmamos?
Por que esto es peligroso, no solo molesto
- Consecuencias legales -- firmar la version incorrecta significa que los terminos negociados no estan incluidos
- Perdidas financieras -- presupuesto incorrecto con precios antiguos enviado al cliente
- Perdida de tiempo -- cada "cual es la ultima version?" cuesta 5-10 minutos
Como el DMS resuelve el control de versiones
- Versionado automatico -- cada edicion guarda una nueva version automaticamente
- Historial de cambios -- quien cambio que, cuando y por que
- Bloqueo de documentos -- mientras alguien edita, otros no pueden sobrescribir
- Fuente unica de verdad -- un documento, todos ven la misma version
Conclusion
El caos de versiones de documentos cuesta tiempo, dinero y puede tener consecuencias legales. La solucion: un sistema, versionado automatico, historial completo.
Arhivix guarda automaticamente cada version de cada documento. Siempre sabe cual es la ultima, quien cambio que y puede revertir a cualquier version anterior. Pruebelo gratis.
