Tri zakony, tri lhuty archivace
Ceske firmy celi jedne z nejslozitejsich situaci v oblasti archivace dokumentu v Evrope, kterou upravuji tri samostatne zakony s ruzными pozadavky:
- Zakon o ucetnictvi (Zakon c. 563/1991 Sb.): 5letа archivace ucetnich dokladu
- Zakon o DPH (Zakon c. 235/2004 Sb.): 10leta archivace dokladu k DPH
- Archivni zakon (Zakon c. 499/2004 Sb.): Upravuje fyzickou a digitalni archivaci
Mzdove zaznamy predstavuji zvlastni pripad: zamestnanci pred rokem 2019 vyzaduji 45letou archivaci, zatimco zamestnanci po roce 2019 maji zkracenou lhutu 10 let.
Stejny dokument, vice lhut archivace
Jedina faktura muze byt zaroven ucetnim dokladem (5leta archivace) i dokladem k DPH (10leta archivace). Firmy musi na kazdy dokument uplatnit nejdelsi prislusnou lhutu — coz vyzaduje klasifikaci dokumentu v okamziku jejich vzniku a sledovani toho, ktera pravidla archivace se vztahuji na ktery dokument.
Digitalni vs. fyzicka archivace
Archivni zakon (Zakon c. 499/2004 Sb.) upravuje jak fyzickou, tak digitalni archivaci. Digitalni archivy musi po celou dobu archivace zajistit integritu, pristupnost a dohledatelnost dokumentu. Na rozdil od nekterych zemi EU nema Ceska republika dosud specificke normy ekvivalentni francouzske NF Z42-013 nebo italskym pozadavkum na conservazione sostitutiva.
Danove sankce
Nedodrzeni povinnosti archivace dokumentu muze vest k danovym sankcim az do vyse 20 % nedoplacene dane. U mzdovych zaznamu se uplatnuji sankce v oblasti socialniho zabezpeceni a duchodoveho pojisteni. Kumulativni riziko sankci podle vsech tri zakonu cinи radnou spravu dokumentu financni nezbytnosti.
Priprava na ViDA
Az vstoupi v platnost Smernice ViDA (2030 pro preshranicne, 2035 pro tuzemske transakce), budou muset ceske firmy archivovat strukturovane XML faktury po celou prislusnou lhutu. Investice do infrastruktury pro digitalni archivaci uz dnes zajisti pripravenost jak na stavajici povinnosti, tak na budouci pozadavky na e-fakturaci.
Jak pomaha Arhivix
Arhivix zjednodusuje archivaci dokumentu v Ceske republice tim, ze spravuje vsechny tri lhuty archivace na jedne platforme. Kazdy dokument je pri nahrani klasifikovan, je mu prirazena prislusna lhuta archivace a je automaticky uchovan po zakonem stanovenou dobu. Vsechna data jsou ulozena se sifrovanim AES-256 na infrastrukture AWS S3, s komplexnimi auditnimi stopami, ktere splnuji pozadavky danowych uradu podle vsech prislusnych zakonu.
