Чат приложения: Неофициалната "бизнес платформа"
В много страни чат приложенията са станали де факто платформа за бизнес комуникация. Фирмени групи, проектни групи, групи по отдели. Фактури, изпращани по чат. Договори, фотографирани и споделяни в групи. Товарителници? "Снимай и прати в групата."
6 риска при изпращане на документи по чат приложения
1. Компресията унищожава качеството
Изображенията се компресират -- текстът става нечетим, номерата на фактурите са размазани, печатите и подписите са неясни. За архивиране и данъчни ревизии -- неизползваемо.
2. Документите изтичат или се губят
Старите медии се изтриват с времето или при смяна на телефон. Преинсталиране на приложението? Документите изчезват. Нов телефон? Историята е изтрита.
3. Нулев контрол на достъпа
Всеки в групата вижда всичко. Когато служител напусне -- все още има достъп до цялата история на чата, включително поверителни данни.
4. Без търсене по съдържание
Опитайте да намерите конкретна фактура отпреди 6 месеца. Единственият метод: безкрайно превъртане.
5. Без правна сила
Чат съобщенията не са правно доказателство. Без квалифициран електронен подпис, без времеви печат, без гаранция за цялост.
6. Несъответствие с GDPR
Изпращането на лични данни на служители или клиенти по чат приложения е потенциално нарушение на защитата на данните.
Какво да използвате вместо тях
| Нужда | Чат приложение | DMS |
|---|---|---|
| Изпращане на фактура | Снимка в група | Качване + AI класификация |
| Споделяне с клиент | Линк или прикачен файл | Клиентски портал с контрол на достъпа |
| Подписване на документ | Физически подпис + снимка | Квалифициран електронен подпис |
| Намиране на стар документ | Превъртане 6 месеца назад | AI търсене за 3 секунди |
Заключение
Чат приложенията са за лична комуникация -- не за бизнес документи. Всеки документ, изпратен по чат, е документ без контрол, без архивиране и без правна сигурност.
Arhivix е толкова прост колкото чат приложение, но създаден за бизнес документи. Мобилно приложение, drag-and-drop качване, AI търсене, клиентски портал и пълно правно съответствие. Опитайте безплатно.
