Γιατί οι Περίοδοι Διατήρησης Εγγράφων Έχουν Σημασία
Κάθε επιχείρηση υποχρεούται νομικά να φυλάσσει ορισμένα αρχεία για συγκεκριμένο αριθμό ετών. Η καταστροφή εγγράφων πρόωρα μπορεί να οδηγήσει σε πρόστιμα, αποτυχία ελέγχου και απώλεια νομικής προστασίας. Από την άλλη, η διατήρηση των πάντων για πάντα δημιουργεί περιττή ακαταστασία και κόστος.
Η γνώση ακριβών περιόδων διατήρησης σας βοηθά να:
- Παραμένετε σε νομική συμμόρφωση
- Αυτοματοποιήσετε τη διαγραφή/αρχειοθέτηση παλαιών εγγράφων
- Εξοικονομήσετε χώρο αποθήκευσης (φυσικό και ψηφιακό)
- Είστε προετοιμασμένοι για φορολογικούς ελέγχους και επιθεωρήσεις
Πρόγραμμα Διατήρησης Εγγράφων
Οικονομικά Αρχεία
| Τύπος Εγγράφου | Περίοδος Διατήρησης | Νομική Βάση |
|---|---|---|
| Ετήσιες οικονομικές καταστάσεις | Μόνιμα | Νόμος εταιρειών / Λογιστικά πρότυπα |
| Γενικό καθολικό και ημερολόγια | 7 έτη | Φορολογικοί κανονισμοί |
| Τιμολόγια πωλήσεων και αγορών | 7 έτη | ΦΠΑ / Φορολογικός κώδικας |
| Τραπεζικές καταστάσεις | 7 έτη | Φορολογικοί κανονισμοί |
| Δηλώσεις ΦΠΑ | 7 έτη | Νόμος ΦΠΑ |
| Δηλώσεις φόρου εισοδήματος | 7 έτη | Φορολογικός κώδικας |
| Αποδείξεις δαπανών | 7 έτη | Φορολογικοί κανονισμοί |
| Αρχεία μισθοδοσίας | 7 έτη | Εργατική νομοθεσία |
Αρχεία Εργαζομένων
| Τύπος Εγγράφου | Περίοδος Διατήρησης | Νομική Βάση |
|---|---|---|
| Συμβάσεις εργασίας | 6 έτη μετά τη λήξη | Εργατική νομοθεσία |
| Αρχεία σύνταξης | Μόνιμα | Κανονισμοί σύνταξης |
| Φύλλα παρουσίας | 3 έτη | Οδηγία χρόνου εργασίας |
| Αρχεία υγείας και ασφάλειας | 40 έτη | Κανονισμοί ΥΑΕ |
| Αρχεία εκπαίδευσης | Διάρκεια απασχόλησης + 3 έτη | Βέλτιστη πρακτική |
Εμπορικά και Νομικά Έγγραφα
| Τύπος Εγγράφου | Περίοδος Διατήρησης | Νομική Βάση |
|---|---|---|
| Ιδρυτικά έγγραφα | Μόνιμα | Νόμος εταιρειών |
| Συμβάσεις πελατών/προμηθευτών | 6 έτη μετά τη λήξη | Νόμος παραγραφής |
| Δελτία αποστολής | 6 έτη | Νόμος πώλησης αγαθών |
| Εντολές αγοράς | 6 έτη | Εμπορική νομοθεσία |
| Οικοδομικές άδειες | Μόνιμα | Πολεοδομικοί κανονισμοί |
| Ασφαλιστήρια συμβόλαια | Μόνιμα (ενώ ενεργά + 6 έτη) | Ασφαλιστική νομοθεσία |
Τι Συμβαίνει αν Καταστρέψετε Έγγραφα Πρόωρα;
Οι συνέπειες μπορεί να είναι σοβαρές:
- Φορολογικές κυρώσεις -- οι φορολογικές αρχές μπορούν να επιβάλουν πρόστιμα και να εκτιμήσουν τη φορολογική σας υποχρέωση
- Αδυναμία απόδειξης της θέσης σας στο δικαστήριο ή κατά τη διάρκεια ελέγχου
- Απώλεια φορολογικών εκπτώσεων -- χωρίς τιμολόγιο δεν υπάρχει αξίωση επιστροφής ΦΠΑ
- Κανονιστικές κυρώσεις -- οι ρυθμιστικές αρχές ενδέχεται να λάβουν μέτρα
Πώς να Αυτοματοποιήσετε τις Περιόδους Διατήρησης
Η χειροκίνητη παρακολούθηση περιόδων διατήρησης για χιλιάδες έγγραφα είναι αδύνατη εργασία. Ένα DMS όπως το Arhivix μπορεί να:
- Εκχωρεί αυτόματα περιόδους διατήρησης βάσει τύπου εγγράφου
- Στέλνει ειδοποιήσεις πριν τη λήξη μιας περιόδου διατήρησης
- Προτείνει αρχειοθέτηση ή διαγραφή εγγράφων που ξεπέρασαν την περίοδο διατήρησης
- Δημιουργεί αναφορές εγγράφων κατά περίοδο διατήρησης
- Αποτρέπει πρόωρη διαγραφή κλειδώνοντας τα έγγραφα
Ψηφιακή vs. Φυσική Αποθήκευση
Στις περισσότερες δικαιοδοσίες, τα ψηφιακά αντίγραφα έχουν πλέον την ίδια νομική ισχύ με τα χάρτινα πρωτότυπα, υπό ορισμένες προϋποθέσεις (ακεραιότητα, αυθεντικότητα, αναγνωσιμότητα). Αυτό σημαίνει ότι μπορείτε να:
- Σαρώσετε χάρτινα έγγραφα και να τα αποθηκεύσετε ψηφιακά
- Καταστρέψετε χάρτινα πρωτότυπα μετά την ψηφιοποίηση (ακολουθώντας τη σωστή διαδικασία)
- Χρησιμοποιήσετε ηλεκτρονικά τιμολόγια αντί για χάρτινα
Η ψηφιακή αποθήκευση δεν είναι μόνο νόμιμη -- είναι φθηνότερη, ασφαλέστερη και πιο πρακτική.
Συμπέρασμα
Οι περίοδοι διατήρησης δεν είναι προαιρετικές -- είναι νομική απαίτηση. Η πρόωρη διαγραφή κοστίζει πρόστιμα. Η υπερβολική διατήρηση κοστίζει χώρο και πόρους.
Το Arhivix παρακολουθεί αυτόματα τις περιόδους διατήρησης κάθε εγγράφου και σας ειδοποιεί όταν είναι ώρα για αρχειοθέτηση ή διαγραφή. Δεν χρειάζεται να παρακολουθείτε χειροκίνητα προθεσμίες ξανά.
