España VeriFactu 2027: Requisitos de software de facturación certificado

¿Que es VeriFactu y por que es importante?

VeriFactu es el nuevo sistema de facturación verificada de España, diseñado para combatir el fraude fiscal asegurando que cada factura emitida en España se registre mediante software certificado que reporta datos a la Agencia Tributaria (AEAT) en tiempo real o casi en tiempo real. A diferencia de la facturación tradicional, donde las empresas podían usar cualquier software y enviar datos fiscales periódicamente, VeriFactu exige que el propio software de facturación este certificado y sea capaz de generar registros a prueba de manipulaciones.

El sistema toma su nombre de "Verificacion de Facturación" y representa un cambio fundamental en como España supervisa las transacciones comerciales. El mandato sigue un calendario en dos fases para el que todas las empresas en España deben prepararse.

Dos plazos: enero y julio de 2027

El cumplimiento de VeriFactu es obligatorio según el siguiente calendario:

• 1 de enero de 2027: Todas las empresas sujetas al Impuesto sobre Sociedades deben usar software de facturación certificado con VeriFactu. Esto incluye sociedades anónimas, sociedades limitadas y otras entidades que tributan por el impuesto de sociedades.
• 1 de julio de 2027: Los autónomos (profesionales independientes y comerciantes individuales sujetos al IRPF) también deben usar software certificado.

El enfoque escalonado otorga a los autónomos seis meses adicionales, pero el plazo de preparación es el mismo. Seleccionar, implementar y probar software certificado lleva tiempo, y esperar hasta el ultimo momento genera un riesgo innecesario.

Que debe hacer el software certificado

Para obtener la certificación VeriFactu, el software de facturación debe cumplir estrictos requisitos técnicos establecidos por la AEAT:

• Reporte en tiempo real o casi en tiempo real: Cada factura generada debe reportarse a la AEAT automáticamente. El software debe transmitir los datos de la factura inmediatamente tras su creación o dentro de un periodo muy breve.
• Generación de códigos QR: Cada factura debe incluir un código QR que permita al destinatario (y a la autoridad fiscal) verificar la factura en la base de datos de la AEAT. Este código QR enlaza directamente con la transacción reportada.
• Cadena a prueba de manipulaciones: El software debe crear una cadena inquebrantable de registros de facturas. Cada factura esta vinculada a la anterior mediante un hash, haciendo imposible eliminar o alterar una factura sin romper la cadena.
• Identificador único de factura: Cada factura recibe un identificador único que la conecta con el sistema de reporte de la AEAT.
• Garantías de integridad de datos: El software debe impedir cualquier modificación de facturas reportadas sin generar un documento correctivo que también se reporte.

TicketBAI: El precedente del País Vasco

VeriFactu se basa en las lecciones aprendidas de TicketBAI, el sistema de facturación ya operativo en el País Vasco de España. TicketBAI es obligatorio en las provincias vascas desde 2022-2024 (dependiendo de la provincia) y comparte muchas características con VeriFactu, incluyendo códigos QR, encadenamiento por hash y reporte en tiempo real.

Las empresas que ya usan software compatible con TicketBAI tienen ventaja, ya que los conceptos técnicos son similares. Sin embargo, VeriFactu tiene sus propios requisitos específicos y proceso de certificación, por lo que el cumplimiento de TicketBAI por si solo no garantiza el cumplimiento de VeriFactu.

Sanciones por incumplimiento

España ha establecido sanciones significativas para hacer cumplir la adopción de VeriFactu:

• Empresas que usan software no conforme: Multas de hasta 50.000 EUR anuales por seguir usando software de facturación que no cumple los requisitos de VeriFactu
• Proveedores de software: Sanciones de hasta 150.000 EUR por vender o distribuir software de facturación que no cumple las especificaciones de VeriFactu

Estas sanciones son intencionadamente severas para asegurar una adopción rápida. Las sanciones a proveedores en particular crean una fuerte presión de mercado para que los proveedores de software obtengan la certificación antes de los plazos.

Como prepararse para VeriFactu

Las empresas deben tomar estas medidas con suficiente antelación a su plazo aplicable:

• Verifique su software actual: Contacte a su proveedor de software de facturación para confirmar si una versión certificada con VeriFactu estará disponible y cuando
• Planifique la migración: Si su software actual no soportara VeriFactu, comience a evaluar alternativas inmediatamente
• Actualice su archivado: Las facturas VeriFactu deben archivarse junto con sus datos de verificación, incluyendo códigos QR y hashes de cadena
• Forme a su equipo: El personal necesita entender los nuevos requisitos, especialmente en torno a facturas rectificativas y la prohibición de modificar facturas emitidas
• Pruebe exhaustivamente: Ejecute su software certificado en un entorno de pruebas antes de la fecha de activación para identificar y resolver problemas