¿Que es VeriFactu y por que es importante?
VeriFactu es el nuevo sistema de facturacion verificada de España, diseñado para combatir el fraude fiscal asegurando que cada factura emitida en España se registre mediante software certificado que reporta datos a la Agencia Tributaria (AEAT) en tiempo real o casi en tiempo real. A diferencia de la facturacion tradicional, donde las empresas podian usar cualquier software y enviar datos fiscales periodicamente, VeriFactu exige que el propio software de facturacion este certificado y sea capaz de generar registros a prueba de manipulaciones.
El sistema toma su nombre de "Verificacion de Facturacion" y representa un cambio fundamental en como España supervisa las transacciones comerciales. El mandato sigue un calendario en dos fases para el que todas las empresas en España deben prepararse.
Dos plazos: enero y julio de 2027
El cumplimiento de VeriFactu es obligatorio segun el siguiente calendario:
- 1 de enero de 2027: Todas las empresas sujetas al Impuesto sobre Sociedades deben usar software de facturacion certificado con VeriFactu. Esto incluye sociedades anonimas, sociedades limitadas y otras entidades que tributan por el impuesto de sociedades.
- 1 de julio de 2027: Los autonomos (profesionales independientes y comerciantes individuales sujetos al IRPF) tambien deben usar software certificado.
El enfoque escalonado otorga a los autonomos seis meses adicionales, pero el plazo de preparacion es el mismo. Seleccionar, implementar y probar software certificado lleva tiempo, y esperar hasta el ultimo momento genera un riesgo innecesario.
Que debe hacer el software certificado
Para obtener la certificacion VeriFactu, el software de facturacion debe cumplir estrictos requisitos tecnicos establecidos por la AEAT:
- Reporte en tiempo real o casi en tiempo real: Cada factura generada debe reportarse a la AEAT automaticamente. El software debe transmitir los datos de la factura inmediatamente tras su creacion o dentro de un periodo muy breve.
- Generacion de codigos QR: Cada factura debe incluir un codigo QR que permita al destinatario (y a la autoridad fiscal) verificar la factura en la base de datos de la AEAT. Este codigo QR enlaza directamente con la transaccion reportada.
- Cadena a prueba de manipulaciones: El software debe crear una cadena inquebrantable de registros de facturas. Cada factura esta vinculada a la anterior mediante un hash, haciendo imposible eliminar o alterar una factura sin romper la cadena.
- Identificador unico de factura: Cada factura recibe un identificador unico que la conecta con el sistema de reporte de la AEAT.
- Garantias de integridad de datos: El software debe impedir cualquier modificacion de facturas reportadas sin generar un documento correctivo que tambien se reporte.
TicketBAI: El precedente del Pais Vasco
VeriFactu se basa en las lecciones aprendidas de TicketBAI, el sistema de facturacion ya operativo en el Pais Vasco de España. TicketBAI es obligatorio en las provincias vascas desde 2022-2024 (dependiendo de la provincia) y comparte muchas caracteristicas con VeriFactu, incluyendo codigos QR, encadenamiento por hash y reporte en tiempo real.
Las empresas que ya usan software compatible con TicketBAI tienen ventaja, ya que los conceptos tecnicos son similares. Sin embargo, VeriFactu tiene sus propios requisitos especificos y proceso de certificacion, por lo que el cumplimiento de TicketBAI por si solo no garantiza el cumplimiento de VeriFactu.
Sanciones por incumplimiento
España ha establecido sanciones significativas para hacer cumplir la adopcion de VeriFactu:
- Empresas que usan software no conforme: Multas de hasta 50.000 EUR anuales por seguir usando software de facturacion que no cumple los requisitos de VeriFactu
- Proveedores de software: Sanciones de hasta 150.000 EUR por vender o distribuir software de facturacion que no cumple las especificaciones de VeriFactu
Estas sanciones son intencionadamente severas para asegurar una adopcion rapida. Las sanciones a proveedores en particular crean una fuerte presion de mercado para que los proveedores de software obtengan la certificacion antes de los plazos.
Como prepararse para VeriFactu
Las empresas deben tomar estas medidas con suficiente antelacion a su plazo aplicable:
- Verifique su software actual: Contacte a su proveedor de software de facturacion para confirmar si una version certificada con VeriFactu estara disponible y cuando
- Planifique la migracion: Si su software actual no soportara VeriFactu, comience a evaluar alternativas inmediatamente
- Actualice su archivado: Las facturas VeriFactu deben archivarse junto con sus datos de verificacion, incluyendo codigos QR y hashes de cadena
- Forme a su equipo: El personal necesita entender los nuevos requisitos, especialmente en torno a facturas rectificativas y la prohibicion de modificar facturas emitidas
- Pruebe exhaustivamente: Ejecute su software certificado en un entorno de pruebas antes de la fecha de activacion para identificar y resolver problemas
Como ayuda Arhivix
Arhivix complementa el software de facturacion certificado con VeriFactu proporcionando un archivado seguro a largo plazo para todas las facturas y sus datos de verificacion asociados. Cada documento esta cifrado con AES-256 y almacenado en AWS S3 con la fiabilidad necesaria para los requisitos de retencion de España. Pistas de auditoria exhaustivas registran cada accion sobre los documentos, asegurando que sus facturas archivadas mantengan la misma cadena de integridad que VeriFactu exige en su sistema de facturacion activo.
