Χρόνοι διατήρησης εγγράφων: Ελλάδα

Ν. 4308/2014 (Ελληνικά Λογιστικά Πρότυπα), άρθρο 7 παρ. 1 και παρ. 3, σε συνδυασμό με Ν. 5104/2024 (Κώδικας Φορολογικής Διαδικασίας, ΦΕΚ Α΄ 58/19.4.2024), άρθρο 13 παρ. 2. Το άρθρο 13 παρ. 2 περ. α΄ ορίζει διαφύλαξη «για διάστημα πέντε (5) ετών από τη λήξη του αντίστοιχου φορολογικού έτους, μέσα στο οποίο υπάρχει η υποχρέωση υποβολής δήλωσης», η περ. β΄ επεκτείνει τη διαφύλαξη «έως ότου, σύμφωνα με τις προϋποθέσεις των παρ. 2 και 3 του άρθρου 37, παραγραφεί το δικαίωμα έκδοσης πράξης προσδιορισμού του φόρου», και η περ. γ΄ έως την έκδοση αμετάκλητης δικαστικής απόφασης ή την ολοσχερή εξόφληση της οφειλής, εφόσον έχει διενεργηθεί έλεγχος. Προσοχή: πολλά ελληνικά αρθρογραφικά κείμενα αναφέρουν γενικευμένη δεκαετή διαφύλαξη, αλλά το κωδικοποιημένο άρθρο 13 δεν αναφέρει πουθενά δεκαετία: η δεκαετία προκύπτει μόνο μέσω των εξαιρέσεων του άρθρου 37 παρ. 3. Το άρθρο 7 παρ. 3 ΕΛΠ απαιτεί επιπλέον, ειδικά για κάθε τιμολόγιο, τη διαφύλαξη των δεδομένων που διασφαλίζουν την αυθεντικότητα και την ακεραιότητα του περιεχομένου του. Ο Ν. 5104/2024 αντικατέστησε τον προϊσχύσαντα ΚΦΔ (Ν. 4987/2022, κωδικοποίηση του Ν. 4174/2013) από 19.4.2024.

Ν. 4308/2014 (Ελληνικά Λογιστικά Πρότυπα), άρθρο 7 παρ. 1: «Το σύνολο των λογιστικών αρχείων που η οντότητα τηρεί, σύμφωνα με τις διατάξεις αυτού του νόμου διαφυλάσσονται για το μεγαλύτερο χρονικό διάστημα από: α) Πέντε (5) έτη από τη λήξη της περιόδου», β) τον χρόνο που ορίζεται από άλλη νομοθεσία. Σε συνδυασμό με Ν. 5104/2024 (ΚΦΔ), άρθρο 13 παρ. 2 περ. α΄ (πενταετία από τη λήξη του φορολογικού έτους), περ. β΄ (έως την παραγραφή του δικαιώματος έκδοσης πράξης προσδιορισμού φόρου κατά τις παρ. 2 και 3 του άρθρου 37) και περ. γ΄ (έως αμετάκλητη δικαστική απόφαση ή ολοσχερή εξόφληση μετά από έλεγχο), και άρθρο 37 παρ. 1 (πενταετής παραγραφή) και παρ. 3 (κατ' εξαίρεση δεκαετής).

Ν. 5104/2024 (Κώδικας Φορολογικής Διαδικασίας, ΦΕΚ Α΄ 58/19.4.2024), άρθρο 13 παρ. 2 και άρθρο 37 παρ. 1, 2 και 3. Άρθρο 37 παρ. 1: «Η Φορολογική Διοίκηση μπορεί να προβεί σε κοινοποίηση πράξης διοικητικού, εκτιμώμενου ή διορθωτικού προσδιορισμού φόρου εντός πέντε (5) ετών» από τη λήξη του έτους εντός του οποίου λήγει η προθεσμία υποβολής δήλωσης. Άρθρο 37 παρ. 2: παράταση κατά ένα (1) έτος σε περιοριστικά απαριθμούμενες περιπτώσεις (μεταξύ άλλων, τροποποιητική δήλωση ή νέα στοιχεία, αίτημα πληροφοριών σε αλλοδαπή αρχή, ενδικοφανής προσφυγή ή δικαστική διαδικασία, διαδικασία αμοιβαίου διακανονισμού, πράξεις του άρθρου 74, έρευνα καταγγελίας). Άρθρο 37 παρ. 3: κατ' εξαίρεση, η πράξη προσδιορισμού «μπορεί να κοινοποιηθεί εντός δέκα (10) ετών», ιδίως αν δεν υποβλήθηκε δήλωση ή αν μετά την πενταετία περιέλθουν σε γνώση της Φορολογικής Διοίκησης νέα στοιχεία που δεν μπορούσαν να είναι γνωστά νωρίτερα. Ο Ν. 5104/2024 αντικατέστησε τον προϊσχύσαντα ΚΦΔ (Ν. 4987/2022, κωδικοποίηση του Ν. 4174/2013) από 19.4.2024.

Αστικός Κώδικας, άρθρο 249: «Εφόσον δεν ορίζεται διαφορετικά, οι αξιώσεις παραγράφονται σε είκοσι χρόνια». Αστικός Κώδικας, άρθρο 250 αρ. 1: σε πέντε χρόνια παραγράφονται οι αξιώσεις «των εμπόρων, των βιομηχάνων και των χειροτεχνών, για εμπορεύματα που χορήγησαν, για την εκτέλεση εργασιών και για την επιμέλεια υποθέσεων άλλων, καθώς και για τις δαπάνες που έκαναν». Αστικός Κώδικας, άρθρο 251: «Η παραγραφή αρχίζει από τότε που γεννήθηκε η αξίωση και είναι δυνατή η δικαστική επιδίωξή της». Δεν υπάρχει αυτοτελής νομοθετική υποχρέωση αρχειοθέτησης εμπορικών συμβάσεων: ο χρόνος φύλαξης προκύπτει από τον χρόνο παραγραφής των αξιώσεων που απορρέουν από τη σύμβαση. Συμβάσεις που τεκμηριώνουν λογιστικές εγγραφές καλύπτονται επιπλέον από το άρθρο 7 Ν. 4308/2014 και το άρθρο 13 Ν. 5104/2024.

Δεν υπάρχει χωριστή διάταξη για τα αντίγραφα κίνησης λογαριασμού της επιχείρησης: αποτελούν λογιστικά αρχεία και δικαιολογητικά των λογιστικών εγγραφών, οπότε ισχύουν ο Ν. 4308/2014, άρθρο 7 παρ. 1 (πέντε έτη από τη λήξη της περιόδου ή ο μεγαλύτερος χρόνος που ορίζει άλλη νομοθεσία) και ο Ν. 5104/2024 (ΚΦΔ), άρθρο 13 παρ. 2 σε συνδυασμό με το άρθρο 37 (πενταετία, κατ' εξαίρεση δεκαετία). Ειδικά για τα υπόχρεα πρόσωπα (τράπεζες, λογιστές, δικηγόροι κ.λπ.) ισχύει ο Ν. 4557/2018, άρθρο 30 παρ. 3: πέντε (5) έτη μετά το τέλος της επιχειρηματικής σχέσης με τον πελάτη ή μετά την ημερομηνία της περιστασιακής συναλλαγής, με δυνατότητα περαιτέρω διατήρησης εφόσον το απαιτεί ή το επιτρέπει άλλη διάταξη, η οποία δεν μπορεί να υπερβαίνει συνολικά τη δεκαετία.